Efisiensi : Pengertian, Syarat, Jenis, Tujuan, Prinsip, Dan Konsep, Serta Cara Pengukuran Efisiensi

Pengertian Efisiensi. Istilah “efisiensi” berasal dari kata dasar “efisien” yang dapat berarti melakukan pekerjaan dengan tepat dan mampu menjalankan tugas dengan cermat, dan berdaya guna. Efisiensi juga berarti usaha yang mengharuskan penyelesaian pekerjaan dengan tepat waktu, cepat dan memuaskan. Dengan demikian, efisien berkaitan erat dengan ketepatan waktu tanpa harus mengeluarkan biaya atau “cost” yang berlebihan.

Istilah “efisiensi” sendiri, secara umum dapat diartikan sebagai suatu ukuran dari tingkat keberhasilan suatu kegiatan atau aktivitas yang dinilai berdasarkan besarnya biaya atau sumber daya yang digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dengan kata lain yang lebih sederhana, efisiensi merupakan perbandingan antara sumber (usaha) dan hasil. Apabila dikaitkan dengan teori sistem, maka efisiensi berarti perbandingan antara masukan (input) dan keluaran (output). Masukan yang diproses melalui proses tertentu akan memberikan keluaran menurut ukuran dan kriteria tertentu.

The Liang Gie dan Miftah Toha, dalam “Efisiensi Kerja bagi Pembangunan Negara”, menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu hasil dengan usahanya. Perbandingan tersebut dapat dilihat dari dua segi, yaitu :

1. hasil. Dari segi hasil atau output, suatu kegiatan dapat disebut efisien apabila suatu usaha memberikan hasil yang maksimum, baik dari jenis mutu ataupun jumlah satuan hasil.
2. usaha. Dari segi usaha atau input, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien apabila suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimum, mencakup lima unsur : pikiran, tenaga, jasmani, waktu, ruang, dan benda (termasuk uang).

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), efisiensi diartikan dengan ketepatan cara (usaha, kerja) dalam menjalankan sesuatu (dengan tidak membuang waktu, tenaga, biaya). Sedangkan dalam Kamus Besar Ekonomi, efisiensi diartikan sebagai hubungan atau perbandingan antara keluaran (output) atau hasil barang dan jasa yang dihasilkan dengan masukan (input) yang langka dalam satuan unit kerja atau ketetapan cara (usaha, kerja) dalam melakukan sesuatu (tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya).

Efisiensi menandakan sebuah kinerja puncak dengan menggunakan jumlah masukan paling sedikit guna mencapai jumlah keluaran tertinggi. Efisiensi membutuhkan pengurangan jumlah sumber daya yang sebenarnya tidak perlu termasuk waktu dan energi pribadi untuk menghasilkan keluaran tertentu.

Baca juga : Pengertian Manajemen Perubahan, Tingkatan Dan Proses Manajemen Perubahan

Selain itu, pengertian efisiensi juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :

• Malayu S.P. Hasibuan, dalam “Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah”, menyebutkan bahwa efisiensi adalah suatu perbandingan yang terbaik antara input (masukan) serta output (hasil antara keuntungan dan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang diraih dengan penggunaan sumber yang terbatas.
• Mulyamah, dalam “Manajemen Perubahan”, menyebutkan bahwa efisiensi adalah suatu ukuran di dalam membandingkan suatu rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan, atau dengan kata lain penggunaan yang sebenarnya.
• Lukman Syamsudin, dalam “Manajemen Keuangan Perusahaan”, menyebutkan bahwa efisiensi adalah perbandingan antara hasil yang diperoleh dengan biaya yang dikeluarkan.
• E.E. Ghiselli dan C.W. Brown, dalam “Personnel and Industrial Psychology”, menyebutkan bahwa efisiensi adalah perbandingan antara keluaran (output) dan masukan (input).

Baca juga : Pengertian Perusahaan Dan Pekerjaan

Syarat Tercapainya Efisiensi. Efisiensi suatu kegiatan dapat berhasil apabila memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut :

• berhasil guna, maksudnya suatu kemampuan sebuah unit kerja dalam mendatangkan hasil serta manfaat.
• ekonomis, maksudnya suatu tindakan untuk bisa mendapatkan input (barang atau jasa) yang berkualitas dengan tingkat pengeluaran sekecil mungkin.
• pelaksanaan kerja itu bisa dipertanggung-jawabkan.
• pembagian kerja yang nyata.
• rasionalitas wewenang serta tanggung jawab.
• prosedur kerja yang praktis.

Baca juga : Pengertian Manajemen Operasional, Tujuan Serta Pengambilan Keputusan Dalam Manajemen Operasional

Jenis Efisiensi. Efisiensi dapat dibedakan dalam beberapa jenis, yaitu :

1. Efisiensi Optimal.

Efisiensi optimal merupakan suatu perbandingan terbaik antara pengorbanan yang dilakukan untuk bisa mendapatkan suatu hasil yang maksimal atau sesuai keinginan. Dalam dunia pekerjaan, efisiensi optimal dapat dilakukan dengan dua tinjauan, yaitu :

• berdasarkan hasil. Contoh : seorang manajer dapat mencapai suatu output atau hasil (produktivitas, performance) yang lebih tinggi, apabila dibandingkan dengan masukan-masukan (tenaga kerja, uang, waktu, serta bahan) yang dipakai.
• berdasarkan penghematan. Contoh : dengan penggunaan peralatan yang modern, maka proses kerja itu akan lebih cepat dan akan menghemat waktu dan biaya.

2. Efisiensi dengan Tolak Ukur.

Efisiensi dengan tolak ukur merupakan suatu perbandingan antara hasil minimum yang ditentukan dengan hasil riil yang dicapai. Maksudnya, efisiensi dapat tercapai apabila hasil riil lebih besar dari angka minimum yang ditentukan.

3. Efisiensi dengan Titik Impas.

Efisiensi dengan titik impas merupakan salah satu jenis efisiensi yang cukup sering digunakan pada bidang usaha. Konsep titik impas (break-even point) dalam efisiensi ini adalah titik batas antara usaha yang efisien serta tidak efisien. Dengan titik ini, suatu usaha atau bisnis dapat dikatakan efisien ketika bisnis tersebut dapat menghasilkan lebih dari titik impas tersebut. Suatu usaha dapat dikatakan efisien apabila titik impasnya diketahui serta bisnis tersebut menghasilkan lebih dari titik impas tersebut.

Baca juga : Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management)

Tujuan Efisiensi. Secara umum, efisiensi bertujuan untuk mencapai keuntungan maksimal dengan upaya yang seminimal mungkin. Tujuan dari efisiensi dapat dijabarkan sebagai berikut :

• untuk mencapai sebuah hasil atau tujuan sesuai dengan yang diharapkan.
• untuk menghemat atau juga mengurangi penggunaan sumber daya didalam melakukan aktivitas atau kegiatan.
• untuk bisa memaksimalkan penggunaan segala sumber daya yang dipunya sehingga tidak ada yang terbuang dengan percuma.
• untuk bisa meningkatkan kinerja suatu unit kerja sehingga hasil atau output-nya semakin maksimal.
• untuk bisa memaksimalkan keuntungan yang mungkin didapatkan.

Baca juga : Pengertian Reformasi Birokrasi, Prinsip Serta Pelaksanaan Reformasi Birokrasi

Prinsip Efisiensi. Terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi oleh suatu sistem sehingga dapat ditentukan seberapa tingkat efisien pada suatu sistem. Ibnu Syamsi, dalam “Efisiensi, Sistem, dan Prosedur Kerja”, menjelaskan bahwa beberapa prinsip yang harus dipenuhi dalam efisiensi adalah :

1. Dapat diukur.

Prinsip dapat diukur berarti dapat dinyatakan pada satuan pengukuran tertentu. Hal ini digunakan sebagai acuan awal untuk mengidentifikasi berapa tingkat efisiensi suatu sistem. Efisiensi dikatakan meningkat apabila setelah dilakukan perbaikan sistem ukuran pengorbanan menjadi lebih minimum dan hasil menjadi lebih maksimum.

2. Rasional.

Prinsip rasional atau logis berarti segala pertimbangan harus berdasarkan dengan akal sehat bukan berdasarkan perasaan atau emosional. Adanya prinsip rasional ini akan menjamin tingkat objektivitas pengukuran dan penilaian.

3. Kualitas selalu diperhatikan.

Prinsip ini mengedepankan kualitas untuk meningkatkan efisiensi. Maksudnya adalah setiap usaha yang dilakukan harus mengutamakan kualitas sehingga akan dihasilkan suatu produk yang baik dan terjamin.

4. Mempertimbangkan prosedur.

Prinsip mempertimbangkan prosedur berarti pelaksanaan peningkatan efisiensi jangan sampai melanggar prosedur yang sudah ditentukan pimpinan. Dengan asumsi, prosedur yang ditetapkan pimpinan tentunya sudah memperhatikan berbagai segi yang luas cakupannya. Apa yang dilakukan untuk meningkatkan efisiensi adalah penyederhanaan pelaksanaan operasional dalam suatu sistem tanpa melanggar prosedur yang sudah ditetapkan.

5. Pelaksanaan efisiensi.

Tingkat efisiensi tidak dapat dibandingkan secara universal pada semua sistem yang ada di dalam instansi atau perusahaan yang sejenis. Hal ini dikarenakan setiap sistem dalam perusahaan memiliki kemampuan yang tidak selalu sama. Oleh karenanya, kemampuan tersebut juga dipertimbangkan dalam pengukuran tingkat efisiensi.

6. Tingkatan efisiensi.

Pengukuran tingkatan efisiensi dapat dinyatakan dalam hitungan angka presentase (%). Selain itu tingkat efisiensi sistem juga dapat dinyatakan dengan berbagai pernyataan seperti : tidak efisien, kurang efisien, efisien, lebih efisien, dan paling efisien (optimal). Aspek di atas harus senantiasa diperhatikan dalam pengukuran tingkat efisiensi suatu sistem. Hal ini dimaksudkan agar pengukuran tingkat efisiensi sistem dapat menghasilkan data akurat dan objektif.

Baca juga : Pengertian Manajemen Aset, Prinsip, Tujuan, Dan Siklus Manajemen Aset

Konsep Efisensi. Konsep efisiensi diawali dari konsep teori ekonomi mikro, yaitu :

• teori produsen. Teori produsen menyebutkan bahwa produsen cenderung memaksimumkan keuntungan dan meminimalkan biaya.
• teori konsumen. Teori konsumen menyebutkan bahwa konsumen cenderung memaksimalkan utilitasnya atau tingkat kepuasannya.

Dalam teori produsen dikenal adanya garis frontier produksi, yang menggambarkan hubungan antara input dan output dalam proses produksi. Garis frontier produksi ini yang mewakili tingkat output maksimum dari setiap penggunaan input yang mewakili penggunaan teknologi dari suatu perusahaan atau industri.

Baca juga : Pengertian Pengorganisasian (Organizing), Unsur, Manfaat, Prinsip, Dan Proses Pengorganisasian

Cara Pengukuran Efisiensi. Efisiensi dapat diukur dengan menggunakan berbagai macam cara, diantaranya adalah dengan :

1. Pendekatan Rasio.

Pendekatan rasio merupakan cara atau metode pengukuran efisiensi yang dilakukan dengan cara menghitung perbandingan output dan input yang digunakan. Rumus pendekatan rasio :

Efisiensi = Output : Input

Dengan pendekatan rasio, efisiensi dikatakan tinggi apabila dapat menghasilkan output yang semaksimal mungkin dengan input yang seminimal mungkin. Kelemahan pendekatan efisiensi adalah :

• apabila terdapat banyak input dan banyak output yang dihitung, apabila diperhitungkan serempak maka akan menghasilkan banyak hasil perhitungan sehingga menghasilkan asumsi yang tidak tegas.

2. Pendekatan Regresi.

Pendekatan regresi merupakan cara atau metode pengukuran efisiensi yang dilakukan dengan menggunakan sebuah model dari tingkat output tertentu sebagai fungsi dari berbagai tingkat input tertentu. Rumus pendekatan regresi :

Y = f (X1, X2, X3,… Xn)

Keterangan :

• Y = Output.
• X = Input.

Pendekatan regresi akan menghasilkan estimasi hubungan yang dapat digunakan untuk memproduksi tingkat output yang dihasilkan sebuah Unit Kegiatan Ekonomi (UKE) pada tingkat input tertentu. UKE dapat dikatakan efisien, apabila menghasilkan output lebih banyak dari pada output hasil estimasi. Kelemahan pendekatan regresi adalah :

• ketidak-mampuannya dalam menampung banyak output, karena dalam sebuah persamaan regresi hanya dapat menampung satu indikator output.
• apabila dilakukan penggabungan banyak output dalam satu indikator maka informasi yang dihasilkan menjadi tidak rinci lagi.

3. Pendekatan Frontier.

Pendekatan frontier merupakan cara atau metode pengukuran efisiensi yang dilakukan dengan dua jenis pendekatan, yaitu :

• tes parametrik, adalah tes yang modelnya menetapkan adanya syarat-syarat tertentu tentang parameter popoulasi yang merupakan sumber penelitiannya. Pendekatan frontier parametrik dapat diukur dengan tes statistik parametrik, seperti : metode Stochastic Frontier Analysis (SFA) dan Distribution Free Analysis (DFA).
• tes non parametrik, adalah tes yang modelnya tidak menetapkan syarat-syarat mengenai parameter populasi yang merupakan induk sampel penelitiannya. Pendekatan frontier non parametrik dapat diukur dengan tes statistik non parametrik dengan metode Data Envelopment Analysis (DEA). Data Envelopment Analysis (DEA) merupakan metode non parametrik yang digunakan dalam mengukur tingkat efisiensi suatu Unit Kegiatan Ekonomi (UKE) atau Decision Making Unit (DMU).

Sedangkan Ibnu Syamsi menjelaskan bahwa pengukuran tingkat efisiensi suatu sistem dapat ditinjau dari dua aspek, yaitu :

1. Hasil (output).

Pengukuran tingkat efisiensi dengan mempertimbangkan aspek hasil adalah dengan cara menetapkan hasil minimum terlebih dahulu, selanjutnya menetapkan pengorbanan maksimal. Batas pengorbanan ini kemudian menjadi batas normal pengorbanan. Akan dikatakan efisien apabila pengorbanan di bawah pengorbanan maksimal dan akan dikatakan tidak efisien apabila pengorbanan melebihi pengorbanan normal. Adapun batas normal hasil minimum dapat berupa :

• produk atau barang.
• jasa.
• tugas yang diperintahkan.
• target minimal.
• daftar tugas (job description) yang harus dilaksanakan.
• kepuasan.

2. Pengorbanan (input).

Jika ditinjau dari segi pengorbanan, pertama ditentukan pengorbanan (tenaga, pikiran,waktu, langkah, dan lain sebagainya), setelah itu ditetapkan hasil minimum yang harus dicapai. Apabila hasil yang dicapai di bawah hasil minimum, maka cara kerjanya termasuk tidak efisien. Apabila hasil yang diperoleh sama persis dengan hasil minimum yang ditetapkan maka cara kerjanya termasuk normal. Dan apabila hasil yang diperoleh lebih dari hasil yang ditetapkan, maka cara kerjanya termasuk efisien. Batas normal pengorbanan maksimum, diantaranya adalah :

• waktu maksimum.
• tenaga maksimum.
• biaya maksimum.
• pikiran maksimum.

Baca juga : Pengertian Kinerja Karyawan, Karakteristik, Indikator, Dan Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja Karyawan

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian efisiensi, syarat, jenis, tujuan, prinsip, dan konsep efisiensi, serta cara pengukuran efisiensi.

Semoga bermanfaat.