Prosedur : Pengertian, Sifat Dan Ciri-Ciri, Karakteristik, Jenis, Dan Manfaat Prosedur, Serta Prinsip Prosedur Pengertian Prosedur. Secara etimologi, istilah prosedur merupakan adaptasi dari bahasa Inggri, yaitu “procedure” yang berarti cara atau tata cara. Dalam Kamus Manajemen, disebutkan bahwa prosedur adalah tata cara melakukan pekerjaan yang telah dirumuskan dan diwajibkan. Biasanya prosedur meliputi : bagaimana, bilamana, dan oleh siapa tugas harus diselesaikan.
- n tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.
- metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.
Secara terminologi, istilah “prosedur” dapat diartikan sebagai suatu urutan kegiatan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang disusun untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi organisasi yang terjadi berulang-ulang. Pada umumnya, pekerjaan klerikal terdiri dari penulisan, pemberian kode, pembandingan, penggandaan, pemilihan, perhitungan, dan pembuatan daftar. Prosedur juga berarti suatu proses, langkah-langkah atau tahapan-tahapan dari serangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur juga biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen di dalam organisasi.
Dengan kata lain, prosedur atau tata cara merupakan serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama. Misalnya : Prosedur Kesehatan dan Keselamatan Kerja.
Baca juga : Standar Operasional Prosedur (SOP)
Selain itu, pengertian prosedur juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :
- Mulyadi, dalam “Sistem Akuntansi”, menyebutkan bahwa prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
- Zaki Baridwan, dalam “Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode”, menyebutkan bahwa prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (klerikal), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sedang terjadi.”
- A.S. Moenir, dalam “Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia”, menyebutkan bahwa prosedur adalah suatu rangkaian tindakan, langkah atau perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang untuk dapat mencapai suatu tahap tertentu dalam hubungan pencapaian tujuan akhir.
- M.C. Maryati, dalam “Manajemen Perkantoran Efektif”, menyebutkan bahwa prosedur adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, untuk mengendalikan pelaksanaan kerja agar efisiensi organisasi tercapai dengan baik dibutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur kerja. Lebih lanjut, M.C. Maryati menjelaskan bahwa dalam sebuah prosedur terdapat langkah-langkah yang saling berkaitan satu sama lain, langkah-langkah ini akan menjadi petunjuk dalam menyelesaikan permasalahan pada suatu pekerjaan.
Sifat dan Ciri Prosedur. Menurut Moekijat, dalam “Manajemen Kepegawaian”, sifat dan ciri-ciri prosedur adalah sebagai berikut :
1. Sifat prosedur.
Sifat dari prosedur adalah :
- terdapat dalam tiap bagian organisasi.
- merupakan salah satu macam rencana yang penting.
- biasanya dipandang sebagai penerapan pekerjaan yang sifatnya berulang.
- diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah prosedur guna menjamin agar hasil akhir dicapai seperti yang diinginkan.
2. Ciri-ciri prosedur.
Ciri-ciri dari prosedur adalah :
- harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup mengenai situasi tertentu, tidak didasarkan atas dugaandugaan atau keinginan-keinginan.
- harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih memiliki fleksibilitas.
- harus mengikuti zaman (up-to-date)
Karakteristik Prosedur. Prosedur memiliki beberapa karakteristik. Mulyadi menjelaskan bahwa karakteristik dari prosedur adalah :
- membuat tercapainya suatu organisasi yang diinginkan pada perusahaan.
- prosedur dapat membuat kontrol yang baik dan membutuhkan biaya yang semaksimal mungkin.
- memperlihatkan rangkaian yang logis dan sederhana.
- memperlihatkan penentuan, ketetapan dan tanggung jawab.
- memperlihatkan tidak ada keterlambatan atau gangguan.
- menjauhi terjadinya penyimpangan.
Baca juga : Pengertian Perusahaan Dan Pekerjaan
Jenis Prosedur. Prosedur dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. A.S. Moenir menjelaskan bahwa prosedur dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
1. Prosedur Umum.
Prosedur umum merupakan prosedur-prosedur yang menyangkut bidang pekerjaan yang bersifat umum (general) dan berlaku secara nasional yang menjadi tanggung jawab manajer atas. Prosedur umum ini kadang-kadang demikian luas berlakunya sehingga melampaui batas-batas nasional.
2. Prosedur Khusus.
Prosedur khusus atau prosedur local merupakan prosedur yang dibuat dan hanya berlaku secara local artinya untuk lingkungan tertentu, yang menjadi tanggung jawab manajer di tempat itu, (atas, menengah, atau bawah tergantung luas lingkup prosedur itu).
Dalam kaitannya dengan “pemetaan proses bisnis”, berdasarkan fungsinya, prosedur dalam suatu organisasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu :
1. Proses Manajemen.
Proses manajemen meliputi :
- prosedur perencanaan bisnis.
- prosedur tinjauan manajemen.
- prosedur internal audit.
- prosedur corrective dan preventive action.
- prosedur continuous improvement.
- prosedur customer satisfaction.
2. Proses Realisasi Produk.
Proses realisasi produk meliputi :
- prosedur penjualan.
- prosedur pembelian.
- prosedur perencanaan mutu.
- prosedur perencanaan produksi.
- prosedur produksi.
- prosedur penyimpanan.
- prosedur pengendalian produk tidak sesuai, dan lain sebagainya.
3. Proses Pendukung.
Proses pendukung meliputi :
- prosedur recruitment.
- prosedur corrective maintenance.
- prosedur pelatihan.
- prosedur pengendalian dokumen.
- prosedur pengendalian record.
- prosedur pembuatan program aplikasi.
- prosedur back up data.
- prosedur pengendalian alat ukur dan uji.
Baca juga : Pengertian Manajemen Operasional, Ciri-Ciri, Tujuan, Dan Pengambilan Keputusan Dalam Manajemen Operasional
Manfaat Prosedur. Prosedur memiliki beberapa manfaat. Mulyadi menjelaskan bahwa manfaat dari prosedur adalah :
- lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan di masa yang akan datang.
- mengubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas.
- adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana.
- membantu dalam usaha meningkatkan produktifitas kerja yang efektif dan efisien.
- mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan.
Sedangkan Sedermayanti, dalam “Tata Kerja dan Produktivitas Kerja: Suatu Tinjauan dari Aspek Ergonomi atau Kaitan antara Manusia dengan Lingkungan Kerja”, menjelaskan bahwa manfaat prosedur adalah :
- sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi dan kebijakan dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.
- mempersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatan, unsur kegiatan di dalam organisasi dan lain-lain.
- menentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat began prosedurnya.
- membuat daftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.
- dalam menetapkan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan erat yang keseluruhannya menuju satu tujuan.
- setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
- menetapkan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan bidang tugas tertentu.
- harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas dan selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
- menggunakan simbul dan skema atau bagan prosedur kerja dengan setepat-tepatnya untuk penerapan prosedur tertentu.
- untuk menjamin penerapan prosedur dengan tepat, maka perlu dipakai buku pedoman.
Prinsip Prosedur. Prosedur dilakukan dengan beberapa prinsip. M.C. Maryati menjelaskan bahwa prinsip-prinsip dalam prosedur kerja adalah sebagai berikut :
- prosedur kerja yang baik pronsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit.
- prosedur kerja yang baik, akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan.
- prosedur kerja yang ditetapkan telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu (menghemat gerakan atau tenaga).
- pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan.
- prosedur kerja dibuat fleksibel, artinya suatu prosedur bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.
- memperhatikan penggunaan alat-alat untuk menunjang terlaksananya suatu prosedur dan sebaiknya digunakan sesuai kebutuhan.
- sebuah prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan.
Baca juga : Pengertian Administrasi Dan Manajemen, Persamaan Dan Pebedaan, Serta Hubungan Diantara Keduanya
Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian prosedur, sifat dan ciri-ciri, karakteristik, jenis, dan manfaat prosedur, serta prinsip prosedur kerja.
Semoga bermanfaat.
