Arsip : Pengertian, Sifat Dan Karakter, Fungsi, Jenis, Dan Nilai Guna Arsip, Serta Prosedur Penyimpanan ArsipPada awalnya istilah arsip digunakan untuk menunjukkan tempat atau ruangan tempat penyimpanan dokumen atau arsip. Sedangkan dewasa ini, istilah arsip lebih cenderung menunjukkan hal yang berkaitan dengan catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.
Pengertian Arsip. Secara umum, arsip dapat diartikan sebagai catatan, rekaman, atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, baik pemerintah maupun swasta, atau perseorangan dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan. Dalam Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan dalam ketentuan Pasal 1 angka 2, bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
- rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Lembaga Administrasi Negara, yang dimaksud dengan arsip adalah segala kertas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, arsip diartikan dengan dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Baca juga : Pengertian Dokumentasi
Selain itu, pengertian arsip juga dapat dijumpai dalam berbagai pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :
- The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul "Administrasi Perkantoran Modern", menyebutkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
- Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, dalam bukunya yang berjudul "Manajemen Kearsipan Modern", menyebutkan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
- Yohannes Suraja, dalam bukunya yang berjudul "Manajemen Kearsipan", menyebutkan bahwa arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga jika diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.
Baca juga : Pengertian File Dan Klasifikasi File
Sifat dan Karakter Arsip. Arsip mempunyai sifat dan karakter tertentu yang digunakan untuk membedakan kualitas dari arsip, diantaranya sebagai berikut :
- autentik, maksudnya adalah arsip berisi informasi yang sebenarnya yang meliputi informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat atau diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.
- legal, maksudnya adalah arsip dapat digunakan untuk mendukung tugas dan kegiatan, serta berperan sebagai bahan bukti resmi dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
- unik, maksudnya adalah setiap arsip memiliki kronologi dan tidak dibuat secara massal. Jika arsip diduplikasi atau dibuat tembusan akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
- terpercaya, maksudnya adalah arsip dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
Baca juga : Pengertian Data, Jenis Dan Fungsi Data
Fungsi Arsip. Secara umum, fungsi arsip dapat dibedakan menjadi dua kelompok, sebagai berikut :
- fungsi primer, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan dibuatnya arsip tersebut sebagai pendukung pelaksanaan maupun setelah kegiatan selesai, baik oleh lembaga atau instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.
- fungsi sekunder, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan suatu lembaga atau instansi atau perorangan sebagai bahan bukti dan pertanggung-jawaban. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.
Jenis Arsip. Terdapat berbagai jenis arsip. Dalam Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2009, disebutkan beberapa jenis arsip, yaitu sebagai berikut :
1. Arsip Dinamis.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi tiga macam arsip, yaitu :
- arsip vital, adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
- arsip aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
- arsip inaktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Tanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip, yaitu pihak yang mempunyai kemandirian dan otorisasi dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
2. Arsip Statis.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Tanggung jawab terhadap pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan, yaitu lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
3. Jenis Arsip yang Lain.
Selain jenis arsip tersebut di atas, dalam Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2009 juga menyebutkan jenis arsip yang lain, yaitu :
- arsip terjaga, adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
- arsip umum, adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
- arsip autentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan foto kopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip autentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
Baca juga : Administrasi Dan Manajemen
Nilai Guna Arsip. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah sebagai berikut :
- administrative value (nilai administrasi).
- legal value (nilai hukum).
- fiscal value (nilai keuangan).
- research value (nilai penelitian).
- education value (nilai pendidikan).
- ducumentary value (nilai dokumentasi).
Sedangkan Milton Reitzfeld, menyebutkan bahwa nilai guna arsip adalah :
- values for administrative use (nilai-nilai untuk kegunaan administrasi).
- values for legal use (nilai-nilai untuk kegunaan hukum).
- values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan).
- values for policy use (nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi).
- values for operating use ( nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi).
- values for historical use (nilai-nilai untuk kegunaan sejarah).
- values for research use (nilai-nilai untuk kegunaan penelitian).
Prosedur Penyimpanan Arsip. Menurut Zulkifli Amsyah dalam bukunya yang berjudul "Manajemen Kearsipan", menyebutkan bahwa prosedur penyimpanan arsip meliputi langkah-langkah sebagai berikut :
- pemeriksaan arsip. Langkah ini merupakan tahap persiapan dalam menyimpan arsip, yaitu dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut telah siap untuk disimpan. Segala sesuatu yang akan diarsipkan harus dimintakan kejelasannya terlebih dahulu kepada yang berhak. Dan jika terjadi, arsip yang belum ditandai kejelasannya telah disimpan, maka dalam hal demikian dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang.
- mengindeks arsip. Mengindeks adalah suatu pekerjaan untuk menentukan nama atau subyek atau kata tangkap tertentu lainnya sebelum arsip disimpan. Misalnya, pada sistem abjad, kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk, dan nama individu untuk jenis surat keluar.
- memberi tanda (pengkodean). Pengkodean dapat dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
- menyortir arsip. Menyortir adalah pengelompokkan arsip untuk persiapan ke pekerjaan penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume arsip yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
- menyimpan arsip. Langkah ini merupakan tahap akhir dari prosedur penyimpanan arsip, yaitu menempatkan arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien jika didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai untuk penyimpanan arsip.
Demikian penjelasan yang berkaitan dengan pengertian arsip, sifat dan karakter, fungsi, jenis, dan nilai guna arsip, serta prosedur penyimpanan arsip.
Semoga bermanfaat.
