Perencanaan Agregat (Aggregate Planning) : Pengertian, Tujuan, Strategi, Dan Metode Perencanaan Agregat, Serta Tahapan Proses Perencanaan Agregat

Pengertian Perencanaan Agregat. Dalam suatu perusahaan, perencanaan agregat dibuat untuk menyesuaikan kemampuan produksi dalam menghadapi permintaan pasar yang tidak pasti dengan mengoptimumkan penggunaan tenaga kerja dan peralatan produksi yang tersedia sehingga ongkos total produksi dapat ditekan seminimal mungkin.

Secara umum, perencanaan agregat atau “aggregate planning” dapat diartikan sebagai suatu proses yang dilakukan untuk mengembangkan rencana taktis guna mendukung rencana bisnis perusahaan yang biasanya mencakup pengembangan, analisis, dan pemeliharaan rencana untuk penjualan total, produksi total, persediaan sasaran, dan sasaran jaminan sediaan untuk keluarga produk. Perencanaan agregat juga berarti perencanaan produksi jangka menengah yang merupakan penghubung antara perencanaan jangka pendek dengan perencanaan jangka Panjang, yang yang memegang peranan penting dalam perencanaan operasi perusahaan secara keseluruhan.

Selain itu, pengertian perencanaan agregat juga dapat dijumpai dalam pendapat yang dikemukakan oleh beberapa ahli, diantaranya adalah :

• T. Hani Handoko, dalam “Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia”, menyebutkan bahwa perencanaan agregat adalah proses perencanaan kuantitas dan pengaturan waktu keluaran selama periode waktu tertentu (3 bulan sampai 12 bulan) melalui penyesuaian variabel-variabel tingkat produksi karyawan, persediaan, variabel yang dapat dikendalikan lainnya.
• Jay Heizer dan Barry Render, dalam “Manajemen Operasi: Keberlangsungan dan Rantai Pasokan”, menyebutkan bahwa perencanaan agregat adalah sebuah pendekatan perencanaan untuk menentukan kuantitas dan waktu produksi pada jangka menengah (3 hingga 18 bulan ke depan). Perencanaan dimaksud merupakan upaya pemilihan arah tindakan yang diambil suatu perusahaan dan setiap departemen.

Baca juga : Pengertian Dan Jenis Perencanaan Produksi (Production Planning)

Tujuan Perencanaan Agregat. Pada dasarnya, perencanaan agregat merupakan langkah awal aktivitas perencanaan produksi yang dipakai sebagai pedoman untuk langkah selanjutnya, yaitu penyusunan jadwal induk produksi. Oleh karenanya, tujuan umum dari perencanaan agregat adalah untuk meminimalkan biaya dengan melakukan penyesuaian terhadap perencanaan di tingkat produksi, tingkat tenaga kerja, serta beberapa variabel lain yang dapat dikendalikan.

Jay Heizer dan Barry Render menjelaskan bahwa tujuan dari perencanaan agregat adalah :

• untuk mengembangkan suatu rencana produksi secara menyeluruh yang fisibel dan optimal.
• untuk menentukan kapasitas produksi sehingga memenuhi estimasi permintaan pasar pada periode yang akan datang dengan keputusan serta kebijakan mengenai kerja lembur, backorder, subkontrak, tingkat persediaan, memperkerjakan atau memberhentikan sementara pegawai.

Sedangkan R. Krajewski, dalam “Operation Management Strategy dan Analysis”, menjelaskan bahwa tujuan dari perencanaan agregat adalah :

• memperkecil biaya atau meningkatkan keuntungan. Apabila permintaan konsumen tidak mempengaruhi rencana produksi, maka penekanan biaya akan dapat meningkatkan keuntungan yang diperoleh.
• meningkatkan pelayanan pada konsumen. Perbaikan pelayanan dan waktu pengiriman akan membutuhkan tenaga kerja tambahan, kapasitas mesin dan tingkat persediaan yang tinggi.
• memperkecil investasi persediaan. Penimbunan persediaan akan membutuhkan biaya yang besar, oleh karena itu dana yang ada dapat digunakan untuk investasi lain yang lebih produktif.
• menurunkan perubahan dalam skala produksi. Frekuensi perubahan yang besar dalam skala produksi akan mempersulit koordinasi bagi pasokan bahan baku dan kebutuhan produksi tidak stabil.
• perencanaan tenaga kerja. Fluktuasi jumlah tenaga kerja akan mengakibatkan tingkat produktivitas yang rendah karena tenaga kerja-tenaga kerja yang baru membutuhkan waktu dalam mengembangkan produktivitasnya.
• penggunaan mesin dan peralatan. Proses dasar dalam aliran strategi secara keseluruhan akan menggunakan semaksimal mungkin keberadaan mesin dan peralatan.

Baca juga : Tujuan Serta Manfaat Perencanaan Dan Pengawasan Produksi (Production Planning And Control/PPC)

Strategi Perencanaan Agregat. Perencanaan agregat dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa strategi. Jay Heizer dan Barry Render menjelaskan bahwa perencanaan agregat dapat dilakukan dengan menggunakan tiga strategi, yaitu :

1. Capacity Options.

Capacity options atau pilihan kapasitas merupakan pilihan yang tidak berusaha mengubah permintaan, tetapi untuk menyerap fluktuasi dalam permintaan dengan mengubah kapasitas yang tersedia. Capacity options terdiri dari lima jenis, yaitu:

• mengubah tingkat persediaan dengan cara meningkatkan persediaan selama periode permintaan rendah untuk memenuhi permintaan yang tinggi di masa yang akan datang. Akibatnya, muncul biaya yang berkaitan dengan penyimpanan.
• meragamkan jumlah tenaga kerja dengan cara merekrut atau memperhentikan. Di mana jumlah karyawan dapat disesuaikan dengan tingkat produksi yang diinginkan. Akibatnya, moral pekerja dan berpengaruh terhadap produktivitas, serta munculnya biaya tambahan yang berupa biaya pelatihan dalam perekrutan maupun biaya untuk gaji pesangon karyawan.
• meragamkan tingkat produksi lembur atau waktu kosong. Dalam pilihan ini jumlah tenaga kerja tetap konstan, namun waktu kerja diragamkan dengan mengurangi jam kerja ketika permintaan rendah, dan melakukan lembur jika permintaan tinggi. Akibatnya, muncul upah lembur yang tinggi daripada upah reguler.
• sub kontrak. Dalam hal ini, sub kontrak diartikan sebagai kegiatan yang melakukan realokasi kebutuhan produksi antar perusahaan agar melancarkan proses produksi. Akibatnya, harga yang mahal dapat menambah biaya pengeluaran perusahaan bertambah dan kualitas dari perusahaan lain yang melakukan subkontrak tidak sesuai seperti yang diharapkan.
• penggunaan karyawan paruh waktu. Apabila permintaan perusahaan sedang tinggi maka perusahaan akan merekrut karyawan tidak tetap untuk memenuhi kebutuhan produksi. Akibatnya, menggunakan tenaga kerja paruh waktu, kinerja karyawan tersebut tidak terampil.

2. Demand Options.

Demand options atau pilihan permintaan merupakan pilihan yang berusaha untuk mengurangi perubahan pola permintaan selama periode perencanaan. Demand options terdiri dari tiga jenis, yaitu:

• mempengaruhi permintaan. Kegiatan promosi, iklan, dan diskon digunakan ketika permintaan sedang rendah. Bagaimanapun iklan khusus, promosi, penjualan, dan penetapan harga tidak selalu mampu menyeimbangkan permintaan dengan kapasitas produksi.
• tunggakan pesanan selama periode permintaan tinggi. Tunggakan pesanan adalah pesanan barang atau jasa yang diterima perusahaan tetapi tidak mampu (secara sengaja atau kebetulan) untuk dipenuhi pada saat itu. Pilihan ini digunakan ketika pelanggan berkenan menunggu tanpa kehilangan kehendak atas pesanannya. Namun konsekuensinya adalah bisa berakibat kehilangan penjualan.
• perpaduan produk dan jasa yang counter seasonal (dengan musim yang berbeda). Perusahaan mengembangkan produk yang merupakan perpaduan dari barang counter seasonal.

3. Mixed Choice.

Mixed choice atau pilihan campuran merupakan kombinasi dari beberapa pilihan di atas (lima pilihan kapasitas/capacity options dan tiga pilihan permintaan/demand options) untuk menghasilkan jadwal agregat yang efektif atau lebih baik. Mixed choice terdiri dari dua jenis, yaitu:

• chase strategy atau strategi perburuan, digunakan untuk mencapai tingkat output untuk setiap periode yang memenuhi prediksi permintaan untuk periode tersebut.
• level strategy atau strategi tingkat (penjadwalan tingkat), merupakan rencana agregat di mana tingkat produksi tetap sama dari periode ke periode. Level strategy bertingkat akan bekerja dengan baik ketika permintaan cukup stabil.

Baca juga : Manajemen Keuangan Publik (Public Financial Management)

Metode Perencanaan Agregat. Selain menggunakan strategi tersebut di atas, pelaksanaan perencanaan agregat juga dilakukan dengan beberapa jenis metode. Jay Heizer dan Barry Render menjelaskan bahwa beberapa metode perencanaan agregat yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :

1. Metode Tabel dan Grafik.

Metode table dan grafik merupakan metode yang paling popular karena mudah dimengerti dan gampang penggunaannya sehingga mudah untuk dilaksanakan. Pendekatannya dilakukan dengan cara trial and error. Metode table dan grafik dilakukan dengan melalui lima tahapan, yaitu :

• menentukan tingkat permintaan pada setiap periode.
• menentukan kapasitas untuk waktu normal, lembur, dan subkontrak pada setiap periode.
• menentukan biaya tenaga kerja, biaya penambahan dan pengurangan tenaga kerja, biaya penyimpanan persediaan dan biaya kekurangan persediaan.
• mengembangkan rencana alternatif dan uji total biayanya.
• memilih alternatif yang memiliki total biaya yang paling rendah, yang terdiri dari tiga pilihan alternatif strategi, yaitu : melakukan variasi tingkat persediaan, melakukan variasi jumlah tenaga kerja, dan melakukan variasi jam kerja.

2. Metode Matematis.

Metode matematis dapat dilakukan dengan menggunakan dua metode, yaitu :

• metode transportasi pemrograman linier, bukanlah sebuah pendekatan uji coba seperti diagram, tetapi lebih kepada menghasilkan rencana optimal untuk mengurangi biaya. Metode transportasi ini juga fleksibel karena bisa memperinci produksi reguler dan lembur disetiap periode waktu, jumlah unit yang disubkontrakkan, giliran kerja tambahan dan persediaan yang dibawa dari satu periode ke periode berikutnya.
• model koefisien manajemen, membentuk sebuah keputusan formal di seputar pengalaman dan kinerja seorang manajer. Asumsi yang digunakan adalah kinerja manajer yang lalu cukup baik sehingga dapat digunakan sebagai dasar untuk keputusan masa depannya. Teknik ini menggunakan sebuah analisis regresi dari keputusan produksi masa lalu yang dibuat oleh manajer.

3. Metode Transportasi.

Metode transportasi atau “transport shipment problem” dilakukan dengan menggunakan bantuan tabel transportasi. Tahapan yang dilakukan dalam model transportasi adalah :

• menghitung terlebih dahulu total permintaan seluruh produk selama horizon perencanaan dalam satuan agregat.
• menghitung terlebih dahulu kapasitas yang tersedia untuk tiap pilihan produksi selama horizon perencanaan dalam satuan agregat.
• menghitung ongkos per unit satuan agregat sebagai akibat pilihan strategi produksi yang diterapkan.
• mengoptimalkan rencana produksi di setiap periode dalam horizon perencanaan mulai periode awal sampai ke periode paling akhir.

Baca juga : Dasar Perencanaan Strategis

Tahapan Proses Perencanaan Agregat. Perencanaan agregat dilakukan dengan melalui beberapa tahapan. William J. Stevenson dan Sum Chee Chong, dalam “Manajemen Operasi Perspektif Asia”, menjelaskan bahwa beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam proses perencanaan agregat adalah sebagai berikut :

1. Determine demand for each period, yaitu menentukan jumlah permintaan untuk setiap periode perencanaan yang akan datang dengan menggunakan suatu metode peramalan.
2. Determine capacities, yaitu menentukan kapasitas yang dimiliki oleh perusahaan seperti kapasitas mesin, kapasitas penyimpanan persediaan.
3. Identify company or departemental policies that are pertinent, yaitu menentukan kebijakan departemen atau perusahaan yang berkaitan dengan proses Aggregate Planning, seperti tingkat persediaan minimal untuk mencapai safety stock pada perusahaan.
4. Determine unit cost for regular time, overtime, subcontracting, holding inventories, back orders, layoff, and other relevant costs, yaitu beberapa strategi perencanaan agregat yang dilakukan didasarkan atas biaya produksi yang paling minimal.
5. Develop alternative plans and compute the cost for each, yaitu mengembangkan beberapa alternatif perencanaan dan menghitung jumlah biaya yang dihasilkan dari beberapa alternatif tersebut.
6. If satisfy plan emerge, select the one that best satisfies objectives, yaitu apabila telah puas dengan hasil dan sudah sesuai dengan tujuan awal, maka alternatif tersebut yang akan dipilih. Sebaliknya, apabila belum sesuai dengan tujuan awal maka lakukan kembali langkah kelima.

Baca juga : Pengertian Perencanaan (Planning), Syarat, Jenis, Fungsi, Tujuan, Tahapan, Serta Alasan Perlunya Perencanaan

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian perencanaan agregat (aggregate planning), tujuan, strategi, dan metode perencanaan agregat, serta tahapan proses perencanaan agregat.

Semoga bermanfaat.