Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen

Suatu organisasi dapat maju dan berkembang, selain membutuhkan sistem manajerial yang tertata dengan baik, juga membutuhkan seorang pimpinan yang mempunyai jiwa kepemimpinan yang kuat, mempunyai visi ke depan, berintegritas, dan menguasai atau ahli di bidangnya. Karena seorang pimpinan organisasi mempunyai kewajiban, untuk berusaha agar sumber daya terlindungi dan penggunaannya dilakukan hanya untuk mencapai target-target perusahaan secara efektif dan efisien.

Dalam usaha memenuhi kewajibannya tersebut, pimpinan organisasi memerlukan alat bantu yang harus diciptakan sesuai dengan kebutuhannya. Alat bantu yang dimaksud di atas bersifat mengarahkan semua kegiatan yang dilakukan oleh seluruh petugas untuk mencapai target-target perusahaan. Alat bantu yang diperlukan oleh seorang pimpinan organisasi (perusahaan) tersebut disebut sistem pengendalian manajemen.

Baca juga : Pengertian Pengendalian (Controlling), Obyek, Jenis, Manfaat, Prinsip, Dan Tahapan Dalam Pengendalian (Controlling)

Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen. Secara umum, sistem pengendalian manajemen mempunyai unsur-unsur sebagai berikut :

1. Organisasi.

Organisasi harus disusun sedemikian rupa sehingga mampu mengawasi dan mengoperasikan volume dan beban kerja operasi-operasi secara layak. Kemudian perlu diperoleh dan ditempatkan pegawai-pegawai yang memenuhi syarat yang secara jelas ditetapkan lebih dahulu tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. Dalam merencanakan suatu organisasi yang perlu diperhatikan mengenai prinsip dan faktornya adalah sebagai berikut :

• Struktur organisasi harus fleksibel hal ini dalam rangka untuk memungkinkan sinkronisasi perubahan struktur yang diperlukan .
• Unit organisasi harus disusun dalam rangka memperoleh efektivitas yang maksimal atas biaya yang minimal.
• Setiap pegawai diharuskan untuk mempertanggungjawabkan kepada atasannya mengenai cara pelaksanaan tanggung jawab olehnya dan juga mengenai hasil-hasil yang dicapai.
• Setiap pegawai diwajibkan untuk memahami undang-undang atau peraturan-peraturan yang memberikan kewenangan kepada perusahaan yang dicapai.
• Setiap tanggung jawab harus didefinisikan secara jelas sehingga tidak terjadi penyelewengan.
• Pendistribusian tanggung jawab harus dilaksanakan sehingga tidak terjadi bahwa hanya satu orang yang mengendalikan semua tahap dari setiap transaksi yang terjadi.
• Penerima wewenang harus diminta untuk melaksanakan tugas menurut ketentuan/peraturan yang berlaku.
• Di dalam pembagian fungsi, tugas, dan tanggung jawab harus dihindarkan terjadinya overlaping, duplikasi dan perikatan.

Baca juga : Arti Pentingnya Serta Sasaran Pengawasan Melekat

2. Kebijaksanaan.

Kebijaksanaan adalah pola perilaku yang telah ditentukan lebih dahulu, yang harus diperhatikan dalam melaksanakan kegiatan. Kebijaksanaan merupakan pernyataan niat manajemen untuk bertindak dengan cara-cara tertentu dalam keadaan tertentu. Kebijaksanaan dapat dirumuskan dalam setiap peraturan yang mengharuskan membimbing atau melakukan pembatasan pada tindakan. Ada beberapa prinsip yang harus dirumuskan dalam kebijaksanaan, yaitu :

• Harus selaras dengan kebijaksanaan umum pimpinan atau yang ditentukan pada tingkat-tingkat lebih tinggi.
• Harus dinyatakan secara jelas dan tertulis serta sistematis agar mudah dilaksanakan dan diawasi pelaksanaannya.
• Harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas agar usahanya dalam mencapai tujuan selalu sejalan dengan kebijaksanaan umum yang ditentukan.
• Harus disusun baik, agar dapat mendorong pelaksana kegiatan dengan cara yang efektif dan ekonomis serta menjamin dijaganya secara baik sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.
• Harus selalu dievaluasi secara periodik, supaya apabila direvisi dapat dilakukan secara cepat.

Baca juga : Pengawasan Melekat Sebagai Fungsi Manajemen

3. Prosedur.

Prosedur adalah metode-metode yang dipakai untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan kebijaksanaan yang ditentukan. Perlu diperhatikan prinsip-prinsip umum dalam menetapkan, memelihara, dan mengembangkan prosedur kerja agar pelaksanaan pekerjaan terus menerus berlangsung secara efektif dan efisien. Prinsip-prinsip dalam prosedur adalah :

• Harus dinyatakan secara jelas dalam bentuk tertulis dan disusun secara baik.
• Harus luwes dan tidak boleh terlalu terperinci agar para pelaksana dapat mengambil keputusan yang diperlukan dalam situasi di luar kebiasaan.
• Harus dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga pekerjaan seorang pegawai secara otomatis dicek oleh pegawai yang lain.
• Harus mengandung program pemeriksaan intern dan mengandung program usaha perbaikan secara terus menerus atau secara periodik.
• Harus bernilai ekonomis yaitu mengenai prosedur harus diusahakan agar pelaksanaannya semurah mungkin.

Baca juga : Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya

4. Perencanaan.

Setiap kegiatan perlu direncanakan lebih dahulu untuk menentukan kebutuhan organisasi atau unit-unitnya, baik mengenai tenaga maupun sumber daya lainnya serta menjabarkan kebutuhan tersebut. Yang perlu diperhatikan dalam penyusunan perencanaan adalah :

• Harus realistis dalam arti secara operasional memang dapat dilakukan atau dilaksanakan.
• Harus mempertimbangkan persyaratan dan keterbatasan yang dimiliki organisasi.
• Harus memuat pelaksanaan semua program dan operasi harus dilakukan seefisien mungkin dan seekonomis mungkin.
• Harus mempertimbangkan penggunaan semua sumber daya yang dimiliki organisasi secara efisien.

Baca juga : Macam-Macam Pengawasan

5. Pencatatan dan pelaporan.

Pencatatan adalah metode pengendalian finansial yang terpenting terhadap kegiatan dan sumber daya. Pencatatan juga merupakan landasan bagi pelaporan dan sarana bagi penilaian kegiatan. Dalam menyusun pola pencatatan dan pelaporan harus memperhatikan prinsip dasar yakni kemungkinan dapatnya mempertanggungjawabkan. Pelaporan diperlukan dalam setiap organisasi, yaitu memberikan informasi aktual tentang perkembangan peristiwa, kemajuan atau prestasi dan juga sebagai bahan bagi manajemen, artinya dalam sistem pelaporan yang baik menurut prinsip-prinsip :

• Harus dibuat sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diemban.
• Hanya diwajibkan melaporkan hal-hal yang menjadi tanggung jawabnya.
• Harus sederhana dan konsisten dengan sifat-sifat pokok persoalan.
• Harus dibandingkan antara biaya pengumpulan data dan biaya laporan dengan manfaatnya yang diperoleh dari laporan tersebut.
• Laporan kemajuan atau pelaksanaan harus memuat perbandingan dengan tolok ukur tertentu. Tolok ukur tersebut, yaitu standar biaya, standar kualitas dan kuantitas produksi, standar prestasi, jatah anggaran yang tersedia, dan pelaksanaan masa lalu.
• Kemajuan atas hasil pelaksanaan yang tidak dapat dilaporkan di dalam bentuk angka-angka, maka harus disusun untuk laporan yang menonjolkan kekecualian atau hal-hal yang memerlukan perhatian khusus dari yang dilapori.
• Laporan harus dibuat secara tepat waktu.

Baca juga : Mengapa Manajemen Diperlukan (Pengertian Dan Unsur Manajemen)

6. Pembinaan personil. 

Salah satu fungsi manajemen yang penting adalah memberikan tugas dan kewajiban para pegawai yang mampu melaksanakannya. Karena itu, dalam mencari atau merekrut para petugas atau tenaga kerja yang tepat harus ditempuh hal-hal sebagai berikut :

• Menentukan persyaratan pekerjaan yang harus dilakukan.
• Mengusahakan tenaga atau petugas yang memiliki kualifikasi yang diperlukan atau tenaga yang bisa dilatih untuk melaksanakan pekerjaan itu dengan memuaskan.

Baca juga : Klasifikasi Fungsi Manajerial Menurut Para Ahli

Apabila suatu organisasi dapat menciptakan dan menyusun suatu sistem pengendalian manajemen yang baik yang memenuhi unsur-unsur tersebut, maka akan memungkinkan timbulnya pengawasan yang efektif dan efisien.

Demikian penjelasan berkaitan dengan unsur-unsur sistem pengendalian manajemen.

Semoga bermanfaat.