Manajemen Kearsipan : Pengertian, Aspek, Ruang Lingkup, Tujuan, Fungsi Dan Manfaat Manajemen Kearsipan, Serta Asas Manajemen Kearsipan

Pengertian Manajemen Kearsipan. Istilah “manajemen kearsipan” berasal dari dua kata “manajemen” dan “kearsipan”. Kata “manajemen” berasal dari bahasa Perancis kuno, yaitu “management” yang berarti “seni melaksanakan dan mengatur”. Dalam bahasa Italia, manajemen disebut dengan “maneggiare” yang berarti “mengendalikan”. Sampai dengan saat ini, manajemen belum memiliki pengertian yang baku yang dapat diterima secara universal.

Kata “kearsipan” dibentuk dari kata dasar “arsip” yang berasal dari bahasa Yunani, yaitu “archium” yang berarti “peti untuk menyimpan sesuatu”. Secara umum, arsip dapat diartikan dengan catatan, rekaman, atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, baik pemerintah maupun swasta, atau perseorangan dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan. Sehingga, kata “kearsipan” dapat berarti suatu sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Kearsipan juga berarti tata cara pengurusan penyimpanan warkat, menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali.

Berdasarkan hal tersebut di atas, yang dimaksud dengan manajemen kearsipan adalah suatu proses perencanaan, pengawasan, pelatihan, pengorganisasian, pengembangan, serta kegiatan manajerial yang lain yang berorientasi pada kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan tujuan untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang nyata dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan efisien. Manajemen kearsipan dapat juga berarti serangkaian kegiatan penataan terhadap penciptaan pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali dan penyingkiran dokumen-dokumen yang dilakukan oleh pimpinan dari suatu organisasi agar terjamin bahwa dokumen-dokumen yang tidak berguna tidak disimpan, sedangkan dokumen yang bernilai benar-benar terpelihara dan tersedia.

Baca juga : Pengertian Kearsipan, Ruang Lingkup, Tujuan, Dan Asas Penyelenggaraan Kearsipan

Selain itu, pengertian manajemen kearsipan juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :

• Agus Sugiarto, dalam “Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer”, menyebutkan bahwa manajemen kearsipan adalah dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat/berkas tersebut dapat diketemukan kembali bila diperlukan.
• A.J. Sayuti, dalam “Manajemen Kantor Praktis”, menyebutkan bahwa manajemen kearsipan adalah suatu kegiatan menempatkan dokumen-dokumen (arsip) penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu, sehingga bila diperlukan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat.
• R. Soebroto, dalam “Pengelolaan Arsip”, menyebutkan bahwa manajemen kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip.

Baca juga : Penyelenggaraan Kearsipan Nasional

Aspek Manajemen Kearsipan. Manajemen kearsipan memiliki beberapa aspek. Agus Sugiarto menjelaskan bahwa beberapa aspek yang ada dalam manajemen kearsipan adalah :

• kepadatan. Aspek kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruangan lantai. Dengan kata lain, faktor kepadatan penyimpanan arsip dapat efisiensi penggunaan ruang kantor.
• mudah dicapai. Aspek mudah dicapai sangat diperlukan dalam kegiatan pengelolaan arsip. File kabinet/almari penyimpanan arsip harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah untuk menyimpan surat-surat ataupun mengambil arsip. Dengan mudah dicapai maka efisiensi tenaga dapat diwujudkan.
• kesederhanaan. Aspek kesederhanaan bermaksud agar sistem penggolongan atau sistem penataan arsip dapat di mengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas, atau pengawas pada umumnya. Jangan sampai terjadi kesulitan penemuan arsip hanya dikarenakan seseorang tidak mengetahui bagaimana harus mencarinya.
• keamanan. Aspek keamanan bermaksud agar dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. Dalam hal ini harus menggunakan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek keamanan.
• kehematan. Aspek kehematan bermaksud bahwa sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja dan biaya lainya.
• elastisitas. Aspek elastisitas bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat dengan pertimbangan perluasan sistem penyimpanan di masa yang akan datang.
• penyimpanan dokumen seminimalnya. Aspek penyimpanan dokumen seminimalnya bermaksud bahwa dokumen yang disimpan adalah dokumen yang benar-benar bernilai.
• keterangan-keterangan harus diberikan bilamana diperlukan sehingga dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala (heading).
• dokumen-dokumen harus selalu disusun secara up to date, meskipun has demikian dapat bergantung pada penyusunan tenaga dan pengawasan.
• harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang cocok dan tepat dengan kebutuhan didasarkan pada kebutuhan, sehingga sistem tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara efektif.

Baca juga : Pengertian Arsip, Sifat Dan Karakteristik, Serta Prosedur Penyimpanan Arsip

Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan. Ruang lingkup manajemen kearsipan meliputi beberapa kegiatan. Sedarmayanti, dalam “Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern”, menjelaskan bahwa ruang lingkup manajemen kearsipan meliputi kegiatan :

1. Penciptaan Arsip.

Penciptaan arsip merupakan kegiatan dasar yang dimaksudkan untuk mengontrol dan mengelola perkembangan dokumen sehingga sesuai dengan nilai dan bermanfaat bagi organisasi. Kegiatan penciptaan arsip meliputi : desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen pelaporan, sistem informasi manajemen, dan lain sebagainya.

2. Penggunaan Arsip.

Arsip dapat dikategorikan menjadi dua jenis, yaitu :

• arsip dinamis, merupakan arsip yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari, yang bertujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan untuk akuntabilitas kinerja serta alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi dua : 1. arsip dinamis aktif (frekuensi penggunaan masih sangat tinggi), dan 2. arsip dinamis inaktif (frekuensi penggunaan menurun). Penggunaan arsip dinamis meliputi : filling system, penemuan kembali, pengurusan surat, program arsip vital, dan pengelolaan pusat arsip.
• arsip statis, bertujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

3. Pemeliharaan atau Perlindungan Arsip.

Pemeliharaan atau perlindungan arsip merupakan usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan.

4. Pemusnahan Arsip.

Pemusnahan arsip merupakan suatu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut diharuskan. Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan organisasi menyangkut arsip-arsip yang tidak penting bagi kegunaan unit pengolah, khususnya yang menyangkut surat-surat rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya. Pemusnahan arsip harus melakukan ketentuan sebagai berikut: pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan, diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang, pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan.

Baca juga : Lembaga Administrasi Negara Dan Badan Kepegawaian Negara

Tujuan Manajemen Kearsipan. Manajemen kearsipan memiliki beberapa tujuan sebagai berikut :

• sebagai dokumentasi kebijakan dan transaksi organisasi dan sejenisnya secara akurat dan lengkap.
• untuk mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan oleh suatu organisasi atau perusahaan dan sejenisnya.
• kontrol pada mekanisme penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, sehingga membuat efisien pada proses pencarian kembali informasi.
• untuk menyederhanakan aktivitas, sistem serta proses (penciptaan, penggunaan, pemeliharaan) arsip.
• sebagai parameter preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.
• pencegahan terjadinya kertas kerja yang tidak perlu, serta menjamin pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip dari awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan.

Baca juga : Pengertian Dan Ciri-Ciri Administrasi

Fungsi dan Manfaat Manajemen Kearsipan. Manajemen kearsipan merupakan suatu proses yang sangat penting untuk menunjang berjalannya operasional suatu organisasi baik pemerintahan maupun swasta atau bahkan perorangan. Berdasarkan hal tersebut, fungsi dari manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

1. Fungsi Manajemen.

Fungsi manajemen merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, serta pengawasan, dalam pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis termasuk arsip vital dan arsip yang bersifat personal ;

• fungsi pengelolaan arsip dinamis mencakup kegiatan-kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
• fungsi pengelolaan arsip dinamis mencakup kegiatan-kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

2. Fungsi Operasional Kearsipan.

Fungsi operasional kearsipan merupakan suatu proses dalam pelaksanaan yang menyangkut operasional dan penyelenggaraan kearsipan.

Selain memiliki kedua fungsi tersebut, manajemen kearsipan memberikan manfaat bagi petugas yang bertanggung jawab mengelola arsip. Manfaat manajemen kearsipan dimaksud adalah :

• memudahkan dalam penyimpanan segala dokumen-dokumen yang penting.
• memudahkan petugas kearsipan untuk menemukan kembali dokumen yang disimpan apabila dibutuhkan di kemudian hari.
• membantu petugas kearsipan dalam menangani dan mengontrol dokumen yang terlalu banyak, dengan cara mengarsipkannya dan melakukan penyusutan, serta pemusnahan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.

Baca juga : Efektif Dan Efisien Serta Perbedaan Diantara Keduanya

Asas Manajemen Kearsipan. Terdapat beberapa asas dalam menajemen kearsipan. Sedarmayanti menjelaskan bahwa terdapat tiga asas dalam manajemen kearsipan, yaitu :

1. Asas Sentralisasi.

Asas sentralisasi merupakan pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas sentralisasi biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.

Kelebihan asas sentralisasi adalah :

• memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh.
• dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis bidang arsip yang dimiliki secara keseluruhan.
• memudahkan pelaksanaan perawatan dan penyusutan.

Kelemahan asas sentralisasi adalah :

• dapat menimbulkan keterlambatan di dalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, mengingat pada waktu yang bersamaan, beberapa unit kemungkinan meminta arsip.
• petugas arsip yang kurang terampil dan kurang memahami masalah yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau kurang sistematik.
• terpisahnya letak gedung kantor, dirasakan sebagai hambatan karena jarak yang berjauhan.

2. Asas Desentralisasi.

Asas desentralisasi merupakan pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas desentralisasi biasanya digunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.

Kelebihan asas desentralisasi adalah :

• arsip yang dibutuhkan, akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit.

Kelemahan asas desentralisasi adalah :

• pengawasan agak sulit dilakukan dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.

3. Asas Gabungan (Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi).

Asas gabungan merupakan pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas sentralisasi dan desentralisasi. Asas gabungan digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas sentralisasi atau asas desentralisasi. Misalnya : untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh semua unit), simpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.

Baca juga : Pengertian Dan Istilah-Istilah Dalam Hukum Administrasi Negara

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian manajemen kearsipan, aspek, ruang lingkup, tujuan, fungsi dan manfaat manajemen kearsipan, serta asas manajemen kearsipan.

Semoga bermanfaat.