Pengertian Perencanaan (Planning), Syarat, Jenis, Fungsi, Tujuan, Dan Tahapan Perencanaan Serta Alasan Perlunya Perencanaan (Planning)

Pengertian Perencanaan (Planning). Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen, yang merupakan tahap awal dalam kegiatan suatu organisasi terkait dengan pencapaian tujuan organisasi. Secara umum, perencanaan dapat diartikan sebagai suatu proses penentuan tujuan organisasi, yaitu hal-hal yang hendak dicapai di masa depan serta menentukan berbagai tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

Dalam pengertian perencanaan tersebut terdapat aktivitas-aktivitas sebagai berikut :

• mendefinisikan tujuan organisasi.
• membuat strategi,
• mengembangkan rencana kerja organisasi. 

Perencanaan juga dapat berarti suatu kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam kurun waktu tertentu. Dalam pengertian perencanaan ini, terdapat aktivitas-aktivitas :

• pengujian beberapa arah pencapaian.
• mengkaji ketidak-pastian.
• mengukur kapasitas.
• menentukan arah pencapaian.
• menentukan langkah untuk mencapainya.

Baca juga : Klasifikasi Perencanaan Dalam Manajemen

Pengertian Perencanaan (Planning) Menurut Pendapat Para Ahli. Selain pengertian tersebut di atas, para ahli juga telah mengemukakan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan pengawasan, diantaranya adalah :

• Sondang P. Siagian, berpendapat bahwa perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
• Rustiadi, berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.  
• Erly Suandy, berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu proses penentuan tujuan organisasi dan kemudian menyajikan dengan jelas strategi-strategi, taktik-taktik, dan operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh.
  
• Suwarno Handayaningrat, berpendapat bahwa perencanaan adalah proses untuk mempersiapkan seperangkat keputusan tentang kegiatan-kegiatan pada masa yang akan datang dengan diarahkan pada pencapaian tujuan-tujuan melalui penggunaan saran yang tersedia. Lebih lanjut Suwarno Handayaningrat menyatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses di mana pengetahuan ilmiah dan teknis bergabung secara terorganisir.
• George R. Terry, berpendapat bahwa perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.
• Garth N. Jone, berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembangan dari tindakan yang paling baik untuk mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh.
• Willian H. Newman, berpendapat bahwa perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan.
• Louis A. Allen, berpendapat bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Baca juga : Kebaikan Dan Kelemahan Perencanaan Strategik

Syarat-Syarat Perencanaan (Planning). Suatu perencanaan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

• memiliki tujuan yang jelas.
• bersifat sederhana dan fleksibel.
• mencakup analisis terhadap pekerjaan yang dikerjakan.
• memiliki keseimbangan, yaitu keselarasan tanggung jawab dan tujuan setiap bagian dalam organisasi dengan tujuan akhir organisasi yang telah ditetapkan.
• memiliki kesan bahwa segala sesuatu sudah disediakan dan juga dapat digunakan dengan efektif dan mempunyai daya guna.

Baca juga : Dasar Perencanaan Strategis

Unsur Perencanaan (Planning). Dalam suatu perencanaan terdapat dua unsur, yaitu :

1. Sasaran.

Sasaran disebut juga dengan tujuan. Sasaran merupakan suatu hal yang ingin dituju atau dicapai oleh perorangan, kelompok, atau organisasi secara keseluruhan. Sasaran memandu manajemen dalam membuat suatu keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan. Sasaran dapat dibagi dalam dua kelompok, yaitu :

• stated goals, merupakan suatu sasaran yang dinyatakan organisasi kepada seluruh masyarakat. Stated goals dapat dilihat di dalam piagam perusahaan, pengumuman humas, laporan tahunan, atau pada pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali, stated goals bertentangan dengan kenyataan yang ada serta dibuat untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan.
• sasaran riil, merupakan suatu sasaran yang benar-benar diinginkan organisasi. Sasaran riil hanya dapat dilihat dari tindakan suatu organisasi beserta anggotanya.

2. Rencana.

Rencana merupakan suatu dokumen yang dipakai untuk skema sebagai tujuan yang ingin dicapai. Rencana mencakup alokasi sumber daya, jadwal, serta tindakan penting lainnya. Secara umum, rencana dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

• rencana strategis, merupakan suatu rencana yang umum dan berlaku di semua lapisan organisasi.
• rencana operasional, merupakan suatu rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari suatu organisasi.

berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :

• rencana jangka panjang.
• rencana jangka menengah.
• rencana jangka pendek.

berdasarkan kekhususannya, rencana dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

• rencana direksional, merupakan rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail.
• rencana spesifik, merupakan rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

sedangkan berdasarkan frekuensi penggunaannya, rencana dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

• rencana sekali pakai (single use), merupakan rencana yang didesain untuk dilaksankan satu kali saja.
• rencana standing plans, merupakan rencana yang berjalan selama organisasi berdiri.

Baca juga : Faktor Waktu Dan Perencanaan Dalam Manajemen

Jenis Perencanaan (Planning). Perencanaan dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu berdasarkan tingkatan, berdasarkan ruang lingkup, dan berdasarkan jangka waktu.

1. Berdasarkan Tingkatan.

Berdasarkan tingkatannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi tiga jenis :

• rencana induk (master plan), yaitu perencanaan yang fokus kepada kebijakan organisasi di mana di dalamnya terdapat tujuan jangka panjang dan ruang lingkupnya luas.
• rencana operasional (operational planning), yaitu perencanaan yang fokus kepada pedoman atau petunjuk pelaksanaan program-program organisasi.
• rencana harian (day to day planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat aktivitas harian yang bersifat rutin.

2. Berdasarkan Ruang Lingkup.

Berdasarkan ruang lingkupnya, perencanaan dapat dibedakan menjadi tiga jenis :

• rencana strategis (strategic planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat uraian mengenai kebijakan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Pada umumnya perencanaan jenis ini sangat sulit untuk diubah.
• rencana taktis (tactical planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat uraian tentang kebijakan yang bersifat jangka pendek, dan mudah disesuaikan aktivitasnya selama tujuannya masih sama.
• rencana terintegrasi (integrated planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat penjelasan secara menyeluruh dan sifatnya terpadu.

3. Berdasarkan Jangka Waktu.

Berdasarkan jangka waktunya, perencanaan dapat dibedakan menjadi tiga jenis :

• rencana jangka panjang (long term planning), yaitu perencanaan yang dibuat dan berlaku untuk jangka waktu 10 hingga 25 tahun.
• rencana jangka menengah (medium range planning), yaitu perencanaan yang dibuat dan berlaku untuk jangka waktu 5 hingga 7 tahun.
• rencana jangka pendek (short range planning), yaitu perencanaan yang dibuat dan hanya berlaku selama kurang lebih satu tahun.

Baca juga : Fungsi Dan Tipe Rencana Dalam Manajemen

Fungsi Perencanaan (Planning). Secara umum, fungsi perencanaan adalah untuk membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan terbaik yang sesuai dengan tujuan organisasi. Dalam praktek, proses perencanaan yang dilakukan oleh seorang manajer harus dapat menjawab pertanyaan yang dikenal dengan 5W dan 1H, yaitu :

• What. Apa tujuan yang ingin dicapai organisasi ?
• Why. Mengapa hal tersebut menjadi tujuan organisasi ?
• Where. Di mana lokasi yang aling tepat untuk mencapai tujuan organisasi tersebut ?
• When. Kapan pekerjaan harus diselesaikan agar tujuan tercapai (berhubungan dengan jadwal) ?
• Who. Siapa orang-orang yang tepat yang harus dipilih untuk melaksanakan pekerjaan sehubungan dengan tujuan organisasi ?
• How. Bagaimana metode atau cara melaksanakan pekerjaan dalam upaya pencapaian tujuan organisasi ?

Jadi pada prinsipnya, perencanaan berfungsi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi dalam kegiatan organisasi. Dengan perencanaan diharapkan dapat dilakukan upaya pengidentifikasian berbagai hambatan serta sesegera mungkin melakukan koreksi terhadap penyimpangan, sehingga organisasi dapat dikendalikan dengan baik.  

Baca juga : Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya

Manfaat Perencanaan (Planning). Perencanaan mempunyai beberapa manfaat, diantaranya adalah :

• mempermudah pekerjaan dan aktivitas setiap unit kerja dalam organisasi sehingga akan terorganisir dengan baik menuju arah yang sama.
• menghindarkan adanya kesalahan yang mungkin terjadi.
• memudahkan manajer dalam melakukan pengawasan.
• sebagai pedoman untuk melakukan aktivitas sehingga karyawan melaksanakan pekerjaannya memiliki irama dan pandangan yang sama dalam mencapai tujuan organisasi.

Baca juga : Pengertian Dan Tahapan Pengendalian (Controlling)

Tujuan Perencanaan (Planning). Setiap organisasi mempunyain tujuan yang berbeda dengan organisasi yang lain. Oleh karenanya, perencanaan yang dibuat suatu organisasi juga akan berbeda dengan organisasi yang lain. Menurut Stephen Robbins dan Mary Coulter, tujuan dari perencanaan diantaranya adalah sebagai berikut :

• memberikan pengarahan kepada manajer maupun karyawan non manajerial agar bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh organisasi. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.
• mengurangi ketidak-pastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya. 
• meminimalisir terjadinya pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efisien sehingga dapat mengurangi pemborosan. Dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefisiensi dalam perusahaan.
• menentapkan standar tertentu yang harus digunakan dalam bekerja sehingga memudahkan dalam proses pengontrolan dan proses pengevaluasian. Proses pengevaluasian adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, seorang manajer tidak akan dapat menilai kinerja organisasi. 

Sedangkan menurut Albert Silalahi, tujuan dari perencanaan adalah :

• jalan atau cara untuk mengantisipasi dan merekam perubahan.
• memberi arahan terhadap administrator-administrator ataupun non administrator.
• menghindari atau setidaknya memperkecil tumpang tindih  dan pemborosan "wasteful" pelaksanaan aktivitas-aktivitas organisasi.
• menentukan tujuan dan standar yang hendak dipakai untuk memudahkan pengawasan.

Baca juga : Pengertian Penyusunan Personalia (Staffing) Dan Langkah-Langkah Penyusunan Personalia

Tahapan Perencanaan (Planning). Kegiatan perencanaan pada dasarnya memiliki empat tahapan, yaitu :

• Tahap 1 : menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan perencanaan yang dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. 
• Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini, pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang akan dicapai atau sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana berhubungan dengan waktu yang akan datang.
• Tahap 3 : mengidentifikasi seluruh kemudahan dan hambatan, semua kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan membutuhkan pengidentifikasian untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.
• Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian aktivitas untuk mencapai tujuan. Tahap akhir dalam proses perencanaan mencakup pengembangan berbagai alternatif aktivitas untuk mencapai tujuan. Penilaian alternatif-alternatif tersebut dan dipilihnya alternatif terbaik yaitu yang paling memuaskan di antara berbagai alternatif yang ada.

Baca juga : Pengertian Pengarahan (Directing), Cara Melakukan Dan Hambatan Dalam Pengarahan

Alasan Perlunya Perencanaan (Planning). Untuk pelaksanaan kegiatannya dan untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien dibutuhkan suatu perencanaan. Mengapa perencanaan dibutuhkan ? Terdapat dua alasan perlunya suatu perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai :

• "Protective benefits" dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
• "Positive benefits" dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Baca juga : Pengertian Koordinasi, Serta Pedoman D an Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi Yang Efektif

Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Manajemen yang Lain. Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi manajemen lainnya serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling bergantung, saling berhubungan, dan berinteraksi.

Suatu perencanaan juga dapat berupa perencanaan formal maupun perencanaan informal. Perencanaan formal adalah rencana yang tertulis dan harus dilaksanakan oleh suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Perencanaan yang sifatnya formal merupakan rencana bersama anggota organisasi, di mana setiap anggota wajib mengetahui dan menjalankan rencana tersebut. Hal tersebut dikarenakan perencanaan tersebut diciptakan dan dibuat untuk kesepahaman tentang apa yang harus dijalankan dan dilakukan. Sedangkan perencanaan informal adalah rencana yang tertulis dan tidak merupakan suatu tujuan bersama organisasi maupun anggota organisasi. 

Baca juga : Pengertian Dan Proses Pengorganisasian (Organizing)

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian perencanaan (planning), syarat, jenis, fungsi, tujuan, dan tahapan perencanaan serta alasan perlunya perencanaan (plannig).

Semoga bermanfaat.