Hambatan-Hambatan Perencanaan Efektif

Perencanaan merupakan salah satu dari fungsi manajemen selain fungsi-fungsi manajemen yang lain yaitu : pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengawasan.  Fungsi perencanaan sangat penting dalam pengelolaan kegiatan suatu perusahaan.  Yang dimaksud dengan perencanaan adalah  suatu proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya.

gambar : budhihr.wix.com

Fungsi Perencanaan. Dalam suatu perusahaan, perencanaan diperinci melalui tingkatan-tingkatan yang membentuk hierarki dan paralel dengan struktur organisasi perusahaan. Sedangkan pada setiap tingkatan, perencanaan mempunyai dua fungsi, yaitu :

1. Menyediakan peralatan untuk pencapaian serangkaian sasaran dari rencana tingkatan di atasnya.
2. Menunjukkan sasaran yang harus dipenuhi rencana tingkatan di bawahnya.

Rencana dari manajemen puncak akan dibuat menjadi rencana-rencana yang lebih terperinci oleh satuan-satuan manajemen menengah dan lini pertama.

Baca juga : Pengertian Perencanaan (Planning), Syarat, Jenis, Fungsi, Tujuan, Dan Tahapan Perencanaan Serta Alasan Perlunya Perencanaan (Planning)

Tipe Perencanaan. Ada beberapa tipe perencanaan yang dikenal dalam manajemen, dua tipe yang utama adalah :

1. Rencana-rencana strategik (strategic plans). 
2. Rencana-rencana operasional (operational plans). 

Sedangkan dalam praktek manajemen, rencana-rencana operasional (operational plans) dibedakan menjadi dua tipe rencana, yaitu :

1. Rencana sekali pakai (single use plans). 
2. Rencana tetap (standing plans). 
   

Baca juga : Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Manajemen Lainnya

Perencanaan Efektif. Selain dari tipe-tipe perencanaan tersebut, dalam manajemen juga dikenal satu tipe perencanaan lain yang tidak kalah pentingnya, yaitu perencanaan efektif. Perencanaan efektif merupakan penetapan tujuan-tujuan perusahaan dalam jadwal waktu sesuai dengan program pekerjaan untuk mendapatkan hasil yang optimal.

Ciri-Ciri Perencanaan Efektif. Menurut Sam Deep dan Lyie Sussman dalam bukunya yang berjudul "Manajer Bijak" menjelaskan bahwa perencanaan efektif mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

• dituangkan secara tertulis.
• diuraikan secara jelas dalam bentuk hasil akhir yang hendak dicapai.
• disusun oleh orang yang juga akan bertanggung jawab atas pelaksanaannya.
• sebelum dilaksanakan rencana tersebut telah dikomunikasikan kepada semua bagian yang terkait untuk mendapatkan komentar atau masukan.
• ada satu orang yang memikul tanggung jawab akhir untuk mengawasi pelaksanaannya.
• ada tanggal tertentu yang menjadi batas waktu penyelesaian dan ada batas waktu lain yang ditetapkan sebagai batas waktu antara.
• kriteria keberhasilan rencana serta metode penerapan kriteria ini ditentukan sebelum pelaksanaan rencana.
• langkah peninjauan antara untuk keputusan "go no go" atau untuk merevisi rencana dilakukan di sepanjang periode pelaksanaan.
• masalah potensial yang mungkin timbul selama pelaksanaan sudah diidentifikasikan sebelumnya dan dibuatkan rencana antisipasinya.
• peluang potensial yang mungkin muncul selama pelaksanaan diidentifikasikan sebelumnya sehingga dapat dimanfaatkan dengan baik apabila hal tersebut terjadi.
• mengkomunikasikan progres update secara teratur kepada seluruh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan.  

Baca juga : Rentang Manajemen (Rentang Kendali)

Hambatan Perencanaan Efektif. Sebagaimana dalam tipe-tipe perencanaan yang lain, dalam perencanaan efektif juga mempunyai hambatan-hambatan dalam pengembangannya. Hambatan pengembangan perencanaan efektif meliputi dua hal, yaitu :

• Hambatan dari dalam perencana (hambatan pembuatan rencana efektif). Penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Hambatan ini bersumber pada ketidak-sediaan dan ketidak-mampuan individu-individu perencana untuk melakukan kegiatan-kegiatan perencanaan.
• Hambatan dari luar perencana (penolakan terhadap perubahan), yaitu keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang ditimbulkannya. 

Baca juga : Proses Perencanaan Dalam Organisasi : Tahap-Tahap Dasar Perencanaan

1. Hambatan dari Dalam Perencana (Hambatan Pembuatan Rencana Efektif).
Karena penetapan tujuan merupakan langkah esensi pertama dalam perencanaan, para manajer yang tidak dapat menerapkan tujuan yang cukup berarti akan tidak mampu membuat rencana-rencana efektif. Alasan-alasan yang membuat manajer gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok/satuan kerja mereka, yaitu :

• Kurang pengetahuan tentang organisasi. Para manajer tidak dapat menetapkan tujuan bagi satuan-satuan kerja mereka tanpa mempunyai pengetahuan tentang pekerjaan satuan kerja dan organisasi secara keseluruhan.
• Kurangnya pengetahuan tentang lingkungan. Para manajer sering kurang memahami lingkungan eksternal organisasi, seperti pesaing, penyedia, langganan, dan lain sebagainya.
• Ketidak-mampuan melakukan peramalan secara efektif. Rencana yang dibuat tidak hanya berdasarkan pengalaman masa lalu, tetapi juga kemungkinan kondisi-kondisi di masa yang akan datang.
• Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.
• Biaya. Perencanaan memerlukan banyak biaya keuangan, fisik, dan manusia.
• Takut gagal. Para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman terhadap keamanan jabatannya, sehingga hal ini membuat para manajer enggan mengambil resiko dan menetapkan tujuan tertentu.
• Kurang percaya diri. Hal ini membuat para manajer ragu-ragu dalam menetapkan tujuan yang menantang.
• Ketidak-sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. Para manajer sering sulit untuk menerima kenyataan bahwa mereka tidak dapat mencapai semua hal yang penting baginya. Sehingga mereka enggan untuk membuat perusahaan terikat pada suatu tujuan tertentu dan menyingkirkan berbagai alternatif lainnya.

Baca juga : Klasifikasi Perencanaan Dalam Manajemen

2. Hambatan dari Luar Perencana (Penolakan Terhadap Perubahan). 

Penolakan terhadap perubahan bisa terjadi di antara para anggota manajemen perusahaan sendiri, baik para manajer maupun karyawan operasional, yang harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan. Seringkali penolakan terhadap rencana, disebabkan karena :

• Hal tersebut bertentangan dengan kepentingannya.
• Menghilangkan atau mengurangi balas jasa atau kekuatannya, seperti kekuasaan, karier, atau gengsi.
• Membatasi kebebasan karyawan untuk memilih kegiatan kerja yang disukai.
• Akan meningkatkan beban kerja karyawan, sementara balas jasa yang didapatkan tidaklah sebanding.

Baca juga : Proses Perencanaan Dalam Organisai : Pengertian Perencanaan

Mengatasi Hambatan Dalam Perencanaan Efektif. Untuk mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi dalam perencanaan efektif, seorang manajer dapat melakukan hal-hal sebagai berikut :

• Menciptakan suatu sistem manajemen yang memudahkan penetapan tujuan dan perencanaan, baik yang dilakukan manajer puncak maupun manajer tingkat bawah dan para karyawan bukan manajerial. 
• Dalam hal adanya hambatan dalam diri para perencana dapat diatasi dengan memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual.

Baca juga : Departementalisasi Dalam Manajemen

Sedangkan untuk mengurangi atau menghilangkan penolakan terhadap suatu rencana, dapat dilakukan dengan sejumlah cara, di antaranya :

• Melibatkan para karyawan dalam proses perencanaan.
• Mengembangkan pola perencanaan dan implementasi yang efektif.
• Memberikan lebih banyak informasi tentang rencana-rencana dan segala konsekuensinya.
• Bersikap hati-hati terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota manajemen perusahaan.
• Meminimalkan gangguan-gangguan yang tidak perlu.

Demikian penjelasan berkaitan dengan hambatan-hambatan yang mungkin terjadi dalam perencanaan efektif.

Semoga bermanfaat.