Koordinasi Dalam Manajemen

Dalam satu organisasi terdapat berbagai macam kegiatan dari berbagai satuan organisasi yang berbeda-beda. Untuk mengintegrasikan perbedaan tersebut dibutuhkan koordinasi. Koordinasi merupakan hal penting dalam suatu organisasi. Suatu koordinasi yang baik dapat tercipta apabila sistem manajerial tertata dengan baik. Dengan koordinasi maka akan tercipta suasana kerja yang kondusif, efektif, dan efisien. Lantas, apa yang dimaksud dengan koordinasi ?

Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan dari bermacam-macam satuan pelaksananya. 

James D. Thompson mengatakan bahwa ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu :

• Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
• Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
• Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

Baca juga : Rentang Manajemen (Rentang Kendali)

Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda. Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch mengemukakan, bahwa ada empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif, yaitu :

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. 
2. Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu yang pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Baca juga : Pengertian Koordinasi, Syarat, Ciri-Ciri, Asas, Jenis, Tujuan, Dan Pedoman Koordinasi, Serta Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi Yang Efektif

Komunikasi merupakan kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, dan pemrosesan informasi. Koordinasi pada dasarnya merupakan tugas pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif, yaitu :

• Pendekatan pertama, hanya mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hierarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. 
• Pendekatan kedua menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi lebih saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
• Pendekatan ketiga, di samping peningkatan koordinasi potensial, mengurangi kebutuhan akan koordinasi. 

Baca juga : Sistem Informasi Manajemen

Mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital manajemen yang meliputi :

1. Hierarki Manajerial. Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan Prosedur. Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3. Rencana dan Penetapan Tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

Baca juga : Tingkatan Dan Fungsi Manajemen Dalam Organisasi

Koordinasi potensial dapat ditingkatkan dengan dua cara, yaitu dengan :

1. Sistem Informasi Vertikal.

Sistem informasi vertikal adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. 

2. Hubungan-hubungan Lateral (Horizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki di mana informasi yang dibutuhkan ada. Ada beberapa hubungan lateral yang dikenal, yaitu :

• Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
• Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
• Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya di organisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
• Pengintegrasian peranan-peranan. 
• Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya.
• Organisasi matriks.

Baca juga : Fungsi-Fungsi Manajemen

Kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Langkah yang paling konstruktif yang dapat diambil dalam menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

1. Penciptaan sumber daya tambahan. Sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri. Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perubahan).

Baca juga : Departementalisasi Dalam Manajemen

Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan koordinasi. 

Demikian penjelasan berkaitan dengan koordinasi dalam manajemen.

Semoga bermanfaat.