Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resource Planning)

Satu hal yang sangat penting yang harus dimiliki oleh suatu perusahaan dalam upayanya mencapai tujuan perusahaan adalah sumber daya manusia, yaitu individu produktif yang bekerja sebagai penggerak suatu perusahaan, yang memiliki fungsi sebagai aset sehingga harus terus dilatih dan dikembangkan kemampuannya. Sumber daya manusia dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : 

• sumber daya manusia makro, adalah jumlah penduduk dalam usia produktif yang ada dan tinggal dalam suatu wilayah atau negara tertentu.
• sumber daya manusia mikro, adalah individu yang bekerja dalam suatu perusahaan.

Untuk mengatur hubungan antar sumber daya manusia sebagai tenaga kerja dalam suatu perusahaan sehingga tercapai suatu keselarasan dan tidak terjadi tumpang tindih dalam menjalankan tugas dan fungsi-nya dalam perusahaan dimaksud, dibutuhkan suatu ilmu yaitu manajemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia adalah suatu ilmu mengenai cara-cara mengatur interaksi, hubungan dan peran dari sumber daya manusia atau tenaga kerja agar dapat berjalan secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan dari perusahaan. Sedangkan untuk dapat mencapai tujuan dari perusahaan dimaksud, manajemen sumber daya manusia mempunyai beberapa fungsi, salah satu diantaranya adalah fungsi perencanaan, yaitu upaya sadar dalam pengumpulan ketetapan yang telah diperhitungkan dengan matang, perihal yang akan dilakukan di masa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Baca juga : Pengertian, Fungsi, Dan Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia

Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia. Secara sederhana, perencanaan sumber daya manusia atau human resource planning dapat diartikan sebagai proses perencanaan strategis untuk mengoptimalkan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia juga dapat berarti proses peramalan sistematis yang menghubungkan kebutuhan sumber daya manusia suatu perusahaan dengan rencana strategis-nya untuk memastikan bahwa tenaga kerja yang ada memadai, baik kualitas maupun kuantitas-nya, dalam usaha mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia tidak hanya memikirkan kebutuhan akan tenaga kerja, tetapi juga menekankan pada penempatan tenaga kerja yang tepat pada pekerjaan yang tepat. Perencanaan sumber daya manusia harus berfokus pada pengembangan keterampilan tenaga kerja yang ada melalui program pelatihan yang diadakan secara intensif dan interaktif, sehingga para tenaga kerja dapat dibekali dengan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Selain itu, pengertian perencanaan sumber daya manusia juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah sebagai berikut :

• William B. Werther dan Keith Davis, dalam bukunya yang berjudul "Human Resources and Personal Management", menyebutkan bahwa perencanaan sumber daya manusia adalah suatu perencanaan yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai (demand) dan ketersediaan (supply) pada masa yang akan datang, baik jumlah maupun jenisnya sehingga departemen sumber daya manusia dapat merencanakan pelaksanaan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktivitas lain dengan baik.
• Robert L. Mathis dan Jhon H. Jackson, dalam bukunya yang berjudul "Human Resource Management (Manajemen Sumber Daya Manusia)", menyebutkan bahwa perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi tersedianya dan kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga perusahaan tersebut dapat mencapai tujuan.

Baca juga : Pengertian Dan Fungsi Sumber Daya Manusia

Syarat-Syarat Perencanaan Sumber Daya Manusia. Dalam membuat suatu perencanaan sumber daya manusia dibutuhkan beberapa syarat, yaitu :

• mengetahui secara pasti masalah yang direncanakan.
• mampu membaca situasi  akan kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan masa yang akan datang.
• mampu memperkirakan peningkatan sumber daya manusia dan teknologi masa depan.
• mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang sumber daya manusia dalam perusahaan secara lengkap.
• mempunyai pengalaman yang cukup tentang analisis pekerjaan, kondisi perusahaan, dan persediaan sumber daya manusia.
• mengetahui dan memahami peraturan dan kebijakan pemerintah, khususnya yang menyangkut tenaga kerja.

Baca juga : Pengertian Penyusunan Personalia (Staffing)

Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia. Beberapa faktor yang mempengaruhi dan menjadi pertimbangan dalam perencanaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

• pertumbuhan dan perkembangan perusahaan. Dalam membuat perencanaan sumber daya manusia harus mempertimbangkan faktor pertumbuhan dan perkembangan perusahaan, baik dalam kaitannya dengan kebutuhan tenaga kerja, finansial, maupun rencana perusahaan dalam melakukan ekspansi.
• perubahan yang mungkin terjadi. Dalam membuat perencanaan sumber daya manusia juga harus dipikirkan bagaimana mengantisipasi perubahan-perubahan, baik dari dalam ataupun dari luar perusahaan, yang mungkin terjadi. Sehingga diharapkan departemen sumber daya manusia memiliki fleksibilitas dalam memenuhi dengan baik kebutuhan perusahaan.
• teknologi. Dalam membuat perencanaan sumber daya manusia harus juga memahami pentingnya fungsi dan peran teknologi dalam operasional perusahaan.  

Baca juga : Kualitas Sumber Daya Manusia

Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia. Bagi suatu perusahaan, adanya perencanaan sumber daya manusia mempunyai manfaat yang besar. Manfaat perencanaan sumber daya manusia dimaksud adalah :

• membantu departemen sumber daya manusia dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, dan menentukan kebutuhan tenaga kerja dalam berbagai kualifikasi, serta mengembangkan kompetensi tenaga kerja yang telah dipunyai oleh perusahaan.
• memudahkan departemen sumber daya manusia dalam menemukan kandidat tenaga kerja yang dibutuhkan yang sesuai dengan pekerjaan yang ada.

Baca juga : Modal Intelektual (Intellectual Capital)

Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia. Tujuan dari diadakannya perencanaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

• menjamin ketersediaan tenaga kerja, baik di masa kini maupun di masa yang akan datang, sehingga setiap bidang pekerjaan tetap ada yang mengerjakannya.
• mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi antar tenaga kerja sehingga produktivitas kerja meningkat.
• menghindari terjadinya mis-manajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan fungsi dan tugas tenaga kerja.
• menentukan kualitas dan kuantitas tenaga kerja yang akan menduduki suatu jabatan atau posisi dalam perusahaan.
• menjadi pedoman dalam menetapkan program rekrut, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, penilaian dan pemberhentian karyawan.

Baca juga : Pengertian Manajemen Personalia

Tahapan Perencanaan Sumber Daya Manusia. Beberapa tahapan yang harus dilalui dalam membuat perencanaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

1. Menganalisis Tujuan Perusahaan.

Pada tahap ini, manajemen perusahaan akan melakukan analisis tentang tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan. Untuk mempermudah kegiatan analisis, tujuan perusahaan akan diuraikan menjadi beberapa tujuan yang lebih fokus sehingga akan memudahkan dalam distribusi tanggung jawab kepada unit-unit kerja yang bersangkutan. Pemisahan tujuan dan rencana keseluruhan ini akan menyediakan informasi dan penilaian akan kebutuhan sumber daya manusia untuk setiap kegiatan dan yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja atau departemen.

2. Melakukan Inventarisasi Sumber Daya Manusia.

Pada tahap ini, manajemen perusahaan mengumpulkan dan mencatat informasi-informasi lengkap tentang sumber daya manusia yang tersedia dalam perusahaan berdasarkan pada analisis tujuan perusahaan tersebut di atas.  Inventarisasi sumber daya manusia tidak hanya sebatas pada sumber daya manusia yang ada pada internal perusahaan, tetapi juga harus mempertimbangkan sumber daya manusia yang berasal dari sumber eksternal, seperti kandidat yang dapat direkrut sebagai tenaga kerja dan juga kandidat dari agen penyedia tenaga kerja.

3. Perkiraan Permintaan dan Pasokan Sumber Daya Manusia.

Pada tahap ini, manajemen perusahaan akan memperkirakan kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang diperlukan untuk masa yang akan datang. Perusahaan akan mempertimbangkan beberapa hal, yaitu :

• apakah perlu adanya penambahan tenaga kerja. 
• apakah perlu meningkatkan produktivitas dan kemampuan tenaga kerja saat ini melalui pelatihan dan pengembangan keterampilan. 
• apakah ada kandidat-kandidat yang berpotensi untuk direkrut menjadi tenaga kerja untuk mengisi pekerjaan-pekerjaan yang ada.

4. Memperkirakan Kesenjangan Sumber Daya Manusia.

Pada tahap ini, manajemen perusahaan akan mempelajari dan menilai perbandingan antara permintaan dan pasokan sumber daya manusia. Jika dinilai terjadi kekurangan sumber daya manusia, maka manajemen perusahaan dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut : 

• melakukan perekrutan tenaga kerja baru, atau ;
• melakukan peningkatan produktivitas dan kinerja dengan menggunakan tenaga kerja yang tersedia saat ini.

Tetapi jika dinilai terjadi kelebihan sumber daya manusia, maka perusahaan harus melakukan .

pemutusan hubungan kerja terhadap tenaga kerja.

5. Merumuskan Rencana Tindakan Sumber Daya Manusia.

Pada tahap ini, manajemen perusahaan akan merumuskan rencana tindakan sumber daya manusia yang dilakukan berdasarkan pada hasil perkiraan kesenjangan sumber daya manusia, yaitu kekurangan atau kelebihan tenaga kerja dalam perusahaan. 

6. Pemantauan, Pengendalian, dan Umpan Balik.

Pada tahap ini, manajemen perusahaan akan melakukan pemantauan terhadap penerapan rencana tindakan sumber daya manusia tersebut di atas, serta mengidentifikasi kelemahan-kelemahannya untuk dilakukan tindakan selanjutnya. Perbandingan antara rencana sumber daya manusia dengan penerapan aktual harus dilakukan untuk memastikan tindakan yang dilakukan tersebut telah sesuai dengan ketersediaan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk berbagai pekerjaan pada perusahaan yang bersangkutan. 

Baca juga : Pelatihan Manajemen (Management Trainee)

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian perencanaan sumber daya manusia (human resource planning), syarat-syarat, faktor yang mempengaruhi, manfaat, tujuan, serta tahapan perencanaan sumber daya manusia (human resource planning).

Semoga bermanfaat.