Benchmarking (Patok Duga) : Pengertian, Asas, Jenis, Manfaat, Dan Tahapan Benchmarking, Serta Kode Etik Benchmarking

Perubahan lingkungan makro ekonomi dan lingkungan mikro ekonomi telah memunculkan dinamika usaha yang fluktuatif. Perusahaan yang dapat tetap bertahan dalam menghadapi dinamika usaha yang fluktuatif tersebut adalah perusahaan yang mau belajar untuk terus berubah dengan cepat, efektif, dan terus berkembang menjadi lebih baik.

Adanya dinamika usaha yang fluktuatif dengan ditambah dengan globalisasi ekonomi membuat tingkat persaingan  usaha semakin tinggi dan kompleks. Untuk menghadapi hal tersebut, suatu perusahaan membutuhkan kinerja yang superior untuk mencapai dan mempertahankan keunggulan bersaing dengan kompetitornya. Untuk memiliki keunggulan bersaing tersebut serta untuk dapat mencapai kinerja perusahaan yang baik, maka dibutuhkan "benchmarking". 

Pengertian Benchmarking. Menurut pendapat J.G. Tatterson  dalam bukunya yang berjudul "Benchmarking Basics : Looking for A Better Way", menyebutkan bahwa dengan menggunakan benchmarking suatu perusahaan dapat melakukan pembandingan keunggulan bersaing antar perusahaan, dan hasil pembandingan tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk menciptakan keunggulan bersaing perusahaan itu sendiri. Lantas, apa yang dimaksud dengan benchmarking ? Secara umum, benchmarking atau dalam bahasa Indonesia disebut dengan "patok duga" atau "tolak ukur", dapat diartikan sebagai proses pengukuran kinerja (berupa layanan, produk, atau proses) suatu  perusahaan dengan cara membandingkannya dengan kinerja (berupa layanan, produk, atau proses) dari perusahaan lain yang dianggap terbaik di industri yang sama. Dalam ilmu manajemen, benchmarking diartikan dengan proses pengukuran kualitas kebijakan organisasi, produk program, strategi, dan lainnya dengan cara membandingkan dengan pesaing atau perusahaan lain pada industri yang sama, untuk memahami bagaimana dan bagian mana dari organisasi yang perlu berubah untuk meningkatkan kinerjanya.

Baca juga : Pengertian Ekonomi Mikro, Tujuan, Ruang Lingkup, Dan Analisa Ekonomi Mikro

 

Selain itu, pengertian benchmarking juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah sebagai berikut :

• Robert C. Camp, dalam bukunya yang berjudul "Benchmarking :  The Search for Industry Best Practices That Lead to Superior Performance", menyebutkan bahwa benchmarking  adalah proses pengukuran yang kontinyu menyangkut produk, jasa, dan praktik-praktik  terhadap kompetitor terbaik.
  
• Gregory H. Watson, dalam bukunya yang berjudul "Strategic Benchmarking", menyebutkan bahwa benchmarking adalah pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif yang unggul.
• B. Andersen dan P. Pettersen, dalam bukunya yang berjudul "The Benchmarking Handbook", menyebutkan bahwa benchmarking adalah proses pengukuran secara berkesinambungan dan membandingkan satu atau lebih bisnis proses perusahaan dengan perusahaan yang terbaik di proses bisnis tersebut, untuk mendapatkan informasi yang dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengimplementasikan peningkatan proses bisnis.

Baca juga : Pengertian Dan Tujuan Ekonomi Makro

Asas Benchmarking. Asas-asas yang berlaku dalam benchmarking adalah sebagai berikut :

• benchmarking merupakan kiat untuk mengetahui tentang bagaimana dan mengapa suatu perusahaan yang memimpin dalam suatu industri dapat melaksanakan tugas-tugasnya secara lebih baik dibandingkan dengan yang lainnya.
• fokus dari kegiatan benchmarking diarahkan pada praktik terbaik dari perusahaan lainnya. Ruang lingkupnya makin diperluas yaitu dari produk dan jasa menjalar ke arah proses, fungsi, kinerja organisasi, logistik, pemasaran, dan lain sebagainya. Benchmarking juga berwujud perbandingan yang terus-menerus dalam jangka waktu yang panjang tentang praktik dan hasil dari perusahaan yang terbaik dimanapun perusahaan itu berada.
• praktik benchmarking berlangsung secara sistematis dan terpadu dengan praktik manajemen lainnya, misalnya Total Quality Management (TQM), corporate reengineering, analisis pesaing, dan lain sebagainya.
• kegiatan benchmarking perlu keterlibatan dari semua pihak yang berkepentingan, pemilihan yang tepat tentang apa yang akan di-benchmarking-kan, pemahaman dari organisasi itu sendiri, pemilihan mitra yang cocok, dan kemampuan untuk melaksanakan apa yang ditemukan dalam praktik bisnis.

Baca juga : Pengertian Dan Ruang Lingkup Ilmu Ekonomi

Jenis Benchmarking. Benchmarking dapat dibedakan menjadi dua jenis yang didasarkan pada :

1. Subyek.

Berdasarkan subyek-nya, benchmarking terdiri dari :

• benchmarking internal, adalah jenis benchmarking dengan melakukan pembandingan antara operasi atau proses yang sejenis dalam suatu perusahaan. 
• benchmarking eksteral, adalah jenis benchmarking dengan melakukan pembandingan terhadap suatu perusahaan dengan perusahaan lain di industri yang sama. Benchmarking eksternal dapat dibagai menjadi dua, yaitu : 1. competitive benchmarking, maksudnya adalah suatu perusahaan membandingkan dirinya dengan perusahaan lain yang merupakan pesaing utama. 2. non competitive benchmarking, maksudnya adalah suatu perusahaan membandingkan dirinya dengan perusahaan lain yang bukan pesaing dan dari industri yang berbeda, yang meliputi : functional, yaitu membandingkan fungsi yang sama dari perusahaan yang berbeda pada berbagai industri, dan generic, yaitu membandingkan proses bisnis dasar yang cenderung sama pada setiap industri.

2. Obyek.

Berdasarkan obyek yang diamati, benchmarking terdiri dari :

• strategic benchmarking, adalah jenis benchmarking dengan melakukan pengamatan bagaimana suatu perusahaan mengungguli persaingannya.
• process benchmarking, adalah jenis benchmarking dengan melakukan pembandingan pada proses-proses kerja suatu perusahaan.
• functional benchmarking, adalah jenis benchmarking dengan melakukan pembandingan pada fungsional kerja tertentu dari suatu perusahaan untuk meningkatkan operasional pada fungsional tersebut.
• performance benchmarking, jenis benchmarking dengan melakukan pembandingan terhadap kinerja suatu perusahaan pada produk atau jasa.
• product benchmarking, jenis benchmarking dengan melakukan pembandingan terhadap produk pesaing dengan produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) produknya.
• financial benchmarking, jenis benchmarking dengan melakukan pembandingan atas kekuatan finansial untuk mengetahui daya saingnya.

Sedangkan menurut Alexander Hiam dan Charles Schewe dalam bukunya yang berjudul "The Portable MBA Pemasaran",  menyebutkan bahwa dalam pelaksanaannya dikenal empat jenis dasar dari benchmarking yaitu sebagai berikut :

• benchmarking internal, adalah pendekatan yang dilakukan dengan membandingkan operasi suatu bagian dengan bagian internal lainnya dalam suatu perusahaan.
• benchmarking kompertitif, adalah pendekatan yang dilakukan dengan mengadakan perbandingan dengan berbagai pesaing.
• benchmarking fungsional, adalah pendekatan dengan diadakan perbandingan fungsi atau proses dari perusahaan lain yang berada di berbagai industri, atau dengan kata lain dilakukan perbandingan dengan perusahaan atau industri yang lebih luas atau pemimpin industri untuk fungsi-fungsi yang sama.
• benchmarking generik, adalah pendekatan dengan diadakan perbandingan pada proses bisnis fundamental yang cenderung sama di setiap industri, atau dengan kata lain perbandingan fungsi-fungsi usaha atau proses yang sama dengan mengabaikan jenis industri.

Baca juga : Ruang Lingkup Dan Kebijakan Ekonomi Mikro

Manfaat Benchmarking. Benchmarking mempunyai beberapa manfaat diantaranya adalah sebagai berikut :

• peningkatan kinerja. Benchmarking memungkinkan suatu perusahaan untuk memilih dan menentukan suatu proses untuk meningkatkan kinerjanya. 
• perbaikan secara berkala. Selain untuk peningkatan kinerja perusahaan, benchmarking dapat digunakan sebagai acuan dalam perbaikan kinerja perusahaan secara berkala dan berkelanjutan.
• perencanaan dan penetapan sasaran. Hasil dari benchmarking dapat digunakan oleh perusahaan dalam menentukan tujuan dan metrik kinerja untuk meningkatkan kinerja.
• memahami kelebihan perusahaan. Benchmarking membantu perusahaan dalam mengidentifikasi posisi perusahaan dalam suatu industri tertentu. Dengan benchmarking, perusahaan dapat meningkatkan bidang bisnisnya serta mengungguli para pesaingnya.

Sedangkan menurut Joel E. Ross dalam bukunya yang berjudul "Total Quality Managemen", menyebutkan bahwa  manfaat dari benchmarking adalah sebagai berikut :

• perubahan budaya. Benchmarking memungkinkan perusahaan untuk menetapkan target kinerja baru yang realistis berperan meyakinkan setiap orang dalam organisasi akan kredibilitas target.
• perbaikan kinerja. Benchmarking membantu perusahaan mengetahui adanya gap-gap tertentu dalam kinerja dan untuk memilih proses yang akan diperbaiki.
• peningkatan kemampuan Sumber Daya Manusia. Dengan adanya benchmarking : akan memberikan dasar bagi pelatihan, karyawan menyadari adanya gap antara yang mereka kejakan dengan apa yang dikerjakan karyawan lain di perusahaan lain, serta adanya keterlibatan karyawan dalam memecahkan permasalahan sehingga karyawan mengalami peningkatan kemampuan dan keterampilan.

Baca juga : Pengertian, Dampak, Dan Teori Pembangunan Ekonomi

Tahapan Benchmarking. Secara umum, tahapan dalam benchmarking meliputi beberapa tahapan, yaitu :

• memahami secara detail proses produksi atau produksi saat ini.
• menganalisis proses produksi atau produk lainnya yang berkinerja baik.
• membandingkan proses produksi atau produk sendiri dengan proses produksi atau produk yang berkinerja baik.
• menerapkan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk mendekati proses produksi atau produk yang berkinerja baik tersebut.

Menurut B. Andersen dan P. Pettersen, tahapan benchmarking atau benchmarking whell meliputi :

1. Plan (Perencanaan). 

Pada tahap ini, aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan diantaranya adalah :

• melakukan penilaian performa periode yang telah berjalan. 
• menetapkan kinerja perusahaan yang akan dibandingkan dengan perusahaan yang dipilih menjadi acuan kinerja tersebut. 

Penilaian performa periode yang telah berjalan, berguna sebagai dasar untuk menentukan kinerja perusahaan yang akan di benchmark dengan perusahaan yang dipilih acuan kinerja perusahaan.

2. Search (Pencarian).

Pada tahap ini, aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan diantaranya adalah :

• mencari perusahaan yang potensial sebagai partner untuk melakukan benchmark. 
• melakukan pembandingan antara kandidat-kandidat tersebut, manakah perusahaan yang paling potensial sebagai mitra untuk melakukan benchmark. 
• melakukan kontak terhadap perusahaan yang paling potensial sebagai mitra benchmark untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut menerima untuk dilakukan benchmark.

3. Observe (Observasi).

Pada tahap ini, aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan diantaranya adalah mengumpulkan berbagai informasi mengenai faktor-faktor kunci sukses dari perusahaan yang mempunyai kinerja superior sebagai acuan kinerja perusahaan. Pengumpulan informasi ini dilakukan dengan beberapa cara, yaitu :

• melakukan observasi langsung ke perusahaan mitra benchmark.
• mencari informasi yang dibutuhkan, yang bisa dilakukan melalui internet.
• melakukan wawancara langsung dengan manajer perusahaan mitra benchmark tersebut.

4. Analyze (Menganalisa).

Pada tahap ini, aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan diantaranya adalah :

• melakukan analisa informasi yang telah dikumpulkan dari perusahaan yang dipilih sebagai acuan kinerja perusahaan untk melihat perbedaan kinerja dengan perusahaan tersebut. 
• melakukan analisa informasi mengenai faktor-faktor kunci sukses yang membuat perusahaan yang dipilih sebagai acuan kinerja perusahaan mempunyai kinerja superior.

sebagai dasar untuk menyusun program perbaikan kinerja perusahaan.

5. Adapt (Penyesuaian).

Pada tahap ini, aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan diantaranya adalah :

• menyusun program perbaikan kinerja perusahaan.
• mengimplementasikan program perbaikan kinerja perusahaan, agar memiliki kinerja superior seperti perusahaan yang dipilih sebagai acuan kinerja perusahaan.
• melakukan evaluasi terhadap program perbaikan kinerja perusahaan yang telah diimplementasikan.

Baca juga : Produk Domestik Dan Produk Nasional

Kode Etik Benchmarking. International Benchmarking Clearinghouse menetapkan suatu kode etik yang harus diikuti oleh perusahaan dalam kegiatan benchmarking. Kode etik benchmarking adalah sebagai berikut :

• prinsip legalitas. Diharuskan masing-masing peserta benchmarking untuk menghindari tindakan yang dapat menjadi penghambat kegiatan benchmarking maupun kegiatan pasca operasi benchmarking termasuk kegiatan perdagangan. 
• prinsip pertukaran. Perlu diadakan diskusi antar perusahaan dan mitra benchmarking untuk menghindari salah pengertian dan pemberian informasi yang sebanding.
• prinsip kerahasiaan. Setiap informasi yang diperoleh perusahaan dan benchmarking harus dijaga kerahasiaannya dan tidak dibenarkan memberikan informasi kepada pihak lain tanpa persetujuan dengan benchmarking.
• prinsip penggunaan. Informasi beberapa aspek yang diperoleh dan mitra benchmarking digunakan sebagai bahan perbaikan proses atau aspek-aspek dalam perusahaan.
• prinsip kontak pihak pertama. Kontak untuk minta bantuan kepada mitra benchmarking dilakukan melalui pimpinan atau manajer utama yang berwenang untuk mengambil keputusan, dan kemudian menghubungi bagian yang akan di-benchmarking.
• prinsip kontak pihak ketiga. Kepada pihak ketiga tidak dibenarkan memberikan informasi mengenai siapa peserta benchmarking.

Baca juga : Lingkungan Eksternal Mikro Dari Organisasi

Berkaitan dengan benchmarking tersebut, Roger Miliken berpendapat bahwa benchmarking merupakan "stealing shamelessly" yang maksudnya adalah mencuri tanpa rasa malu. Namun banyak ahli yang menentang pendapat dari Roger Miliken tersebut, diantaranya adalah Edwards Deming yang menyebutkan bahwa bagaimanapun benchmarking bukanlah sekedar metode menjiplak atau meniru dari perusahaan lain. Sedangkan Fred Bowers menyebutkan bahwa benchmarking merupakan proses belajar dari suatu perusahaan yang mencontoh proses belajar manusia atau perusahaan lainnya.

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian benchmarking (patok duga), asas, jenis, manfaat, dan tahapan benchmarking, serta kode etik benchmarking (patok duga).

Semoga bermanfaat.