Proses Perencanaan Dalam Organisasi : Tahap-Tahap Dasar Perencanaan
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, fungsi perencanaan terjadi di semua tipe kegiatan. Dengan adanya perencanaan yang baik, akan memudahkan pelaksanaan dari fungsi-fungsi manajemen yang lain, yaitu fungsi pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Perencanaan mempunyai dua arti, yaitu perencanaan dalam arti sempit atau sederhana dan perencanaan dalam arti luas. Yang dimaksud dengan perencanaan :
Baca juga : Pengertian Perencanaan (Planning), Syarat, Jenis, Fungsi, Tujuan, Dan Tahapan Perencanaan Serta Alasan Perlunya Perencanaan (Planning)
Namun begitu, pada umumnya masyarakat kebanyakan mengenal perencanaan hanya pada pengertian dalam arti yang sempit, yaitu proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Cara untuk melaksanakan fungsi perencanaan dalam suatu organisasi atau perusahaan, haruslah sesuai dengan tahapan-tahapan perencanaan yang telah disesuaikan dengan tipe tujuan atau hasil dari suatu organisasi atau perusahaan. Sedangkan pelaksanaan perencanaan dalam setiap tingkatan perencanaan mempunyai tahapan-tahapan yang berbeda.
Perencanaan mempunyai dua arti, yaitu perencanaan dalam arti sempit atau sederhana dan perencanaan dalam arti luas. Yang dimaksud dengan perencanaan :- dalam arti yang sempit atau sederhana, perencanaan adalah suatu proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya.
- dalam arti luas, perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa, dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat, sehingga tujuan dari perusahaan dapat dicapai.
Baca juga : Pengertian Perencanaan (Planning), Syarat, Jenis, Fungsi, Tujuan, Dan Tahapan Perencanaan Serta Alasan Perlunya Perencanaan (Planning)
Namun begitu, pada umumnya masyarakat kebanyakan mengenal perencanaan hanya pada pengertian dalam arti yang sempit, yaitu proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Cara untuk melaksanakan fungsi perencanaan dalam suatu organisasi atau perusahaan, haruslah sesuai dengan tahapan-tahapan perencanaan yang telah disesuaikan dengan tipe tujuan atau hasil dari suatu organisasi atau perusahaan. Sedangkan pelaksanaan perencanaan dalam setiap tingkatan perencanaan mempunyai tahapan-tahapan yang berbeda.
Kesalahan dalam menjalankan tahapan-tahapan pelaksanaan perencanaan akan berakibat fatal bagi organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, perencanaan dalam organisasi atau perusahaan adalah sangat esensial, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi manajemen yang lainnya. Fungsi-fungsi manajemen yang lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan sebenarnya hanyalah melaksanakan keputusan-keputusan perencanaan.
Baca juga : Hambatan-Hambatan Perencanaan Efektif
Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan, atau mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam membuat dan menentukan kegiatan perencanaan, tidak bisa dilakukan dengan asal-asalan tetapi harus melewati beberapa tahap untuk mendapatkan hasil perencanaan yang matang.
Baca juga : Proses Perencanaan Strategik
Tahap-Tahap Perencanaan. Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melelui empat tahap perencanaan, yaitu :
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi atau perusahaan akan menggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan organisasi atau perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi, terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi atau perusahaan.
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi atau perusahaan dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan internal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan, yang meliputi penilaian alternatif-alternatif serta pemilihan alternatif terbaik di antara berbagai alternatif yang ada, untuk pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan..
Baca juga : Hambatan-Hambatan Perencanaan Efektif
Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan, atau mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam membuat dan menentukan kegiatan perencanaan, tidak bisa dilakukan dengan asal-asalan tetapi harus melewati beberapa tahap untuk mendapatkan hasil perencanaan yang matang.
Baca juga : Proses Perencanaan Strategik
Tahap-Tahap Perencanaan. Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melelui empat tahap perencanaan, yaitu :
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi atau perusahaan akan menggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan organisasi atau perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi, terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi atau perusahaan.
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi atau perusahaan dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan internal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan, yang meliputi penilaian alternatif-alternatif serta pemilihan alternatif terbaik di antara berbagai alternatif yang ada, untuk pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan..
Untuk mendapatkan suatu hasil perencanaan yang ideal, keempat tahapan dalam perencanaan tersebut tidak boleh ada yang ditinggalkan. Semuanya merupakan satu kesatuan yang utuh. Dengan perencanaan yang baik akan memudahkan fungsi-fungsi manajemen yang lain dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Dengan demikian, tujuan dari kegiatan suatu organisasi atau perusahaan dapat dicapai sesuai dengan target yang diharapkan.
Demikian penjelasan berkaitan dengan tahap-tahapan dasar perencanaan dalam suatu organisasi.
Demikian penjelasan berkaitan dengan tahap-tahapan dasar perencanaan dalam suatu organisasi.
Semoga bermanfaat.
