Pengertian Negosiasi, Ciri-Ciri, Prinsip, Dan Jenis Negosiasi, Serta Tahapan Proses Negosiasi

Dalam kehidupan sehari-hari, disadari atau tidak disadari, kita pernah melakukan atau sering melihat terjadinya proses negosiasi di sekitar kita. Contoh paling sederhana adalah saat kita melakukan tawar menawar harga barang di pasar tradisional. Istilah negosiasi merupakan serapan dari bahasa Inggris, yaitu "negotiatie" yang berarti membicarakan, merundingkan, atau menawar. Negosiasi dilakukan oleh dua pihak atau lebih yang mempunyai perbedaan pendapat, sehingga mendapatkan kata sepakat berkaitan dengan hal yang diperbedakan tersebut. 

Pengertian Negosiasi. Negosiasi merupakan suatu bentuk interaksi sosial dari para pihak yang terlibat yang berusaha untuk saling menyelesaikan atau mencari titik temu dari sasaran atau tujuan yang berbeda dan bertentangan. Negosiasi juga dapat berarti suatu proses di mana saat kedua belah pihak mencapai kesepakatan yang dapat memenuhi kepuasan para pihak yang berkepentingan dengan elemen kerja sama dan kompetisi. Selain itu, pengertian negosiasi juga dapat ditemukan dalam pendapat para ahli, diantaranya adalah :

• Istijanto, dalam bukunya yang berjudul "Seni Menaklukkan Penjual Dengan Negosiasi", menyebutkan bahwa negosiasi adalah suatu proses yang melibatkan dua pihak yang memiliki sesuatu yang dibutuhkan dan setiap pihak mau saling bertukar dengan hal yang dimilikinya.
• S.P. Robbins, dalam bukunya yang berjudul "Perilaku Organisasi", menyebutkan bahwa negosiasi adalah suatu proses yang di dalamnya dua pihak atau lebih bertukar barang dan jasa dan berupaya menyepakati tingkat kerja sama tersebut bagi mereka.
• R. McGuire, dalam tulisannya yang berjudul "Negotiation : An Important Life Skill", yang dimuat di dalam The Pharmaceutical Journal, Volume : 273, menyebutkan bahwa negosiasi adalah suatu proses interaktif yang dilakukan untuk mencapai persetujuan yang melibatkan dua orang atau lebih yang memiliki pandangan berbeda tetapi ingin mencapai beberapa resolusi bersama.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, negosiasi diartikan dalam beberapa pengertian, yaitu :

1. proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain.
2. penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak yang bersengketa.

Baca juga : Pengertian Manajemen Komunikasi

Kemampuan Dasar Bernegosiasi (Faktor yang Mempengaruhi Negosiasi). Untuk dapat melakukan negosiasi dengan baik, dibutuhkan suatu kemampuan dalam bernegosiasi. Kemampuan bernegosiasi yang dimiliki oleh seorang negosiator merupakan faktor yang sangat penting dalam proses negosiasi. Kemampuan dimaksud diantaranya adalah sebagai berikut :

• dapat berpikir jernih dan mempunyai ketajaman dalam berpikir.
• mempunyai kemampuan dalam menyusun rencana, serta bertindak dengan penuh integristas.
• mempunyai keterampilan dalam berkomunikasi.
• mempunyai motivasi dan rasa percaya diri yang tinggi.
• dapat menjadi pendengar yang baik. 
• mempunyai kesabaran daya tahan dan konsentrasi yang baik.
• mempunyai kemampuan beradaptasi dan bersosialisasi yang baik. 
  

Hal lain yang harus diperhatikan oleh seorang negosiator saat berlangsungnya proses negosiasi adalah :

• dalam menyampaikan pendapat harus disertai dengan alasan, fakta, atau contoh yang jelas sehingga mudah dipahami dan dimengerti oleh pihak lain.
• penyampaian pendapat dilakukan dengan jelas, lancar, dan sopan.
• pendapat harus disampaikan dengan pemilihan kata yang tepat, volume suara yang sesuai, serta intonasi yang jelas.
• tidak mudah menerima atau menolak pendapat pihak lain tetapi harus melalui berbagai pertimbangan yang matang.

Baca juga : Komunikasi Interpersonal : Hubungan Interpersonal Dan Faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi Interpersonal

Ciri-Ciri Negosiasi. Suatu interaksi yang terjadi di antara para pihak dapat dikatakan sebagai suatu proses negosiasi apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

• adanya keterlibatan para pihak. Negosiasi merupakan proses hubungan komunikasi timbal balik atau dua arah, sehingga setidaknya harus ada sedikitnya dua pihak yang melakukan negosiasi.
• adanya masalah. Negosiasi muncul karena adanya permasalahan yang akan dinegosiasikan.
• adanya tujuan. Negosiasi dilakukan agar para pihak dapat mencapai suatu hasil atau tujuan bersama.
• adanya realisasi. Negosiasi terbentuk untuk membuat sebuah realisasi dari masalah yang ada. Masalah yang tergolong abstrak harus direalisasikan dengan proses negosiasi tersebut. Dengan kata lain, adanya tujuan akhir yang menjadi realisasi dari proses negosiasi.
• adanya dialog. Negosiasi dilakukan dengan dialog atau pembicaraan oleh para pihak.
• adanya kepentingan bersama. Negosiasi terjadi karena adanya masalah yang melibatkan para pihak yang bernegosiasi. Sehingga adanya negosiasi diharapkan dapat tercapai suatu kesepakatan dalam penyelesaian permasalahan tersebut.

Baca juga : Pengertian Mediasi, Jenis Dan Tahapan Mediasi

Prinsip Negosiasi. Dalam melakukan negosiasi, para pihak (negosiator) harus berpegang pada beberapa prinsip sebagai berikut :

• transparansi. Negosiasi dilakukan berdasarkan prinsip transparansi atau kejujuran. Para negosiator boleh menggunakan suatu taktik tertentu dalam melakukan negosiasi hanya saja, taktik yang dilakukan bukanlah suatu kebohongan.
• akuntabilitas, Negosiasi dilakukan berdasarkan prinsip akuntabilitas yaitu suatu hal yang dapat dipertanggung-jawabkan. Seorang negosiator harus konsekuen dengan apa yang dikatakan.
• keadilan. Negosiasi dilakukan berdasarkan prinsip keadilan yaitu pembagian porsi dalam suatu kerja sama atau keputusan yang diambil harus adil.
• saling menghargai dan menghormati. Negosiasi dilakukan berdasarkan prinsip saling menghargai dan menghormati, hal ini bertujuan untuk dapat membina hubungan baik dengan lawan negosiasi.

Baca juga : Pengertian Diplomasi, Fungsi, Dan Tujuan Diplomasi, Serta Sumber Hukum Diplomasi Antar Negara

Jenis Negosiasi. Menurut J.Y. Afriansyah, dalam bukunya yang berjudul "Hot Deals : High Productive Negotiation Skill", menyebutkan bahwa secara umum negosiasi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu :

• negosiasi kooperatif. Dalam negosiasi jenis ini kedua belah pihak saling percaya akan mendapatkan hal yang diinginkan. Hal tersebut dikarenakan kedua belah pihak akan saling menyelesaikan masalah.
• negosiasi distribusi. Dalam negosiasi jenis ini akan melibatkan pembagian, sehingga kedua belah pihak menginginkan bagian lebih besar dari hal yang sedang dinegosiasikan. Negosiasi jenis ini biasanya digunakan untuk pertukaran.

Selain itu, negosiasi juga dapat dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan sebagai berikut :

1. Situasi.

Berdasarkan situasi berlangsungnya, negosiasi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

• negosiasi formal. Negosiasi formal adalah jenis negosiasi yang terjadi dalam situasi formal yang bercirikan kesepakatan yang terjadi antara kedua belah pihak akan dituangkan dalam bentuk perjanjian tertulis yang sah secara hukum. Oleh karenanya, pelanggaran yang terjadi akan diselesaikan melalui ranah hukum.
• negosiasi non formal (informal). Negosiasi non formal adalah jenis negosiasi yang tidak membutuhkan suatu perjanjian khusus yang melibatkan hukum. Negosiasi jenis ini banyak dijumpai dalam kehidupan sehari-hari, seperti tawar menawar barang, negosiasi antara orang tua dan anaknya, dan lain sebagainya.

2. Jumlah Negosiator.

Berdasarkan jumlah negosiator yang terlibat, negosiasi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

• negosiasi dengan pihak penengah. Negosiasi dengan pihak penengah adalah jenis negosiasi yang dilakukan oleh dua negosiator atau lebih dan pihak penengah. Pihak penengah bertugas untuk menengahi para pihak yang bernegosiasi serta diharapkan dapat memberikan keputusan akhir dalam negosiasi tersebut.
• negosiasi tanpa pihak penengah. Negosiasi tanpa pihak penengah adalah jenis negosiasi yang hanya dilakukan oleh dua atau lebih negosiator, tanpa melibatkan pihak penengah. Keputusan yang diambil dalam negosiasi bergantung sepenuhnya pada pihak yang akan bernegosiasi.

3. Untung Rugi atau Kemungkinan Hasil yang Diperoleh.

 Berdasarkan untung rugi atau kemungkinan hasil yang diperoleh, negosiasi dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

• negosiasi klaborasi (win-win). Negosiasi kolaborasi adalah jenis negosiasi yang lebih mengutamakan kepentingan kedua belah pihak untuk menghasilkan kesepakatan, atau dengan kata lain negosiasi jenis ini akan memberikan keuntungan pada kedua belah pihak. Kelebihan dari negosiasi win-win adalah karena sama-sama butuh, maka kedua belah pihak akan berupaya untuk secepatnya menyelesaikan masalah. Sedangkan kelemahan dari negosiasi win-win adalah membutuhkan waktu yang lebih lama.
• negosiasi dominasi (win-lose). Negosiasi dominasi adalah jenis negosiasi di mana hasilnya pihak pertama akan menang, sedangkan pihak kedua akan kalah. Dengan kata lain negosiasi win-lose hanya akan menguntungkan pihak pertama, sedangkan pihak kedua akan dirugikan. Misalnya : perjanjian kontrak kerja antara pengusaha dan calon karyawan. Karena banyaknya pengangguran, pengusaha akan menawarkan pekerjaan dengan imbalan hanya berupa gaji pokok, calon karyawan karena tidak ada pilihan lain maka terpaksa menerima tawaran kerja tersebut. 
• negosiasi akomodasi (lose-win). Negosiasi akomodasi adalah jenis negosiasi di mana hasilnya pihak pertama akan kalah, sedangkan pihak kedua akan menang. Sebagai pihak yang kalah, pihak pertama hanya bisa berakomodasi dari pihak yang menang, sehingga meskipun kalah tapi tidak mutlak. Misalnya : reservation point, mendapatkan beberapa hal yang dituntut dari keseluruhan tuntutan.
• negosiasi menghindari konflik (lose-lose). Negosiasi menghindari konflik adalah jenis negosiasi di mana para pihak yang bernegosiasi akan kalah atau tidak mendapatkan keinginannya masing-masing. Para pihak dalam negosiasi akan sama-sama sepakat untuk tidak sepakat. Negosiasi jenis ini biasanya digunakan untuk menghindari terjadinya kerugian yang lebih besar. 

Baca juga : Strategi Bernegosiasi Dengan Anak

Aspek Negosiasi. Menurut A. Jackman, dalam bukunya yang berjudul "How To Negotiatie : Teknik Sukses Bernegosiasi", menyebutkan bahwa terdapat beberapa aspek dalam negosiasi, yaitu :

• kemampuan untuk memisahkan perasaan pribadi dengan masalah yang sedang dihadapi. Negosiator harus mampu bersikap profesional dengan tetap fokus pada masalah yang sedang dibicarakan (dinegosiasikan), tidak pada orang yang terlibat di dalamnya, serta harus dapat mengesampingkan perasaan pribadi yang dapat mempengaruhi proses negosiasi.
• kemampuan untuk fokus pada kepentingan bukan posisi. Setiap negosiator berangkat dari posisi yang berbeda, anggapan bahwa dalam negosiasi harus mengalahkan lawan negosiasi adalah sikap yang kurang menguntungkan karena anggapan tersebut dapat menjebak dalam kecurigaan yang dapat mengalihkan kepentingan awal bernegosiasi.
• kemampuan untuk mengumpulkan beberapa pilihan sebelum membuat keputusan akhir. Menyusun strategi negosiasi yang efektif sebelum negosiasi dimulai akan membantu dalam mencapai kesepakatan. Mengumpulkan sebanyak mungkin pilihan agar tidak terjebak dalam masalah atau solusi, hal tersebut akan meningkatkan kualitas kesepakatan akhir dan memperbesar kemungkinan untuk memuaskan kebutuhan semua pihak yang terlibat.
• kemampuan untuk memastikan bahwa hasil didasarkan pada kriteria obyektif. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam negosiasi sangatlah penting untuk mampu menggunakan kriteria yang obyektif, seperti menganalisa keuntungan dan kerugian dari tawara yang diberikan.

Baca juga : Negosiasi Suami Isteri Dalam Keluarga

Tujuan Negosiasi. Terdapat banyak tujuan dari diadakannya suatu negosiasi, diantaranya adalah :

• untuk mendapatkan kata sepakat yang mengandung kesamaan persepsi, saling pengertian dan persetujuan.
• untuk mencapai kondisi penyelesaian dan menemukan jalan keluar dari suatu masalah yang sedang dihadapi bersama.
• untuk mencapai kondisi yang saling menguntungkan, di mana masing-masing pihak merasa menang (win-win solution) atau semua pihak merasa diuntungkan.

Baca juga : Aliansi Strategis Dalam Dunia Bisnis

Manfaat Negosiasi. Berdasarkan tujuan negosiasi tersebut, negosiasi mempunyai manfaat sebagai berikut :

• dengan adanya negosiasi, akan tercipta jalinan kerja sama atau saling pengertian antara kedua belah pihak. 
• terciptanya suatu kesepakatan bersama yang saling menguntungkan bagi para pihak yang bernegosiasi.

Baca juga : Evaluasi Dan Negosiasi Dalam Modal Ventura

Tahapan Proses Negosiasi. Proses negosiasi melewati beberapa tahap, dari persiapan sampai dengan dengan tercapainya tujuan negosiasi. Tahap-tahap proses negosiasi adalah sebagai berikut.

• tahap persiapan. Tahap ini dilakukan sebelum negosiasi dilakukan. Para pihak yang terkait akan menentukan waktu, lokasi, serta siapa yang akan menghadiri negosiasi. Negosiator harus memiliki bekal dan pengalaman yang cukup sehingga dapat memastikan semua fakta terkait dari situasi yang diketahui dan untuk memperjelas posisi pihak yang akan bernegosiasi berdasarkan wawasan disertai pengalamannya.
• tahap penyusunan. Perlu adanya penyusunan atau langkah-langkah dari tahap awal dan akhir yang dapat mempengaruhi kualitas dari negosiasi yang akan dilakukan. Penyusunan dilakukan agar negosiasi dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan skema penyusunan yang telah direncanakan. Keterampilan yang diperlukan dalam tahap ini adalah bertanya, mendengarkan, dan mengklarifikasikan. 
• tahap pengumpulan data (mengklarifikasikan tujuan). Pengumpulan data terkait dengan kepentingan dan sudut pandang dari para pihak yang berselisih yang telah didiskusikan bersama perlu diklarifikasi. Pengumpulan data dan klarifikasi merupakan bagian terpenting dalam proses negosiasi sehingga tidak terjadi kesalah-pahaman yang akan menyebabkan masalah baru.
• memilik strategi untuk win-win outcome. Tahap ini berfokus pada apa yang disebut dengan win-win solution yang mana sasaran akan strategi alternatif dan kompromi perlu dipertimbangkan. Hasil kompromi untuk mencapai win-win solution biasanya merupakan hasil terbaik yang seringkali dapat mencapai manfaat yang lebih besar bagi semua pihak. 
• perjanjian. Perjanjian akan tercapai setelah pemahaman tentang sudut pandang dan kepentingan para pihak telah dipertimbangkan. Keputusan harus dibuat dengan jelas sehingga para pihak tahu apa yang telah diputuskan.
• menerapkan kesepakatan dari hasil perjanjian. Tahap ini merupakan tahap akhir dari proses negosiasi. Dalam tahap ini para pihak akan menerapkan hasil dari negosiasi yang merupakan kesepakatan bersama. Berhasil atau tidaknya satu negosiasi sangat bergantung pada tahap ini. 

Baca juga : Teori Negosiasi Wajah Stella Ting Toomey

Sedangkan menurut Djoko Purwanto, dalam bukunya yang berjudul "Komunikasi Bisnis", menyebutkan bahwa dalam proses negosiasi yang akan dilakukan, para pihak akan melewati beberapa tahapan, yaitu :

1. Tahap Perencanaan.

Dalam tahap perencanaan terdapat beberapa kegiatan utama, sebagai berikut :

• merencanakan sasaran (negotiation objective). Merupakan kegiatan perencanaan sasaran yang diinginkan, sehingga pada saat proses negosiasi dapat berhasil mendapatkan apa yang diinginkan. Terdapat dua jenis sasaran dalam negosiasi yaitu sasaran ideal dan sasaran dasar.
• memutuskan strategi (negotiation strategy). Merupakan kegiatan untuk menentukan strategi apa yang akan digunakan dalam negosiasi sehingga dapat mencapai apa yang menjadi sasaran negosiasi (tujuan). Strategi dalam negosiasi dapat dibedakan dalam tiga jenis, yaitu : 1. strategi kooperatif, di mana kedua belah pihak akan saling menguntungkan (win-win solution). 2. strategi kompetitif, di mana terjadi persaingan antara kedua belah pihak karena ingin saling menang. 3. strategi analitis, adalah negosiasi dilakukan sebagai pemecah masalah.
• memperjelas proses negosiasi. Merupakan suatu proses tawar menawar yang dapat menghasilkan kesepakatan antara kedua belah pihak dan saling menguntungkan.

2. Tahap Implementasi.

Dalam tahap implementasi ini apa yang telah disusun dalam tahap perencanaan akan diterapkan dalam proses negosiasi. Dalam tahap ini negosiator dapat menggunakan beberapa taktik dalam proses negosiasi yang dilakukan. Beberapa taktik negosiasi yang dapat digunakan diantaranya adalah :

• taktik dengan cara. Negosiator harus mengetahui bagaimana cara agar sasaran atau tujuan bisa tercapai dan bisa mengendalikan proses negosiasi.
• taktik bekerja sama. Negosiator akan mendengarkan keinginan dari pihak lawan, kemudian mempertimbangkannya, agar dapat bekerja sama.
• taktik tidak bertindak. Negosiator akan bertahan dengan keinginannya, tidak merubah keinginan yang hendak dicapainya.
• taktik melangkah ke tujuan lain. Negosiator akan berusaha untuk mendapatkan apa yang diinginkannya dengan berusaha menghindari pembahasan persoalan yang telah selesai dibahas.

3. Tahap Peninjauan Negosiasi.

Dalam tahap peninjauan negosiasi, negosiator akan meninjau kembali apa yang telah dilakukan olehnya selama proses negosiasi. Alasan adanya peninjauan negosiasi adalah :

• untuk mengetahui apakah sasaran atau tujuan sudah dicapai.  
• mempelajari pengalaman apabila mengalami kegagalan dalam proses negosiasi.
• mempertahankan cara negosiasi yang baik apabila menang dalam proses negosiasi.

Baca juga : Sekilas Tentang Teori Negosiasi Wajah (Face Negotiation Theory)

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian negosiasi, kemampuan dasar yang harus dimiliki, ciri-ciri, prinsip, jenis, aspek, tujuan, manfaat, dan tahapan proses negosiasi.

Semoga bermanfaat.