Pengertian Penyusunan Personalia (Staffing), Asas, Sifat, Dan Langkah-Langkah Dalam Penyusunan Personalia (Staffing)

Pengertian Penyusunan Personalia (Staffing). Penyusunan personalia merupakan salah satu fungsi dari manajemen, yaitu berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberikan daya guna yang maksimal bagi organisasi. Secara umum, penyusunan personalia diartikan sebagai suatu proses pengelolaan struktur organisasi melalui tahap seleksi, penilaian, dan pengembangan sumber daya manusia yang tepat dan efektif untuk mengisi jabatan dalam organisasi. Penyusunan personalia juga berarti :

• suatu kegiatan merekrut tenaga kerja, pengembangan tenaga kerja, sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberi daya guna maksimal kepada organisasi.
• suatu kegiatan untuk memperoleh karyawan efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan yang kosong dalam suatu organisasi.

Baca juga : Manajemen Personalia : Pengertian, Aktivitas, Fungsi, Tujuan, Manfaat, Dan Tugas Manajemen Personalia

Perkembangan organisasi dewasa ini membuat fungsi personalia menjadi kebutuhan yang sangat penting dalam manajerial. Pada umumnya, suatu organisasi membuat divisi khusus untuk menangani fungsi ini. Masing-masing organisasi memberikan penamaan yang berbeda-beda, ada yang menyebut dengan departemen sumber daya manusia, divisi personalia, dan lain sebagainya. Sedangkan dalam sistem pemerintahan di Indonesia, terdapat lembaga yang menjalankan fungsi personalia atau kepegawaian, yaitu Badan Kepagawaian Nasional (BKN).

Baca juga : Pengawasan Melekat Sebagai Fungsi Manajemen

Pengertian Penyusunan Personalia (Staffing) Menurut Pendapat Para Ahli. Selain pengertian di atas, beberapa ahli juga telah mengemukakan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan personalia, beberapa diantaranya adalah :

• George R. Terry, berpendapat bahwa penyusunan personalia adalah kegiatan merekrut, memilih, mempromosikan memindahkan, dan pengunduran diri dari para staf organisasi.
• Theo Haimann, berpendapat bahwa penyusunan personalia berkaitan dengan perekrutan, seleksi, pengembangan, dan kompensasi terhadap pegawai. 
• Harold Koonzt dan Cyril O'Donnel, berpendapat bahwa penyusunan personalia adalah pengisian jabatan atau pengisian tenaga kerja atau penarikan tenaga kerja.
  

Baca juga : Pengelolaan Tenaga Kerja

Asas dalam Penyusunan Personalia (Staffing). Dalam penyusunan personalia untuk mengisi jabatan yang kosong dalam suatu organisasi, harus memperhatikan beberapa asas, yaitu :

• "the right man in the right place", yaitu penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat.
• "the right man in the right job", penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat.

Agar asas tersebut dapat diterapkan dengan baik, maka pengisian jabatan yang kosong dalam suatu organisasi hendaknya berpedoman pada "Apa" dan "Siapa" ;

• Apa, berarti harus berpedoman pada "job description" yaitu uraian tugas dan tanggung jawab dalam pelaksanaan jabatan tersebut.
• Siapa, berarti harus berpedoman pada "job specification" yaitu syarat-syarat atau klasifikasi orang yang dapat menduduki dan melaksanakan jabatan tersebut.

Baca juga : Pengertian Perencanaan (Planning), Syarat, Jenis, Fungsi, Tujuan, Dan Tahapan Perencanaan Serta Perlunya Perencanaan (Planning)

Sifat Penyusunan Personalia (Staffing). Terdapat beberapa sifat dalam fungsi penyusunan personalia, diantaranya adalah :

• Penyusunan personalia adalah fungsi manajerial yang penting. Berfungsi atau tidaknya fungsi manajemen yang lain ( perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian) sangat bergantung pada tenaga kerja yang tersedia melalui fungsi penyusunan personalia ini.
• Penyusunan personalia adalah kegiatan yang meresap. Fungsi penyusunan personalia dijalankan oleh semua manajer dan dalam semua jenis perhatian di mana kegiatan bisnis dilakukan.
• Penyusunan personalia adalah kegiatan yang berkesinambungan. Hal ini karena fungsi penyusunan personalia terus berlanjut sepanjang umur dari organisasi. 
• penyusunan personalia membantu menempatkan orang yang tepat dipekerjaan yang tepat. Ini dapat dilakukan dengan efektif melalui prosedur rekruitmen yang tepat dan kemudian memilih kandidat kandidat yang paling sesuai dengan persyaratan pekerjaan.
• Penyusunan personalia dilakukan oleh semua manajer tergantung pada sifat bisnis, ukuran organisasi, kualifikasi dan keterampilan manajer, serta hal-hal lain yang terkait. 
• Dasar dari fungsi penyusunan personalia adalah manajemen personalia (sumber daya manusia) yang efisien. Sumber daya manusia dapat dikelola secara efisien oleh sistem atau prosedur yang tepat, yaitu rekruitmen, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan, pemberian renumerasi, dan lain sebagainya.

Baca juga : Pengertian, Fungsi, Dan Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia

Langkah-Langkah Penyusunan Personalia (Staffing). Diperlukan beberapa langkah dalam proses penyusunan personalia, sehingga diperoleh hasil yang efektif dan efisien. Langkah-langkah dimaksud meliputi :

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia.

Perencanaan sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki oleh individu. Apabila perencanaan sumber daya manusia dilakukan dengan baik, maka akan diperoleh keuntungan yaitu manajemen puncak memiliki pandangan lebih baik terhadap dimensi sumber daya manusia atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya. Terdapat tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia, yaitu :

• kepentingan individu.
• kepentingan organisasi.
• kepentingan nasional.

Komponen dalam perencanaan sumber daya manusia yang harus diperhatikan, yaitu :

• tujuan. Perencanaan sumber daya manusia harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi, dan kepentingan nasional.
• perencanaan organisasi. Perencanaan organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan suatu organisasi untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi.

Syarat-syarat yang diperlukan dalam perencanaan sumber daya manusia adalah :

• mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakan.
• mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang sumber daya manusia.
• mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi, dan situasi persediaan sumber daya manusia.
• mampu membaca situasi sumber daya manusia masa kini dan masa yang akan datang.
• mampu memperkirakan peningkatan sumber daya manusia dan teknologi masa depan.
• mengetahui dan memahami peraturan dan kebijakan perburuhan yang dikeluarkan oleh pemerintah.

Prosedur perencanaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

• menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas sumber daya manusia yang dibutuhkan.
• mengumpulkan data dan informasi tentang sumber daya manusia.
• mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
• menetapkan beberapa alternatif.
• memilih yang terbaik dari alternatif yang ada menjadi rencana.
• menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

Hambatan dalam perencanaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

• standar kemampuan sumber daya manusia yang di bawah standar.
• masing-masing manusia mempunyai perilaku yang berbeda-beda.
• situasi sumber daya manusia
• peraturan tentang perburuan yang dikeluarkan oleh pemerintah terkadang justru menjadi penghambat dalam pengembangan sumber daya manusia.

Baca juga : Pengertian Penempatan Kerja Dan Asas-Asas Penempatan Kerja

2. Penarikan Karyawan.

Penarikan karyawan adalah proses pencarian dan pengikatan para calon karyawan atau pelamar calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan. Proses ini dimulai saat para pelamar dicari dan berakhir jika lamaran atau aplikasi mereka diserahkan dan hasilnya akan keluar setelah para calon karyawan diseleksi. Hambatan dalam penarikan karyawan adalah sebagai berikut :

• hambatan kebijakan status, promosi, dan kompensasi.
• rencana sumber daya manusia dan kondisi pasar tenaga kerja.
• persyaratan jabatan dan kerja.
• kondisi lingkungan yang tidak memungkinkan.
• kondisi lingkungan eksternal akibat pengangguran tinggi, lemahnya perekonomian, dan langkanya tenaga kerja terampil.

Baca juga : Rekrutmen Tenaga Kerja

3. Seleksi Karyawan.

Seleksi karyawan adalah proses untuk menentukan calon karyawan yang akan menduduki jabatan kosong yang diperebutkan. Proses seleksi merupakan serangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah seorang pelamar akan diterima atau tidak. Tujuan dari seleksi karyawan adalah :

• untuk mengetahui kecakapan seorang karyawan.
• berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.
• berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang tidak hanya cocok pada saat sekarang tetapi juga memiliki potensi untuk dikembangkan di kemudian hari.

Sedangkan dasar penyeleksian adalah berkaitan dengan keahlian (teknikal skill, human skill, dan konseptual skill), pengalaman kerja, umur, gender, keadaan fisik, penampilan, bakat, temperamen, dan karakter.

Baca juga : Pelatihan Manajemen (Management Trainee)

4. Pengenalan dan Orientasi.

Pengenalan dan orientasi merupakan tahapan setelah pelamar resmi diterima untuk menduduki suatu jabatan dalam organisasi. Karyawan baru akan dikenalkan tentang organisasi tempat ia bekerja, struktur organisasi, visi dan misi organisasi, serta tugas dan kewajiban yang harus dilaksankannya, serta hak yang akan diperolehnya.

Baca juga : Sistem Dan Metoda Pelatihan Kerja

5. Latihan dan Pengembangan Karyawan.

Tujuan dari diadakannya pelatihan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan, serta mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Sedangkan pengembangan karyawan mempunyai ruang lingkup yang lebih luas, yaitu meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat kepribadian karyawan, serta penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi. Metode yang dapat digunakan dalam pengembangan karyawan adalah :

a. Metode "on the job", yang biasa digunakan adalah :

• coaching, di mana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
• planned progession, yaitu pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.
• rotasi jabatan, yaitu pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang bermacam-macam dan berbeda-beda.
• penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajemen tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan. 
• sistem penilaian prestasi formal.  

b. Metode "off the job", yang biasa dilakukan adalah :

• program-program pengembangan eksekutif di lembaga-lembaga pendidikan atau universitas-universitas, di mana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi, dan metode pengajaran lainnya.
• latihan laboratorium, di mana orang belajar menjadi peka terhadap orang lain, lingkungan dan lain sebagainya.
• pengembangan organisasi, yang menekankan pada perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keseluruhan organisasi.
• penilaian pelaksanaan kerja. 

Baca juga : Rentang Manajemen (Rentang Kendali)

Penyusunan personalia (staffing) dan pengorganisasian (organizing) sangat erat hubungannya. Pengorganisasian berupa penyusunan wadah legal untuk menampung bebagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan penyusunan personalia berhubungan dengan penerapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut.

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian penyusunan personalia (staffing), asas, sifat, dan langkah-langkah penyusunan personalia (staffing).

Semoga bermanfaat.