Kearsipan : Pengertian, Ruang Lingkup, Fungsi, Dan Tujuan Kearsipan, Serta Asas Penyelenggaraan KearsipanPengertian Kearsipan. Kata “kearsipan” dibentuk dari kata dasar “arsip” yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani, yaitu “archium” yang berarti “peti untuk menyimpan sesuatu”. Sedangkan secara terminologi, kata “arsip” berarti catatan, rekaman, atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, baik pemerintah maupun swasta, atau perseorangan dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan.
Sedangkan dalam Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip dalam Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2009 tersebut diartikan dengan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Baca juga : Pengertian Arsip, Sifat Dan Karakter, Fungsi, Jenis, Nilai Guna, Serta Prosedur Penyimpanan Arsip
Selain itu, pengertian kearsipan juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :
1. The Liang Gie.
The Liang Gie, dalam “Administrasi Perkantoran Modern”, menjelaskan bahwa kearsipan dapat diartikan dalam dua pengertian, yaitu :
- penyimpanan warkat (filing), merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
- sistem penyimpanan warkat (filing system), merupakan rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2. George R. Terry.
George R. Terry, dalam “Office Managemenent and Control”, menjelaskan bahwa kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik, sesuai dengan aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Dengan demikian, semua dokumen perusahaan perlu disortir, dicatat, dan disimpan. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam perarsipan dokumen, adalah sebagai berikut :
- pemeriksaan atau penyortiran dokumen.
- pengkodean dokumen.
- penyimpanan dokumen.
- pencarian dokumen.
- penemuan kembali dokumen.
Baca juga : Penyelenggaraan Kearsipan Nasional
Ruang Lingkup Kearsipan. Kearsipan memegang peranan yang penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi :
- penciptaan, penerimaan, pengumpulan arsip.
- pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip.
- penyimpanan dan pemusnahan arsip.
Sedangkan dalam ketentuan Pasal 5 Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2009, menyebutkan bahwa ruang lingkup dari kearsipan adalah :
- keseluruhan penetapan kebijakan,
- pembinaan kearsipan,
- pengelolaan arsip ;
dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, yang meliputi semua kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan.
Baca juga : Pengertian Dan Fungsi Manajemen Perpustakaan
Fungsi Kearsipan. Pelaksanaan kegiatan kearsipan memiliki beberapa fungsi. Doni Juni Priansa, dalam “Manajemen Kearsipan”, menjelaskan bahwa fungsi dari kearsipan adalah sebagai :
- alat penyimpanan warkat.
- alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi.
- alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan.
- alat perekam perjalanan organisasi.
- mengefektifkan dan megefisiensikan perkejaan.
- alat untuk memecahkan permasalah yang dihadapi organisasi.
- alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data.
- sumber informasi peritiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.
Sedangkan Sedarmayanti, dalam “Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern”, menjelaskan bahwa kegiatan kearsipan memiliki fungsi atau peranan sebagai :
- alat utama ingatan informasi.
- bahan atau alat pembuktian.
- bahan dasar perencanaan dan pengamabilan keputusan.
- barometer kegaitan suatu organisasi mengingat setiap kegaitan pada umumnya menghasilkan arsip.
- bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Baca juga : Pengertian Dan Klasifikasi File
Tujuan Kearsipan. Pelaksanaan kearsipan memiliki beberapa tujuan. Basir Barthos, dalam “Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi”, menjelaskan bahwa tujuan kearsipan adalah :
- untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perncanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut bagian kegiatan pemerintah.
A.W. Widjaya, dalam “Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar”, menjelaskan bahwa tujuan dari kearsipan adalah :
- menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.
- menyiapkan surat setiap kali saat diperlukan.
- mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Sedangkan dalam ketentuan Pasal 3 Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2009, menyebutkan bahwa tujuan dari penyelenggaraan kearsipan adalah untuk :
- menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
- menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
- menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
- mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
- menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung-jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
- menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
- meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Baca juga : Pengertian Dan Ciri-Ciri Administrasi
Asas Penyelenggaraan Kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan beberapa asas sebagai berikut :
1. Asas kepastian hukum.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.
2. Asas keautentikan dan kepercayaan.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.
3. Asas keutuhan.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
4. Asas asal usul (principle of provenance).
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan dilakukan untuk menjaga arsip tetap dikelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks pencitaannya.
5. Asas aturan asli (principle of original order).
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan penciptaan arsip.
6. Asas keamanan dan keselamatan.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Sedang asas keselamatan adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
7. Asas keprofesionalan.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.
8. Asas keresponsifan.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkaitan dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan, atau hilangnya arsip.
9. Asas keantisipatifan.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
10. Asas kepartisipatifan.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
11. Asas akuntabilitas.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.
12. Asas kemanfaatan.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
13. Asas aksebilitas.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
14. Asas kepentingan umum.
Maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.
Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian kearsipan, ruang lingkup, fungsi, dan tujuan kearsipan, serta asas penyeleggaraan kearsipan.
Semoga bermanfaat.
