Pengertian Pengendalian (Controlling), Obyek, Jenis, Manfaat, Prinsip, Dan Tahapan Dalam Pengendalian (Controlling)

Pengertian Pengendalian (Controlling). Pengendalian merupakan salah satu fungsi dari manajemen. Sebagian ahli ada yang mengartikan fungsi controlling sebagai pengawasan, sebagian yang lain ada yang mengartikan sebagai pengawasan dan pengendalian. Secara umum, pengendalian atau pengawasan dapat diartikan sebagai proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun serta mengadakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Pengendalian juga berarti :

• memvalidasi kegiatan yang telah sesuai dengan rencana yang telah disiapkan, instruksi yang dikeluarkan, serta prinsip-prinsip yang telah ditetapkan.
• proses memastikan bahwa semua yang dijalankan telah sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
• proses penentuan apa yang ingin dicapai, apa yang sedang dilakukan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Hakekatnya dari fungsi pengendalian adalah memastikan pelaksanaan kegiatan agar sesuai dengan rencana.

Pengendalian bukan hanya sekedar mengawasi pelaksanaan kegiatan organisasi, tetapi juga memastikan bahwa kegiatan organisasi tersebut berjalan dengan benar sesuai dengan apa yang telah direncanakan, dan jika ada penyimpangan akan segera dilakukan koreksi. Dengan adanya fungsi pengendalian, pekerjaan karyawan dapat diarahkan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi. Yang harus ada dalam proses pengendalian adalah :

• adanya obyek pengendalian.
• adanya aturan sebagai landasan dilakukannya pengendalian.
• adanya pihak  yang mengendalikan.
• adanya tindakan pengamatan.

Baca juga : Pengertian Dan Langkah-Langkah Penyusunan Personalia (Staffing)

Pengertian Pengendalian (Controlling) Menurut Pendapat Para Ahli. Selain pengertian di atas, banyak ahli telah juga mengemukakan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan pengendalian (controlling), beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

• Sondang P. Siagian, berpendapat bahwa controlling adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
  
• Hasbullah, berpendapat bahwa controlling adalah fungsi yang harus dilakukan oleh manajer untuk memastikan bahwa anggota melakukan aktivitas yang akan membawa organisasi ke arah tujuan yang ditetapkan. 
• Soegito, berpendapat bahwa controlling adalah suatu kegiatan yang meliputi penentuan standar, supervisi dan mengukur pelaksanaan terhadap standar serta memberikan keyakinan bahwa tujuan organisasi tercapai.  
• Robert J. Mocker, berpendapat bahwa controlling adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya organisasi dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi.
• George R. Terry, berpendapat bahwa controlling adalah mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
• Glenn A. Welsch, Hilton, dan Gordon, berpendapat bahwa controlling adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kinerja yang efisien yang memungkinkan tercapainya tujuan organisasi. 
• Ursy dan Hammer, berpendapat bahwa controlling adalah usaha sistematik perusahaan untuk mencapai tujuan dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting. 

Baca juga : Pengertian Pengarahan (Directing), Cara Melakukan Dan Hambatan Dalam Pengarahan

Obyek Pengendalian (Controlling). Dalam melaksanakan fungsi pengendalian, terdapat lima jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengendalian, yaitu :

• obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa.
• keuangan.
• pelaksanaan program di lapangan.
• obyek yang bersifat strategis.
• pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

Baca juga : Pengertian Perencanaan (Planning), Tahapan Dan Alasan Perlunya Perencanaan

Jenis Pengendalian (Controlling). Pada umumnya, terdapat tiga jenis pengendalian yang sering dilakukan oleh organisasi untuk mengontrol kegiatannya, yaitu :

• preventif dan represif. Pengendalian ini berbicara mengenai waktu pelaksanaan pengendalian. Kapan pengendalian akan dilaksanakan ? Pengendalian preventif dilakukan sebelum kegiatan dilakukan, sifatnya adalah pencegahan. Sedangkan pengendalian represif dilakukan saat segala sesuatu sudah terjadi. Fungsi pengendalian represif bersifat evaluasi, yang berguna mencegah penyimpangan yang bisa terjadi di masa yang akan datang.
• aktif dan pasif. Pengendalian aktif dan pasif berkaitan dengan seberapa dekat pengendalian itu dilakukan. Pengendalian aktif adalah pengendalian yang dilakukan di tempat kegiatan dilakukan, disaksikan langsung, di lokasi, oleh yang mengendalikan. Pengendalian aktif disebut juga dengan istilah "on the spot". Sedangkan pengendalian pasif merupakan kebalikan dari pengendalian aktif yaitu tidak dilakukan secara langsung di lokasi. Pengendalian dilakukan dari jarak jauh, orang yang mengendalikan tidak di tempat, pengendalian dilakukan berdasarkan laporan yang diterima.
• internal dan eksternal. Pengendalian internal dan eksternal berkaitan dengan pihak yang melakukan pengendalian. Orang yang melakukan pengendalian bisa berasal dari internal ataupun eksternal organisasi. Pengendalian internal dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.

Baca juga : Pengertian Dan Proses Pengorganisasian (Organizing)

Manfaat Pengendalian (Controlling). Pengendalian yang dilakukan dengan tepat, akan memberikan manfaat bagi organisasi. Manfaat fungsi pengendalian bagi organisasi adalah :

• mengetahui ada tidaknya penyimpangan pada pemahaman karyawan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
• mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
• mengetahui sejauh mana program kegiatan sudah dilaksanakan oleh karyawan.
• mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.
• mengetahui karyawan yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan, atau diberikan pelatihan lanjutan.

Baca juga : Pengertian Koordinasi, Pedoman Serta Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi Yang Efektif

Prinsip-Prinsip Pengendalian (Controlling). Menurut Winardi, prinsip pengawasan efektif dapat membantu usaha-usaha manajer dalam mengatur pekerjaan yang direncanakan untuk memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan tersebut berlangsung sesuai dengan rencana. Secara umum, prinsip pengendalian adalah sebagai berikut :

• fungsi pengendalian yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh karyawan dan hasilnya mudah diukur.
• fungsi pengendalian harus dipahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
• standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh karyawan karena kinerja karyawan akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

Sementara Harold Koontz dam Cyril O'Donnell menyebutkan bahwa prinsip-prinsip pengendalian adalah sebagai berikut :

• prinsip tercapainya tujuan (principle of assurance of aojective). Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan koreksi untuk menghindarkan terjadinya penyimpangan dari perencanaan.
• prinsip efisiensi pengendalian (principle of efisience of control). Prinsip ini bertujuan untuk menghindarkan deviasi-deviasi dari perencanaan sehingga tidak menimbulkan hal-hal di luar dugaan.
• prinsip tanggung jawab pengendalian (principle of control responbility). Pengendalian hanya dapat dilaksanakan apabila manajer dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.
• prinsip pengendalian terhadap masa depan (principle of future control). Pengendalian efektif harus ditujukan ke arah pencegahan, penyimpangan, perencanaan yang akan terjadi, baik sekarang maupun pada masa yang akan datang.
• prinsip pengendalian langsung (principle of direct control). Mengusahakan adanya bawahan yang berkualitas baik.
• prinsip refleksi perencanaan (principle of reflection of plan). Perencanaan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
• prinsip penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational). Pengendalian harus dilaksanakan sesuai dengan struktur organisasi. 
• prinsip pengendalian individu (principle of individually of control). Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer.
• prinsip standar (principle of standar). Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
• prinsip pengawasan terhadap strategis (principle of strategic pont control). Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan perhatian yang ditentukan oleh faktor-faktor yang strategis.
• prinsip perkecualian (the exception principle). Perkecualian dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah.
• prinsip pengendalian fleksibel (principle of flexibility of control). Pengendalian harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
• princip peninjauan kembali (principle of review). Sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
• prinsip tindakan (principle of action). Pengendalian dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran rencana organisasi, staffing, dan directing. 

Baca juga : Pengertian Pengawasan Melekat

Tahapan dalam Pengendalian (Controlling). Pengendalian dapat dilakukan melalui tahapan-tahapan yang telah ditentukan berdasarkan perencanaan yang telah disusun sebelumnya. Pada umumnya, agar pengendalian dapat berjalan dengan baik maka haus melalui beberapa tahapan, yaitu :

• mengukur hasil atau prestasi yang akan dicapai. Mengukur hasil berarti menentukan dengan tepat mengenai jumlah dan kapasitas keseluruhan. Oleh karenanya dibutuhkan unit pengukuran dan perhitungan agar jumlah unit dapat dibandingkan secara keseluruhan.
• membandingkan hasil yang dicapai dengan hasil yang diinginkan. Kegiatan ini dilakukan untuk menilai hasil yang telah dicapai. Jika yang dicapai berbeda dengan standar pencapaian yang telah ditentukan, maka manajer harus segera mencari solusi untuk mengatasinya.
• memperbaiki penyimpangan yang terjadi. Kegiatan ini merupakan langkah terakhir dalam proses pengendalian yang bertujuan untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan yang telah ditentukan.

Sedangkan banyak ahli telah juga mengemukakan tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam pengendalian, diantaranya adalah :

1. Wukir.

Menurut Wukir, proses pengendalian dapat dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut :

• menetapkan standar kinerja dengan jelas dalam bentuk bilangan atau jumlah.
• mengukur kinerja dengan  memperhatikan faktor kecukupan dan ketepatan waktu informasi.
• membandingkan hasil aktual dengan standar yang telah ditetapkan untuk kinerja tersebut.
• melakukan aksi korektif ketika dibutuhkan.

2. Melayu S.P. Hasibuan.

Menurut Melayu S.P. Hasibuan, proses pengendalian dapat dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut :

• menentukan standar-standar atau dasar untuk melakukan pengendalian.
• mengukur pelaksanaan kerja.
• membandingkan pelaksanaan dengan standar dan menentukan deviasi.
• melakukan tindakan-tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

3. T. Hani Handoko.

Menurut T. Hani Handoko, proses pengendalian dapat dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut :

• penetapan standar pelaksanaan.
• penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan.
• pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata.
• pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan.
• pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.

Baca juga : Mengapa Manajemen Diperlukan (Pengertian Dan Unsur Manajemen)

Dari apa yang telah dijelaskan di atas, dapat disebutkan bahwa kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam fungsi pengendalian, diantaranya adalah :

• mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan.
• mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan.
• melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.

Baca juga : Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen

Satu hal yang penting adalah bahwa pengendalian sangat erat kaitannya dengan perencanaan, karena melalui fungsi pengendalian efektivitas manajemen dapat diukur.

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian pengendalian (controlling), obyek, jenis, manfaat, prinsip, dan tahapan dalam pengendalian (controlling).

Semoga bermanfaat.