Standar Operasional Prosedur (SOP)

Dalam suatu perusahaan, instansi, atau dalam usaha bisnis apapun barang atau jasa, seringkali terjadi pergantian pegawai/pekerja, pelanggan, atau bahkan tempat dan peralatan kerja. Meskipun begitu, pengusaha atau pimpinan instansi harus dapat tetap memastikan keberlangsungan dan kestabilan dari pekerjaannya tersebut. Untuk itulah dibutuhkan prosedur operasional standar. Adanya prosedur operasional standar akan menciptakan kesinambungan dalam pekerjaan, karena prosedur operasional standar akan memastikan bahwa pekerjaan-pekerjaan dapat terus diselesaikan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Pengertian Standar Operasional Prosedur. Prosedur operasional standar atau sering disebut dengan standar operasional prosedur, yang dalam bahasa Inggris disebut dengan Standard Operating Procedure (SOP) merupakan dokumentasi tentang bagaimana proses bekerja. SOP merupakan satu kesatuan instruksi sebagai suatu petunjuk mengenai tata cara bekerja (menyelesaikan suatu pekerjaan) sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan telah terstandarisasi. Dalam "Business Dictionary", SOP diartikan sebagai suatu prosedur tertulis yang ditentukan untuk penggunaan berulang sebagai praktik, sesuai dengan spesifikasi yang disepakati yang bertujuan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Dalam sistem manajemen kualitas yang baik, selalu didasarkan pada SOP.

Baca juga : Pengertian Perusahaan Dan Pekerjaan

Selain itu, pengertian tentang SOP  dapat juga dijumpai dalam berbagai pendapat dari para ahli, diantaranya adalah sebagai berikut :

• Tjipto Atmoko, dalam bukunya yang berjudul "Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah", menyebutkan bahwa SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
• Annie Sailendra, dalam bukunya yang berjudul "Langkah-Langkah Praktis Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)", menyebutkan bahwa SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
• Moekijat, dalam bukunya yang berjudul "Administrasi Perkantoran", menyebutkan bahwa Sop adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
  

Baca juga : Fungsi Dan Tipe Rencana Dalam Manajemen

Bagian-Bagian Dalam Standar Operasional Prosedur. Untuk dapat menyusun suatu SOP yang baik, terlebih dahulu harus memahami bagian-bagian dalam SOP. Terdapat dua bagian utama dari SOP, yaitu sebagai berikut :

1. Elemen SOP.

SOP mempunyai beberapa elemen penting yang membuat SOP menjadi bermakna dan jelas. Elemen SOP dimaksud adalah :

• tujuan. Dalam SOP harus didefinisikan dengan jelas apa yang menjadi tujuan.Tujuan dimaksud harus dapat menjawab secara spesifik hal-hal yang berkaitan dengan untuk siapa SOP, bagaimana atau di mana menggunakan SOP, dan masalah apa yang akan diselesaikan dengan SOP.
• ruang lingkup. Ruang lingkup SOP meliputi penerapan dan penggunaan SOP, untuk siapa dan untuk kasus penggunaan bisnis apa yang dicakupnya.
  
• tanggung jawab. Berkaitan dengan siapa yang melakukan tugas, siapa yang mengawasi dan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa SOP selalu diperbaharui dan memperbaikinya.
• akuntabilitas. Dengan SOP seorang pimpinan dapat meminta pertanggungjawaban pegawai. Sehingga harus dipastikan implementasi prosedur dalam SOP dan siapa yang akan bertanggung jawab jika suatu prosedur tidak diikuti.
• prosedur. Prosedur merupakan inti dari SOP yang menentukan tugas mana yang perlu dilakukan dan bagaimana melakukannya. Prosedur mencakup semua langkah yang perlu diikuti oleh pegawai.

2. Atribut SOP.

Terdapat beberapa atribut SOP, yang pada umumnya diletakkan pada bagian paling atas dari badan SOP. Beberapa atribut dimaksud adalah :

• judul, berisi judul SOP.
• nama penyusun, menyebutkan siapa saja yang bertanggung jawab menyusun SOP.
• waktu berlaku, merupakan jangka waktu berlakunya SOP.
• nomor, merupakan nomor SOP.
• jumlah revisi, merupakan bagian yang berisi nomor SOP.
• nomor halaman, yang menunjukkan jumlah halaman SOP.
• pengesahan, yang menunjukkan bukti jika SOP telah disahkan dan diimplementasikan.

Baca juga : Struktur Organisasi : Pengertian, Komponen, Elemen, Jenis, Dan Fungsi Struktur Organisasi

Tujuan Standar Operasional Prosedur. Secara umum tujuan SOP adalah memberikan pedoman atau acuan tentang standar baku mengenai prosedur dalam bekerja. Menurut Indah Puji Hartatik dalam bukunya yang berjudul "Buku Praktis Mengembangkan Sumber Daya Manusia", disebutkan bahwa tujuan dari SOP adalah sebagai berikut :

• menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu serta kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
• sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja dan supervisor,
• menghindari kegagalan atau kesalahan, konflik, keraguan, duplikasi, serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
• sebagai parameter untuk menilai mutu pelayanan.
• untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
• menjelaskan alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
• sebagai dokumen untuk menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja apabila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administrasi lainnya.
• sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
• sebagai dokumen sejarah jika telah dibuat revisi SOP yang baru.

Baca juga : Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen

Fungsi Standar Operasional Prosedur. Fungsi dari disusunnya sebuah SOP adalah sebagai berikut :

• untuk memperlancar tugas karyawan atau tim dalam bekerja.
• sebagai dasar hukum atau tindakan jika terjadi penyimpangan.
• mendeteksi dengan pasti adanya hambatan-hambatan dalam bekerja.
• mengarahkan karyawan untuk disiplin dalam bekerja.
• sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Baca juga : Hak Dan Kewajiban Pejabat Pemerintah Dan Kewenangan Pemerintah

Manfaat Standar Operasional Prosedur. Sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara/Permenpan Nomor : PER/21/M-PAN/11/2008, secara umum SOP mempunyai manfaat sebagai berikut :

• sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
• membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
• meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
• menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi uasaha yang telah dilakukan.
• menciptakan bahan-bahan training yang dapat membatu pegawai bau untuk cepat melakukan tugasnya.
• menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
• menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
• menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
• membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Mejamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi. 

Baca juga : Pelatihan Manajemen (Management Trainee)

Menyusun Standar Operasional Prosedur. Banyak cara yang dapat digunakan dalam menyusun suatu SOP. Hal penting yang harus diperhatikan dalam menyusun SOP sehingga menghasilkan SOP yang baik adalah SOP yang disusun tersebut harus memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :

• kemudahan dan kejelasan.
• efisiensi dan efektivitas.
• keselarasan.
• keterukuran.
• dinamis.
• berorientasi pada pengguna.
• kepatuhan dan kepastian hukum.

Selanjutnya, agar SOP yang telah disusun tersebut dapat efektif, maka seluruh pegawai dari tingkat paling bawah sampai tingkat tertinggi dalam suatu perusahaan atau instansi, dituntut untuk :

• konsisten. SOP harus dilaksankan secara konsisten dari waktu ke waktu oleh siapapun dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
• komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran perusahaan atau instansi, dari level yang paling rendah sampai yang paling tinggi.
• perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
• mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
• seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh unsur pegawai mempunyai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang telah distandarkan.
• terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

Baca juga : Sistem Dan Metoda Pelatihan Kerja

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian standar operasional prosedur (SOP), bagian-bagian, tujuan, fungsi, manfaat, dan menyusun standar operasional prosedur (SOP).

Semoga bermanfaat.