Inventaris : Pengertian, Karakteristik, Jenis, Manfaat, Dan Tahapan Pencatatan Barang Inventaris, Serta Perbedaan Antara Inventaris Dan Aset

Pengertian Inventaris. Secara umum, istilah “inventaris” diartikan sebagai catatan barang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, baik untuk dijual langsung, diolah untuk menjadi produk, atau digunakan untuk mendukung kegiatan operasional. Inventaris juga berarti suatu kegiatan pencatatan aset atau barang sekaligus pengelolaan data aset yang dimiliki perusahaan secara profesional demi kelancaran operasionalnya.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), inventaris diartikan dengan :

1. Adm daftar yang memuat semua barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal, dan sebagainya) yang dipakai dalam melaksanakan tugas.
2. Tern daftar ternak yang menyebutkan macam, ukurannya, dan sebagainya.

Pencatatan barang milik suatu perusahaan dalam suatu daftar (inventarisasi) memiliki tujuan utama untuk memudahkan proses administrasi. Selain itu, tujuan lain dari inventarisasi adalah :

• mempercepat proses pembuatan laporan.
• salah satu acuan untuk menghitung kekayaan.
• bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan dalam hal pengadaan ataupun pemeliharaan.
• mengontrol setiap laju barang.
• membantu menjaga sarana dan prasarana.
• membantu melakukan perencanaan, penyaluran, pemeliharaan, pemindahan, ataupun menentukan tempat penyimpanan.

Baca juga : Etika Pemakaian Fasilitas Kantor

Karakteristik Inventaris. Dalam kerangka bisnis, karakteristik inventaris adalah :

• semua informasi yang berkaitan dengan inventaris harus dicatat untuk mendapatkan tindak lanjut yang memadai untuk masuk dan keluar. Untuk ini, ia memiliki buku akuntansi dan dokumen khusus.
• catatan yang dibuat harus mencakup uraian rinci dari setiap elemen yang membentuk pusaka.
• semua barang atau barang yang diinventarisasi harus dinilai dengan menggunakan unit moneter yang sesuai.

Baca juga : Fungsi Manajemen Administrasi, Tujuan Dan Tugas Manajemen Administrasi

Jenis Inventaris. Inventaris dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu :

1. Bahan baku atau bahan mentah.

Bahan baku atau bahan mentah merupakan semua bahan baku atau bahan dasar yang dibutuhkan dalam memproduksi barang jadi yang siap jual. Konsep bahan baku di sini hanya berlaku untuk industri manufaktur atau pabrik saja.

2. Barang dalam proses.

Barang dalam proses merupakan semua bahan dan materi yang tengah dalam proses produksi namun belum di setujui sebagai produk akhir, maka ia disebut bahan dalam proses. Dalam industri manufaktur, bahan baku akan melewati beberapa tahap hingga akhirnya menjadi barang siap jual.

3. Barang jadi.

Barang jadi atau barang siap jual merupakan barang yang sudah tuntas dan siap untuk dijual. Barang jadi sudah melewati semua tahapan produksi termasuk di dalamnya adalah uji kualitas.

Baca juga : Rasio Kecukuoan Modal (Capital Adequacy Ratio)

Manfaat Inventaris. Inventaris memainkan peran yang sangat penting dalam kegiatan bisnis apapun. Pengelolaan yang baik akan memberikan banyak manfaat dalam kaitannya dengan :

1. Pelanggan.

Dalam kaitannya dengan pelanggan, manfaat inventaris adalah :

• memungkinkan pengoptimalan logistik untuk pelanggan.
• mempercepat dan memudahkan pemenuhan kebutuhan pelanggan.
• mempertahankan cadangan inventaris untuk menangani fluktuasi permintaan.

2. Proses produktif.

Dalam kaitannya dengan proses produktif, manfaat inventaris adalah :

• mencegah proses produksi terhenti karena kekurangan bahan baku.
• menyeimbangkan arus masuk dan arus keluar.
• mengamankan jaring pengaman pada saat terjadi ketidak-stabilan selama pasokan bahan.

3. Pengambilan keputusan.

Dalam kaitannya dengan pengambilan keputusan, manfaat inventaris adalah :

• memfasilitasi pengumpulan informasi kunci bagi manajemen perusahaan.
• membantu memprediksi waktu yang tepat kapan bahan baku baru harus dibeli, serta jumlah yang tepat.
• memungkinkan untuk menetapkan jadwal produksi.

4. Biaya.

Dalam kaitannya dengan biaya, manfaat inventaris adalah :

• mengurangi dampak inflasi pada setiap pembelian jika dilakukan lebih awal.
• mengutamakan biaya akhir dengan penawaran dan diskon, jika pembelian dilakukan dalam jumlah besar.
• dalam perencanaan pembelian memungkinkan perusahaan mencari pemasok terbaik dengan lebih hati-hati.

Baca juga : Pengertian Belanja Modal, Kriteria Dan Jenis Belanja Modal

Tahapan Pencatatan Barang Inventaris. Beberapa tahapan yang harus dilalui dalam pencatatan barang inventaris (inventarisasi) adalah :

1. Mempersiapkan data asset.

Tahapan pertama dalam proses inventarisasi adalah pengumpulan data pencatatan aset yang terakhir atau data yang menjadi acuan dalam melakukan inventarisasi aset. Data-data tersebut kemudian dikelompokkan berdasarkan lokasi atau jenis barangnya.

2. Eksekusi asset.

Tahapan selanjutnya eksekusi aset, yaitu kegiatan pencatatan data-data yang telah masuk dan juga pelaporan hasil pendataan aset tersebut. Lama tidaknya tahapan pada proses ini tergantung dari banyaknya aset yang dimiliki. Jika barang atau asetnya sedikit, maka pencatatan datanya juga tidak membutuhkan waktu yang lama, sebaliknya jika suatu perusahaan memiliki barang atau aset yang banyak, maka kegiatan ini memerlukan waktu yang lama.

3. Rekonsiliasi data.

Jika seluruh barang atau aset selesai diinventarisasi, maka langkah yang tidak kalah penting adalah rekonsiliasi data. Proses ini perlu dilakukan untuk memastikan data nilai aset yang diinput oleh internal cocok dengan laporan aset perusahaan sehingga penyajian datanya dilakukan dengan benar.

Baca juga : Beberapa Harta Kekayaan Desa Menurut Hukum Adat

Perbedaan Antara Inventaris dan Aset. Inventaris dan aset merupakan dua komponen terpenting dari laporan keuangan dan merupakan sumber daya utama dalam berbagai sektor bisnis. Tanpa adanya inventaris dan aset, bisa jadi kegiatan bisnis akan berhenti di tengah jalan. Hal tersebut dikarenakan, inventaris bisa menghasilkan pendapatan, sedangkan asset sebagai penunjang untuk mendapatkan pendapatan. Aset merupakan total kekayaan suatu perusahaan, sedangkan inventaris merupakan bagian dari asset atau tepatnya bagian dari asset tidak tetap. Selain itu, terdapat beberapa hal penting yang membedakan antara inventaris dan aset. Perbedaan dimaksud adalah :

1. Inventaris :

• dalam neraca keuangan, dicatat pada biaya atau nilai pasarnya tergantung mana yang lebih rendah.
• dilaporkan pada laporan laba rugi sebagai beban pada periode penjualannya.
• dapat dengan mudah diubah menjadi uang tunai.

2. Aset :

• dalam neraca keuangan, dicatat pada biaya historis atau nilai pasarnya.
• tidak dilaporkan pada laporan laba rugi melainkan muncul di neraca.
• membutuhkan waktu lebih lama untuk dikonversi menjadi uang tunai.

Baca juga : Modal Kerja Bersih (Net Working Capital)

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian inventaris, karakteristik, jenis, manfaat, dan tahapan pencatatan barang inventaris (inventarisasi), serta perbedaan antara inventaris dan aset.

Semoga bermanfaat.