E-Procurement (Pengadaan Barang Dan Jasa Secara Elektronik)

Pengertian E-Procurement. E-Procurement atau Electronic Procurement yang dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai "pengadaan secara elektronik" menjelaskan tentang pembelian barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan sistem elektronik. Secara umum, e-procurement dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan media elektronik (seperti jaringan komputer, software (perangkat lunak), dan koneksi internet) yang memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi, yang mencakup pembelian dan penjualan secara online sehingga lebih efektif dan efisien.

Selain itu, pengertian e-Procurement juga dapat dijumpai dalam berbagai pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :

• Adrian Sutedi, dalam bukunya yang berjudul "Aspek Hukum Pengadaan Barang & Jasa dan Berbagai Permasalahannya", menyebutkan bahwa e-Procurement adalah sebuah website yang merupakan sistem lelang pengadaan barang oleh pemerintah dengan menggunakan sarana teknologi, informasi, dan komunikasi berbasis internet.
• Willem Siahaya, dalam bukunya yang berjudul "Manajemen Pengadaan", menyebutkan bahwa e-Procurement adalah pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan jaringan elektronik (jaringan internet/intranet) atau Elektronic Data Interchange (EDI).
• Dave Chaffey, dalam bukunya yang berjudul "E-Business and E-Commerce Management", menyebutkan bahwa e-Procurement adalah sebuah integrasi secara elektronik pada pengelolaan semua kegiatan pengadaan, termasuk pembelian, permintaan, otorisasi pemesanan dan pengiriman, serta pembayaran antara pembeli dan pemasok.

Baca juga : Vendor Dalam Supply Chain Management

Tujuan E-Procurement. Secara umum, pelaksanaan e-Procurement mempunyai beberapa tujuan, yaitu sebagai berikut :

• meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa.
• meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.
• memudahkan sourching dalam memperoleh data dan informasi tentang pengadaan barang dan jasa.
  
• menjamin persamaan kesempatan, akses dan hak yang sama bagi para pihak pelaku pengadaan barang dan jasa.
• menciptakan situasi yang kondusif agar terjadi persaingan yang sehat antar penyedia barang dan jasa.
• menciptakan situasi yang kondusif bagi aparatur pemerintah dan menjamin terselenggaranya komunikasi secara online untuk mengurangi intensitas pertemuan langsung antara penyedia barang dan jasa dengan panitia pengadaan langsung antara penyedia barang dan jasa dengan panitia pengadaan dalam mendukung pemerintahan yang bersih dan bebas dari KKN (Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme).

Menurut Sutedi,  tujuan dari e-Procurement adalah :

• memudahkan sourcing (pencarian), proses pengadaan, dan pembayaran.
• memberikan komunikasi online antara buyers dengan vendor. 
• mengurangi biaya proses administrasi pengadaan. 
• mempercepat proses.

Sedangkan Willem Siahaya, menjelaskan bahwa tujuan dari e-Procurement adalah :

• meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.
• meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha.
• meningkatkan tingkat efisiensi proses pengadaan.
• mendukung proses monitoring dan audit.
• memenuhi kebutuhan akses informasi.

Baca juga : Telemarketing

Manfaat E-Procurement. Berdasarkan tujuannya tersebut, e-Procurement mempunyai manfaat sebagai berikut :

• pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dapat berjalan secara transparan, adil, dan persaingan antar penyedia barang dan jasa terjadi secara sehat.
• menumbuhkan peran aktif masyarakat dalam pelaksanaan pengadaan bawang dan jasa, karena adanya kemudahan bagi masyarakat untuk mendapatkan informasi.
• menghindarkan adanya KKN dalam proses pengadaan barang dan jasa, karena semua peserta pengadaan barang dan jasa dapat saling mengawasi.
• tercapainya mutu produk, waktu pelaksanaan, manfaat dana, sumber daya manusia, dan teknologi dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
• mereduksi tenaga sumber daya manusia, menghemat biaya penyelenggaraan pelelangan, dan mengoptimalkan waktu pelaksanaan.
• mudah dalam mempertanggung-jawabkan masalah keuangan.

Menurut Sutedi, manfaat dari pelaksanaan e-Procurement adalah :

• pelaksanaan proses lelang dapat berlangsung secara efektif, efisien, terbuka, transparan, adil dan tidak diskriminatif, serta akuntabel.
• menciptakan transparansi dan meminimalisir terjadinya praktik KKN dalam lelang pengadaan barang dan jasa yang dapat merugikan keuangan negara.

Baca juga : Pengertian Supplier, Ciri-Ciri, Jenis, Fungsi, Dan Kriteria Supplier

Metode E-Procurement. Beberapa metode yang dapat digunakan dalam e-Procurement adalah sebagai berikut :

• e-Tendering, yaitu tata cara pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia atau pemasok yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik. Penyedia barang dan jasa hanya berhak menyampaikan satu kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan.
• e-Bidding, yaitu pelaksanaan pengadaan barang atau jasa dengan cara penyampaian informasi dan/atau data pengadaan dari penyedia barang dan jasa, di mulai dari pengumuman sampai dengan pengumuman hasil pengadaan barang dan jasa yang dilakukan melalui media elektronik antara lain dengan menggunakan media internet dan Electronic Data Interchange (EDI).
• e-Catalogue, yaitu sistem informasi elektronik yang memuat daftar katalog barang yang terdiri dari jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang dan jasa.
• e-Purchasing, yaitu metode pemilihan penyedia barang dan jasa melalui sarana e-Catalogue.
• e-Kontrak, yaitu aplikasi yang mencatat perjanjian tertulis antara Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dengan penyedia barang dan jasa atau pelaksana swakelola secara elektronik.
• e-Marketplace, yaitu pasar elektronik yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa pemerintah.

Baca juga : Pengertian Distributor, Ciri-Ciri, Fungsi, Tugas, Kelebihan Dan Kekurangan Distributor, Serta Perbedaannya Dengan Supplier

Tahap Penerapan E-Procurement. Secara umum, pelaksanaan e-Procurement dapat dibagi dalam empat tahap, sebagai berikut :

• Penayangan informasi, yang terdiri dari informasi umum dan paket pekerjaan.
• Pelaksanaan copy to internet (CTI), yaitu penayangan informasi, proses, dan hasil pengadaan barang dan jasa.
• Pelaksanaan semi e-procurement, yaitu pengadaan barang dan jasa yang sebagian prosesnya dilakukan melalui media internet secara interaktif antara peserta lelang dan panitia lelang.
• Pelaksanaan full e-procurement, yaitu proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan transaksi secara penuh melalui media internet. 

Baca juga : Manajemen Logistik (Logistics Management)

Prosedur Pelaksanaan E-Procurement. Mengutip dari laman LPSE (Layanan Pengadaan Barang Secara Elektronik), dijelaskan bahwa prosedur pelaksanaan e-Procurement adalah sebagai berikut :

1. Pengadaan.

• Pengguna anggaran melalui panitia pengadaan menetapkan paket pekerjaan dalam SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) dengan memasukkan : nama paket, lokasi, kode anggaran, target pelaksanaan dan kepanitiaan.
• Panitia pengadaan memasukkan paket pekerjaan dan harga perkiraan ke dalam SPSE.

2. Pengumuman Pelelangan.

• Setelah mendapatkan penetapan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), paket pekerjaan yang bersangkutan akan tercantum dalam website LPSE dan panitia pengadaan mengumumkan paket lelang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Masyarakat umum dapat melihat pengumuman pengadaan di website LPSE yang bersangkutan.

3. Pendaftaran Peserta Lelang.

• Penyedia barang dan jasa yang sudah mendapat hak akses dapat memilih dan mendaftar sebagai peserta lelang pada paket-paket pekerjaan yang diminati.
• Dengan mendaftar sebagai peserta lelang pada paket pekerjaan yang diminati maka penyedia barang dan jasa dianggap telah menyetujui pakta integritas.
• Dengan mendaftar sebagai peserta lelang pada paket pekerjaan yang diminati penyedia barang dan jasa dapat mengunduh dokumen pengadaan /lelang paket pekerjaan tersebut.

4. Penjelasan Pelelangan.

• Proses penjelasan pelelangan dilakukan secara online tanpa tatap muka melalui website LPSE yang bersangkutan.
• Jika dianggap perlu dan tidak memungkinkan memberikan informasi lapangan ke dalam dokumen pemilihan, panitia pengadaan dapat melaksanakan proses penjelasan di lapangan atau lokasi pekerjaan.

5. Penyampaian Penawaran.

• Penyedia barang dan jasa yang sudah menjadi peserta lelang dapat mengirimkan dokumen penawarannya dengan terlebih dahulu melakukan penyandian terhadap file penawaran dengan menggunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) yang tersedia dalam website LPSE.
• Pengguna wajib mengetahui dan melaksanakan ketentuan penggunaan APENDO yang tersedia dan dapat diketahui pada saat mengoperasikan APENDO.

6. Proses Evaluasi.

• Pada tahap pembukaan dokumen penawaran, panitia pengadaan dapat mengunduh dan melakukan deskripsi dokumen penawaran tersebut dengan menggunakan APENDO.
• Terhadap dokumen penawaran yang tidak dapat dibuka, panitia mewajibkan menyampaikan dokumen penawaran terenkripsi yang tidak dapat dibuka (deskripsi) kepada LPSE untuk dilakukan analisa dan bila dianggap perlu LPSE dapat menyampaikan dokumen dokumen penawaran tersebut kepada Direktorat e-Procurement LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah).
• Panitia pengadaan dimungkinkan melakukan pemunduran jadwal pada paket pekerjaan tersebut.
• Proses evaluasi (administrasi dan teknis, harga, kualifikasi) terhadap dokumen penawaran dilakukan secara manual (offline) di luar SPSE, dan selanjutnya hasil evaluasi tersebut dimasukkan ke dalam SPSE.
• Proses evaluasi kualifikasi dapat dilakukan dengan meminta dan memeriksa semua dokumen asli calon pemenang lelang.

7. Lelang Gagal dan Pelelangan Ulang.

• Dalam hal ini, panitia pengadaan memutuskan untuk melakukan pelelangan ulang, maka terlebih dahulu panitia pengadaan harus membatalkan proses lelang paket pekerjaan yang sedang berjalan (pada tahap apapun) pada SPSE dan memasukkan alasan penyebab pelelangan harus diulang.
• Informasi tentang pelelangan ulang ini secara otomatis akan terkirim melalui e-mail kepada semua peserta lelang paket pekerjaan tersebut.

8. Pengumuman Pemenang.

Pengumuman calon pemenang lelang pada tahap pengumuman pemenang dan PPK telah menetapkan pemenang lelang suatu paket pekerjaan. SPSE secara otomatis akan menampilkan informasi pengumuman pemenang paket pekerjaan dan juga mengirim informasi ini melalui e-mail kepada seluruh peserta lelang paket pekerjaan tersebut.

9. Sanggah.

• Peserta lelang hanya dapat mengirimkan satu kali sanggahan kepada PPK suatu paket pekejaan yang dilakukan secara online melalui SPSE.
• SPSE memungkinkan PPK untuk melakukan jawaban terhadap sanggahan peserta lelang yang dikirimkan setelah batas akhir waktu sanggah.

10. Pasca Pengadaan.

• Proses pengadaan suatu paket selesai apabila PPK telah menetapkan pemenang lelang dan panitia pengadaan mengirimkan pengumuman pemenang lelang kepada peserta lelang melalui SPSE serta masa sanggah telah dilalui.
• SPSE secara otomatis akan mengirim pemberitahuan kepada pemenang lelang dan meminta untuk menyelesaikan proses selanjutnya yang pelaksanaannya di luar SPSE.
• Dengan selesainya proses pengadaan melalui SPSE, PPK wajib membuat dan menyampaikan surat penetapan pemenang kepada pemenang lelang secara tertulis.
• Disertai dengan dokumen asli penawaran paket pekerjaan tertentu, pemenang lelang melakukan penanda-tanganan kontrak dengan pejabat terkait yang dilakukan di luar SPSE.
• Pemenang lelang wajib menyelesaikan proses pengadaan di luar SPSE dengan pejabat Kemeterian/Lembaga/Pemerintah Daerah terkait.
• Pengguna dan masyarakat pada akhir proses pengadaan dapat mengetahui pemenang lelang paket pekerjaan tertentu melalui website LPSE terkait.

Baca juga : Pengertian Logistik, Tujuan, Manfaat, Dan Aktivitas Logistik

Perbedaan E-Procurement dan Procurement (Pengadaan) Secara Manual. Terdapat beberapa hal yang membedakan antara e-Procurement dan procurement secara manual. Perbedaan dimaksud dalam dilihat dalam beberapa hal, sebagai berikut :

1. Pembuatan user ID dan password untuk Panitia Pengadaan Barang dan Jasa (PPBJ) :

• e-Procurement : Panitian Pengadaan Barang dan Jasa (PPBJ) mengajukan pembuatan user ID dan password kepada admin agency.
• procurement secara manual : tidak ada.

2. Penyusunan jadwal dan dokumen pengadaan :

• e-Procurement : jadwal dan dokumen pengadaan barang dan jasa yang telah disusun oleh PPBJ disampaikan kepada PPK agar disetujui PPK, yang dilakukan melalui komunikasi online.
• procurement secara manual :  jadwal dan dokumen pengadaan yang telah disusun oleh PPJB disampaikan kepada PPK, untuk ditanda-tangani PPK.

3. Penetapan harga perkiraan sementara :

• e-Procurement : dilakukan oleh PPK.
• procurement secara manual : dilakukan oleh PPBJ.

4. Pengumuman pelelangan :

• e-Procurement : melalui website instansi, aplikasi SPSE, dan portal pengadaan nasional.
• procurement secara manual : melalui website instansi dan media cetak.

5. Pendaftaran lelang dan pengambilan dokumen pengadaan oleh peserta lelang :

• e-Procurement : pendaftaran melalui aplikasi SPSE, dokumen pengadaan dapat di-download melalui aplikasi SPSE.
• procurement secara manual : datang langsung (tatap muka).

6. Penjelasan pekerjaan (aanwijzing) dan pengambilan berita acara aanwijzing :

• e-Procurement : melalui komunikasi atau tanya jawab online pada aplikasi SPSE. Berita acara aanwijzing dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi SPSE.
• procurement secara manual : datang langsung (tatap muka).

Baca juga : Uang Elektronik (E-Money)

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian e-procuremen (pengadaan barang dan jasa secara elektronik), tujuan, manfaat, metode, tahapan, dan proses pelaksanaan e-procurement, serta perbedaan antara e-procurement dan procurement secara manual.

Semoga bermanfaat.