Departementalisasi Dalam Manajemen

Pengertian Departementalisasi. Istilah Departementalisasi atau departementasi, secara umum dapat diartikan sebagai suatu proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan. Departementalisasi merupakan cara di mana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan.

Efisiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja.

Baca juga : Rentang Manajemen (Rentang Kendali)

Departementalisasi terbentuk di antaranya atas dasar :

• Fungsi, yang meliputi pemasaran, akuntansi, produksi, keuangan, dan lain sebagainya.
• Produk dan jasa, berupa divisi mesin cuci, televisi, radio, dan lain sebagainya.
• Wilayah, misalnya divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa tengah, Jawa Timur, dan lain sebagainya.
• Langganan, dapat berupa penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, dan lain sebagainya.
• Proses atau peralatan, meliputi departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pengemasan, bagian finishing, dan lain sebagainya.
• Waktu, misalkan kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
• Pelayan, mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi dalam pelayanan pesawat terbang, dan lain sebagainya.
• Alpha numerical, digunakan pada pelayanan telepon, misalkan nomor tertentu ditempatkan pada satu departemen dan nomor yang lain ditempatkan pada departemen yang lain pula. 
• Proyek dan matriks, digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan, atau orientasi energi.
  

Hampir semua organisasi menggunakan lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatannya. Bahkan dalam organisasi yang besar mungkin dijumpai banyak pendekatan yang digunakan bersama sebagai dasar departementalisasi.

Baca juga : Pendekatan Sistem Dalam Manajemen

Jenis Departementalisasi. Dalam manajemen, departementalisasi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

1. Departementalisasi Fungsional.

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. 

Kelebihan struktur fungsional adalah :

• Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama organisasi.
• Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.
• Memusatkan keahlian organisasi.
• Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi organisasi.

Pendekatan fungsional cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, membutuhkan lebih sedikit keterampilan-keterampilan dasar pribadi, dan meminimalkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

Kelemahan struktur fungsional adalah :

• Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi yang lain.
• Menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan.
• Memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan.
• Hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya.
• Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

Baca juga : Pengertian Manajemen Dan Aplikasi Istilah Manajemen

2. Departementalisasi Divisional.

Suatu perusahaan besar dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar :

• Produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan. Departementalisasi produk adalah pola logis yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.
• Wilayah. Departementalisasi wilayah atau daerah  atau regional atau geografis adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat di mana operasi berlokasi atau di mana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor-faktor lokasi yang menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar, dan tenaga kerja. 
• Langganan. Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Pembentukan divisi atas dasar langganan digunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu.
• Proses atau peralatan. Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering dijumpai dalam departemen produksi.  Tipe departementalisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau peralatan-peralatan yang digunakan memerlukan ketrampilan-ketrampilan pengoperasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan sepenuhnya. Departementalisasi proses atau peralatan ditentukan atas dasar pertimbangan ekonomis.

Kelebihan struktur divisional adalah :

• Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.
• Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
• Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggungjawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi.
• Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugasnya.
• Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
• Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
• Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

Kelemahan struktur divisional adalah :

• Menyebabkan berkembangnya persaingan disfungsional potensial antara sumber daya-sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas.
• Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi.
• Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.
• Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi.
• Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

Baca juga : Pengertian Proses Produksi, Tujuan, Karakteristik, Jenis, Dan Tahapan Proses Produksi

Demikian penjelasan berkaitan dengan departementalisasi dalam manajemen. Tulisan tersebut bersumber dari buku Manajemen, karangan T. Hani Handoko.

Semoga bermanfaat.