Unsur-Unsur Sistem Pengawasan Melekat
Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu system, yang berarti suatu kesatuan atau himpunan yang terdiri dari berbagai bagian yang satu sama lain saling berhubungan secara teratur. Kata sistem sering juga digunakan dalam pengertian yang berbeda, seperti prosedur, metode, atau tata cara. Dalam berbagai bidang, kata sistem banyak digunakan, termasuk dalam pengawasan melekat.
 |
| gambar : kompasiana.com |
Untuk mencapai target-target organisasi secara efektif dan efisien, seorang pimpinan memerlukan alat bantu yang harus ada (diciptakan) sesuai dengan kebutuhannya, yang sifatnya adalah untuk mengarahkan semua kegiatan yang dilakukan oleh seluruh petugas demi tercapainya target-target tujuan organisasi.
Alat bantu yang dimaksud meliputi unsur-unsur yaitu struktur organisasi, perincian kebijaksanaan, rencana kerja, prosedur kerja, pencatatan hasil kerja, dan pembinaan personel. Semua unsur tersebut di atas disebut juga sebagai unsur-unsur pengawasan melekat.
1. Struktur Organisasi.
Struktur organisasi dibuat untuk memberikan kejelasan tentang pembagian tugas, fungsi, wewenang, tanggung jawab, serta hubungannya antara satu dengan yang lain. Untuk memperoleh kejelasan, perlu dibuat :
- Bagian organisasi sesuai ketetapan yang berlaku, yang menggambarkan antara lain : kedudukan setiap unit dan petugas dalam susunan suatu satuan organisasi, tugas pokok dan fungsi, serta hubungan antara setiap unit dan petugas.
- Rumusan tugas dan fungsi setiap unit.
- Uraian jabatan yang menggambarkan, antara lain nama jabatan, tugas-tugas yang harus dilakukan, dan persyaratan jabatan yang harus dipenuhi.
Pengawasan terjadi secara otomatis karena adanya struktur organisasi. Pengawasan ini melekat pada pengawasan melekat. Makin baik struktur organisasi, makin baik pula pembagian tanggung jawab dapat dilakukan dan karena itu akan lebih baik pula pengawasan melekat yang akan timbul.
2. Kebijaksanaan Pelaksanaan.
Kebijaksanaan adalah pola perilaku yang telah ditentukan lebih dahulu, yang harus diperhatikan dalam melaksanakan kegiatan. Kebijaksanaan merupakan pernyataan niat manajemen organisasi untuk bertindak dengan cara-cara tertentu dalam keadaan tertentu.
Setiap pimpinan instansi atau unit kerja dalam rangka pelaksanaan tugasnya wajib menyusun kebijaksanaan pelaksanaan sebagai pegangan bagi setiap pelaksana dalam instansi atau unit kerjanya. Kebijaksanaan pelaksanaan yang dibuat oleh setiap pimpinan hendaknya :
- Berdasarkan kebijaksanaan yang lebih tinggi.
- Tidak boleh bertentangan dengan kebijaksanaan yang lebih tinggi dan yang setingkat dalam masalah yang sama.
- Merupakan penjabaran kebijaksanaan yang lebih tinggi.
- Tertulis dan terperinci.
- Sistematis dan konsisten.
- Diorentasikan pada penyelesaian tugas secara efisien dan efektif.
Kebijaksanaan memuat unsur pengawasan yaitu pengawasan untuk tidak melakukan hal-hal yang bertentangan dengan kebijaksanaan yang lebih tinggi. Pengawasan tersebut melekat pada kebjaksanaan tersebut. Pengawasan yang timbul secara otomatis inilah yang disebut pengawasan melekat. Makin baik kebijaksanaan disusun, makin baik pula mutu pengawasan melekat.
3. Prosedur Kerja.
Prosedur kerja disusun untuk memberikan petunjuk yang jelas tentang langkah-langkah yang harus ditempuh dalam menyelesaikan kegiatannya. Untuk memperoleh kejelasan maka prosedur kerja perlu :
- Tertulis dan disusun berdasarkan peraturan perundang-undangan dan kebijaksanaan yang ada.
- Khusus prosedur yang berkaitan dengan perijinan dan pelayanan kepada masyarakat harus diinformasikan kepada masyarakat dan pihak-pihak yang berkepentingan.
- Sederhana dan mudah dimengerti oleh pihak pengguna.
- Skematis dengan menggunakan simbol-simbol tertentu.
- Menjamin kelancaran, ketepatan dan kecepatan, jika perlu dilakukan pelimpahan wewenang satu pintu atau satu atap.
- Dapat mencegah terjadinya biaya tinggi dan penyimpangan atau penyalahgunaan.
Suatu prosedur yang baik akan dapat menguraikan terjadinya kekeliruan dan kecurangan. Pengawasan yang timbul secara otomatis tersebut melekat pada prosedur yang berlaku, karena itu disebut pengawasan melekat.
4. Rencana Kerja.
Rencana kerja disusun untuk memberikan kejelasan tentang tujuan, sasaran, cara pelaksanaan, waktu, sumber-sumber yang diperlukan. Untuk memperoleh kejelasan, maka rencana kerja perlu :
- Diikuti dengan program kerja.
- Disusun dengan memperhitungkan kemungkinan pelaksanaan, tersedianya anggaran, tenaga fasilitas dan waktu yang tersedia.
- Luwes, dalam arti dapat dilakukan perubahan-perubahan sesuai dengan perkembangan keadaan.
- Dalam penyusunannya sejauh mungkin mengikut sertakan pihak-pihak yang terlibat.
Suatu perencanaan yang baik akan memuat rencana pelaksanaan suatu program atau operasi secara efisien dan ekonomis. Dengan melaksanakan rencana itu telah terjadi pengawasan secara otomatis yaitu mengawasi agar jumlah dan harga sumber daya yang dipakai selalu efisien dan ekonomis. Ketentuan tersebut mengandung unsur pengawasan yang disebut pengawasan melekat.
Baca juga : Pengertian Pengawasan Masyarakat
5. Pencatatan dan Pelaporan.
Pencatatan hasil kerja dan pelaporan disusun untuk memberikan kejelasan tentang semua informasi tentang pelaksanaan tugas, baik yang menyangkut kemajuan maupun hambatan-hambatan untuk mengendalikan pelaksanaan kegiatan. Untuk memperoleh kejelasan, maka pencatatan hasil kerja dan pelaporan perlu :
- Berdasarkan fakta.
- Melalui prosedur kerja yang telah ditentukan.
- Tepat waktu dan teratur.
- Mencakup semua aspek pelaksanaan yang diperlukan.
- Meliputi tahapan dan waktu yang ditetapkan.
Misalnya dalam hal ditentukannya kualifikasi dalam penerimaan pegawai suatu instansi, telah timbul pengawasan secara otomatis, yaitu pengawasan agar hanya pelamar yang diperlukan dan akan dapat melaksanakan pekerjaan saja yang diterima. Pengawasan ini disebut pengawasan melekat.
6. Pembinaan Personil.
Pembinaan personil dilakukan untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja, disiplin dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawab dan tidak mempunyai sikap dan tindakan yang bertentangan dengan maksud serta kepentingan tugas. Untuk memperoleh kejelasan maka pembinaan personil perlu :
- Didasarkan pada perencanaan sumber daya manusia yang matang.
- Terus menerus dan berkesinambungan.
- Diarahkan pada peningkatan prestasi, dedikasi dan partisipasi aktif dengan memperhatikan kemungkinan penerapan sanksi dan pemberian penghargaan.
- Dilaksanakan secara manusiawi.
Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan pelaksanaan pengawasan melekat, hendaknya digunakan formulir dan alat standar kerja tertentu. Untuk memperoleh kejelasan, formulir-formulir dan lain-lain alat standarisasi kerja perlu sederhana dan mudah dimengerti, mencakup unsur-unsur yang diperlukan, dan adanya keseragaman pola.
Semoga bermanfaat.
