Penyelenggaraan Kearsipan Nasional : Pengertian, Ruang Lingkup, Asas, Dan Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan NasionalSecara umum, sebagaimana dijelaskan dalam Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik. organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sedangkan kearsipan atau records management adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Kearsipan juga dapat berarti suatu sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi.
- Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pengertian penyelenggaraan kearsipan tersebut dapat dibedakan menjadi dua hal, yaitu :
- pengelolaan arsip dinamis, adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
- pengelolaan arsip statis, adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Sedangkan yang dimaksud dengan sistem kearsipan nasional dalam pengertian tersebut adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
Penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Tanggung jawab dimaksud meliputi :
- penetapan kebijakan, yang meliputi bidang pembinaan, pengelolaan arsip, pembangunan SKN (Sistem Kearsipan Nasional), pembangunan SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional), pembentukan JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional), organisasi, pengembangan sumber daya manusia, prasarana dan sarana, perlindungan dan penyelamatan arsip, sosialisasi kearsipan, kerja sama, dan pendanaan.
- pembinaan kearsipan, yang dalam tingkat nasional dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi.
- pengelolaan arsip, yang dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah suatu lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan, yang berkedudukan di ibukota negara.
Ruang Lingkup Penyelenggaraan Kearsipan. Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi :
- keseluruhan penetapan kebijakan,
- pembinaan kearsipan,
- pengelolaan arsip ;
dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, yang meliputi semua kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan.
Baca juga : Fungsi, Tujuan, Dan Tugas Manajemen Administrasi
Asas Penyelenggaraan Kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan :
- kepastian hukum, adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.
- keautentikan dan kepercayaan, adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.
- keutuhan, adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
- asal usul (principle of provenance), adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap dikelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks pencitaannya.
- aturan asli (principle of original order), adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan penciptaan arsip.
- keamanan dan keselamatan. Asas keamanan adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Sedang asas keselamatan adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
- keprofesionalan, adalah penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.
- keresponsifan, adalah penyelenggaraan kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkaitan dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan, atau hilangnya arsip.
- keantisipatifan, adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
- kepartisipatifan, adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
- akuntabilitas, adalah penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.
- kemanfaatan, adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
- aksebilitas, adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
- kepentingan umum, adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.
Baca juga : Pengertian File Dan Klasifikasi File
Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk :
- menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
- menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
- menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
- mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang kompregensif dan terpadu.
- menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawabab dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
- menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
- meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Untuk mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, lembaga penyelenggaraan kearsipan nasional perlu membangun suatu sistem kearsipan nasional yang meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Sistem kearsipan nasional berfungsi untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya serta mampu mengidentifikasikan keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi kearsipan.
Secara lebih terperinci, berbagai ketentuan berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan nasional diatur dalam Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian penyelenggaraan kearsipan nasional, ruang lingkup, asas, dan tujuan penyelenggaraan kearsipan nasional.
Semoga bermanfaat.
