Pengertian Koordinasi, Syarat, Ciri-Ciri, Asas, Jenis, Tujuan, Dan Pedoman Koordinasi Serta Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi Yang Efektif

Silahkan Bagikan Tulisan-Artikel ini :
Diposkan oleh Abi Asmana di 1:15 AM
Pengertian Koordinasi. Untuk mewujudkan tujuan dari suatu organisasi, koordinasi sangat diperlukan. Adanya koordinasi akan membuat solid hubungan kerja sama antar unit-unit kerja dalam suatu organisasi. Koordinasi merupakan proses mempersatukan atau mensinkronisasikan semua usaha manajemen. Koordinasi dapat diartikan dalam dua pengertian, yaitu :
  • secara umum, koordinasi berarti suatu proses mensinergikan dan menyeimbangkan segala aktivitas dalam pekerjaan antara satu pihak dengan pihak lainnya untuk meraih tujuan tiap-tiap pihak sekaligus tujuan bersama.
  • secara khusus, koordinasi berarti suatu keahlian untuk saling bekerja-sama yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi untuk meraih tujuan.

Dalam koordinasi dibutuhkan suatu komunikasi yang baik, khususnya pada hal yang berkaitan dengan manajemen waktu. Komunikasi di sini ditujukan untuk saling memberikan informasi antara individu atau unit kerja dalam organisasi sehingga tercipta suatu sinergitas dan tetap berpegang pada tujuan organisasi. Dapat dikatakan bahwa antara koordinasi dan komunikasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, koordinasi diartikan sebagai  :
  1. perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur.
  2. penggabungan satuan gramatikal yang sederajat dengan konjungsi koordinatif.

Terdapat beberapa hal yang dapat mempengaruhi suatu koordinasi, yaitu :
  • jenis struktur organisasi yang dipergunakan.
  • tingkat pengetahuan personal tentang sasaran-sasaran, prosedur dan kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi bersangkutan.
  • kaliber dari personal yang melakukan supervisi.
  • dalam tingkatan tertentu, koordinasi juga bergantung pada usia kesatuan organisasi yang beroperasi, bersama-sama dengan tradisi serta kebiasaan-kebiasaannya.


Pengertian Koordinasi Menurut Pendapat Para Ahli. Selain pengertian tersebut, pengertian koordinasi juga telah banyak dikemukakan oleh para ahli. George R. Terry dalam bukunya yang berjudul "Principles of Management", menyebutkan bahwa koordinasi meliputi :
  1. jumlah usaha, baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif.
  2. waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut.
  3. directing atau penentuan arah usaha-usaha tersebut.

Sedangkan menurut pendapat para ahli yang lain, koordinasi diartikan sebagai : 
  • T. Hani Handoko, berpendapat bahwa koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Lebih lanjut T. Hani Handoko menyebutkan bahwa kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan dari berbagai macam satuan pelaksanaannya.
  • Ateng Syafrudin, berpendapat bahwa koordinasi adalah proses rangkaian aktivitas menghubungi yang memiliki tujuan menyelaraskan setiap tindakan dan aktivitas organisasi supaya mencapai gerak cepat dalam rangka peraihan tujuan yang telah ditentukan.
  • Sondang P Siagian, berpendapat bahwa koordinasi adalah pengaturan keterkaitan pada usaha bersama dalam rangka mencapai keseragaman tindakan untuk meraih tujuan bersama.
  • Manulang, berpendapat bahwa koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Dengan adanya koordinasi akan terjadi keselarasan aktivitas di antara unit-unit organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.  
  • Mc. Farland, berpendapat bahwa koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.
  • James A.F. Stoner dan Charles Wankel, berpendapat bahwa koordinasi adalah suatu proses untuk mengintegrasikan berbagai tujuan dan aktivitas dalam satuan yang berbeda (departemen maupun divisi fungsional pada organisasi guna meraih tujuan organisasi seefisien mungkin.


Syarat-Syarat Koordinasi. Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin dalam melakukan koordinasi dapat dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan  yang ada dalam tanggung jawabnya. Tanpa adanya koordinasi, setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, dan pada akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri. George R. Terry menyebutkan bahwa terdapat beberapa syarat dalam koordinasi, yaitu :
  • sense of cooperation, merupakan perasaan untuk saling bekerja sama, dilihat perbagian.
  • rivalry, merupakan persaingan antar bagian dalam suatu organisasi untuk saling berlomba dalam mencapai kemajuan.
  • team spririt, merupakan bentuk saling menghargai antara satu bagian dengan bagian lain dalam suatu organisasi.
  • esprit de corps, merupakan semangat yang timbul sebagai akibat dari saling menghargai antar bagian dalam organisasi.
Ciri-Ciri Koordinasi. Terdapat beberapa ciri dari koordinasi.  Soewarno Handayaningrat menyebutkan bahwa ciri-ciri dari organisasi adalah :
  • tanggung jawab koordinasi terletak pada pimpinan, oleh karenanya koordinasi merupakan tugas pimpinan.
  • adanya proses (continues process). Koordinasi merupakan pekerjaan pimpinan yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
  • pengaturan usaha kelompok secara teratur. Koordinasi merupakan konsep yang ditetapkan di dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu. 
  • konsep kesatuan tindakan. Hal ini merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil.
  • tujuan koordinasi adalah tujuan bersama, kesatuan dari usaha meminta suatu pengertian kepada semua individu agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok di mana mereka bekerja.
Asas Koordinasi. Asas koordinasi adalah asas hierarki (skala).
  • maksud dari asas hierarki adalah koordinasi dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggung jawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Dengan kata lain, dalam asas hierarki setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya. 
Prinsip Koordinasi. Prinsip-prinsip dalam koordinasi adalah sebagai berikut :
  • kesatuan arah dan tujuan.
  • kesepakatan terkait aktivitas yang seharusnya dijalankan di setiap unit kerja.
  • taat dan loyal.
  • saling berbagi informasi terkait dengan aktivitas, masalah yang dihadapi, serta hasil yang telah diraih.
  • saling menghormati, membantu, dan mempercayai satu dengan yang lain.
  • profesionalitas.
  • tepat guna.
  • efisiensi.
  • terdapat koordinator dalam menjalankan dan mengawasi segala aktivitas kerja sama dalam organisasi serta memahami setiap masalah dan menyelesaikan permasalahan tersebut. 
Ruang Lingkup Koordinasi. Menurut Goerge R. Terry, ruang lingkup dari koordinasi adalah :
  • koordinasi dalam individu. Dilihat dari sisi manajemen organisasi, koordinasi individu termasuk urusan dari tiap individu dan tidak berkaitan langsung dengan manajemen organisasi, tetapi keahlian setiap individu dalam mengatur dan menyelesaikan suatu tanggung jawab dari organisasi akan berdampak pada keberhasilannya dalam pencapaian akan tujuan pribadi.
  • koordinasi antara individu-individu dari suatu kelompok. Penerapan koordinasi ini dapat dilihat pada kerja sama tim pada suatu organisasi. Tanpa adanya koordinasi yang baik, sangat mustahil suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Koordinasi antar individu pada suatu kelompok diterapkan dengan adanya pembagian tugas dan saling komunikasi untuk membentuk sinergisitas.
  • koordinasi antara kelompok-kelompok pada suatu organisasi. Antar kelompok (unit kerja) dalam suatu organisasi harus saling melakukan koordinasi supaya tidak terjadi tumpang tindih kegiatan atau program yang akan dilaksanakan. Koordinasi antar unit kerja juga untuk menyelaraskan langkah dalam pencapaian tujuan.
  • koordinasi antara organisasi-organisasi dan berbagai macam peristiwa di dunia. Tidak hanya menjalankan koordinasi di internal organisasi, untuk menjalankan manajemen organisasi juga diperlukan koordinasi dengan pihak eksternal organisasi. Aktivitas yang dilakukan organisasi secara keseluruhan dimungkinkan harus sesuai dengan lingkungan eksternal, seperti organisasi lain termasuk organisasi pesaing, peraturan pemerintah, kondisi ekonomi dan politik, dan lain sebagainya.
Jenis Koordinasi. Secara umum, koordinasi dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu berdasarkan ruang lingkupnya (scope) dan berdasarkan alirannya (flow).

1. Berdasarkan Ruang lingkupnya (Scope).
Berdasarkan ruang lingkupnya, koordinasi dapat dibedakan menjadi dua jenis :
  • koordinasi internal, merupakan koordinasi di antara berbagai unit kerja atau departemen dalam suatu organisasi dengan mengintegrasikan tujuan dan kegiatan pada unit kerja atau departemen tersebut.
  • koordinasi eksternal, merupakan  koordinasi antara dan lingkungan eksternalnya yang terdiri dari pemerintah, komunitas, pelanggan, investor, pemasok, pesaing, lembaga penelitian, masyarakat setempat, dan lain sebagainya.

2. Berdasarkan Alirannya (Flow).
Berdasarkan alirannya, koordinasi dapat dibedakan menjadi dua jenis :
  • koordinasi vertikal, merupakan koordinasi antara berbagai tingkatan organisasi dan harus memastikan bahwa semua tingkatan dalam organisasi bertindak selaras dan sesuai dengan kebijakan organisasi. Koordinasi vertikal pada dasarnya berkaitan dengan kegiatan pengarahan dan penyatuan instruksi dari atasan ke bawahannya atau ke unit-unit kerja yang berada di bawah tanggung jawab dan wewenangnya.
  • koordinasi harizontal, merupakan koordinasi antara berbagai departemen atau unit kerja pada tingkat hierarki manajemen yang sama. 

Menurut Manila dan Soewarno Handayaningrat, koordinasi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

1. Koordinasi Internal.
Koordinasi intern terdiri dari tiga bagian :
  • koordinasi vertikal, merupakan koordinasi fungsional di mana antara yang mengkoordinasi dengan yang dikoordinasi secara struktural terdapat hubungan hierarki, karena antara satu dengan yang lainnya berada pada satu garis komando. 
  • koordinasi horizontal, merupakan koordinasi fungsional di mana yang mengkoordinasi mempunyai tingkat eselon yang sama.
  • koordinasi diagonal, merupakan koordinasi fungsional di mana yang mengkoordinasi mempunyai kedudukan yang lebih tinggi tingkat eselonnya dibandingkan yang dikoordinasikan, tetapi antara satu dengan yang lainnya tidak berada dalam satu garis komando.

2. Koordinasi Eksternal.
Koordinasi eksternal termasuk koordinasi fungsional. Dalam hal koordinasi eksternal bersifat fungsional, koordinasi eksternal tersebut meliputi :
  • koordinasi horizontal.
  • koordinasi diagonal.

Menurut Melayu S.P. Hasibuan, koordinasi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
  • koordinasi vertikal, merupakan kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.
  • koordinasi horizontal, merupakan pengkoordinasian tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi yang setingkat.

Sedangkan menurut Peraturan Pemerintah Nomor : 6 Tahun 1988, koordinasi dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
  • koordinasi fungsional, merupakan bentuk koordinasi yang dilakukan oleh dua instansi atau lebih yang memiliki program yang saling berkaitan.
  • koordinasi instansional, merupakan bentuk koordinasi yang dilakukan oleh beberapa instansi yang menangani suatu projek yang berhubungan erat.
  • koordinasi teritorial, merupakan bentuk koordinasi antara dua wilayah atau lebih terkait suatu program tertentu.
Sifat Kordinasi. Menurut Melayu S.P. Hasibuan, sifat dari koordinasi adalah sebagai berikut :
  • koordinasi bersifat dinamis bukan statis.
  • koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka mencapai sasaran.
  • koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
Tujuan Koordinasi. Koordinasi yang dilakukan dalam suatu organisasi mempunyai berbagai tujuan. Tujuan dari koordinasi, diantaranya adalah :
  • untuk mencapai dan menjaga keefektifitasan organisasi seoptimal mungkin dengan sinkronisasi, kebersamaan, keselarasan, dan keseimbangan di antara aktivitas yang saling berkaitan.
  • melakukan pencegahan terhadap timbulnya konflik serta menciptakan efisiensi yang optimal pada berbagai aktivitas yang interdependen melalui kesepakatan yang mengakomodir seluruh elemen yang berkaitan.
  • berusaha menciptakan dan menjaga agar suasana dan tingkah laku yang ada saling merespon dan mengantisipasi di setiap unit kerja baik yang berkaitan maupun tidak. 

Sedangkan menurut Sondang P. Siagian, koordinasi bertujuan untuk :
  • mencegah terjadinya konflik dan kontradiksi.
  • mencegah terjadinya persaingan yang tidak sehat.
  • mecegah terjadinya pemborosan.
  • mencegah terjadinya kekosongan ruang dan waktu.
  • mencegah terjadinya perbedaan pendekatan dan pelaksanaan.


Manfaat Koordinasi. Berdasarkan pada tujuan koordinasi tersebut, koordinasi mempunyai berbagai manfaat, diantaranya :
  • mencapai KISS (Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi, dan Simplifikasi) supaya pencapaian tujuan organisasi diraih seefektif dan seefisien mungkin.
  • menjadi solusi dalam pemecahan berbagai masalah yang terjadi dalam organisasi.
  • membantu pimpinan dalam mensinergikan dan mengintegrasikan jalannya tugas-tugas yang dimiliki dengan pihak yang berkaitan.
  • mendukung pimpinan untuk mensinergikan dan mengatur perkembangan antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya.
  • supaya pimpinan dapat mensinkronkan aktivitas fungsional dengan berbagai tujuan setiap unit yang berbeda demi tercapainya tujuan bersama seefektif dan seefisien mungkin dengan keterbatasan sumber daya yang ada.
  • membagi pekerjaan kepada setiap unit kerja agar tidak terjadi overlaping.
  • mengembangkan dan menjaga keharmonisan antar aktivitas yang dilakukan, baik fisik maupun non fisik, serta hubungan dengan stakeholders.
  • melakukan pencegahan akan timbulnya konflik internal dan eksternal.
  • mencegah adanya kekosongan pekerjaan pada setiap unit kerja.
  • menghindari terjadinya persaingan yang tidak sehat.


Pedoman dalam Koordinasi. Terdapat beberapa pedoman dalam koordinasi sehingga mendapatkan hasil yang efektif dan efisien, yaitu :
  • koordinasi harus terpusat. Hal ini untuk menghindari terjadinya unit kerja yang bekerja sendiri-sendiri.
  • koordinasi harus terpadu. Keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.
  • koordinasi harus berkesinambungan. Koordinasi merupakan rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
  • koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan wujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.


Masalah Koordinasi. Menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch, dalam melakukan koordinasi kemungkinan akan timbul beberapa masalah yang pada umumnya diakibatkan karena :
  • perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari unit kerja yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
  • perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam jangka waktu yang pendek, sedangkan bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
  • perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedangkan bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
  • perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.


Dampak Kurangnya Koordinasi. Kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi dapat berdampak : 
  • terjadinya perselisihan kewenangan di antara unit kerja dalam organisasi.
  • terjadi saling lempar tanggung jawab terhadap suatu pekerjaan, karena masing-masing unit kerja merasa hal tersebut bukan pekerjaannya.
  • adanya keputusan yang dibuat dengan tidak sempurna, karena kurang lengkapnya informasi yang diterima dari unit kerja-unit kerja di bawahnya.
  • banyaknya dibentuk badan-badan khusus non struktural untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu, yang sebetulnya telah dapat dicakup atau dimasukkan ke dalam susunan organisasi yang sudah ada. 


Pendekatan untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif. Untuk dapat mencapai suatu koordinasi yang efektif dapat dilakukan melalui dua pendekatan, yaitu :

1. Pendekatan Potensi Koordinasi.
Pendekatan potensi koordinasi meliputi dua sistem :
  • sistem informasi vertikal, merupakan suatu sistem di mana informasi dapat dikirimkan ke atas dan ke bawah jenjang organisasi.
  • sistem informasi lateral. Sistem ini mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral (hubungan ke samping atau sejajar) memungkinkan adanya pertukaran informasi yang dibutuhkan dapat dipertanggung-jawabkan.
  • sistem informasi manajer penghubung. Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit yang terlibat dalam sebuah proyek. Manajer penghubung perlu dilaksanakan apabila diperkirakan koordinasi secara efektif tidak berhasil dilaksanakan.

2. Pendekatan Struktur.
Pendekatan struktur dilakukan apabila organisasi merasakan adanya iklim yang tidak sehat pada unit-unit karena adanya penumpukan kegiatan pada satu unit kerja. Pendekatan struktur dikenal sebagai organisasi matrik, yang dicirikan dengan adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas ini dapat dibubarkan apabila proyek telah selesai.


Pada hakekatnya, koordinasi merupakan perwujudan dari kerja sama, saling membantu dan menghargai, menghayati tugas dan fungsi serta tanggung jawab masing-masing. Koordinasi yang efektif didasarkan pada saling ketergantungan dalam kegiatan organisasi. Koordinasi harus didasarkan pada pendekatan sistem dalam manajemen yang mengakui bahwa unit kerja yang berbeda dalam suatu organisasi akan saling bergantung antara unit kerja yang satu dengan unit kerja yang lainnya. Terdapat tiga macam saling ketergantungan di antara unit kerja dalam organisasi, yaitu :
  • pooled interdependence (saling ketergantungan yang menyatu). Suatu kondisi di mana unit kerja-unit kerja dalam organisasi tidak saling bergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian, tetapi saling bergantung pada hasil akhir yang harus dicapai.
  • sequential interdependence (saling ketergantungan yang berurutan). Suatu kondisi di mana satu unit kerja dalam organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan unit kerja lain dapat bekerja.
  • reciprocal interdependence (saling ketergantungan timbal balik). Suatu kondisi di mana antar unit kerja dalam organisasi saling memberi dan menerima.


Tidak hanya dalam lingkungan internal organisasi, koordinasi yang efektif juga didasarkan pada saling ketergantungan yang terjadi di lingkungan eksternal organisasi.

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian koordinasi, syarat, ciri-ciri, asas, jenis, tujuan, dan pedoman koordinasi serta pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif.

Semoga bermanfaat.   

Diposkan oleh Abi Asmana di 1:15 AM