Efektif Dan Efisien : Pengertian Dan Cara Agar Pekerjaan Dapat Dilakukan Dengan Efektif Dan Efisien, Serta Perbedaan Antara Efektif Dan Efisien

Pengertian Efektif dan Efisien. Untuk dapat menghasilkan suatu produk sebagaimana yang telah ditetapkan oleh manajemen suatu perusahaan (sesuai dengan waktu dan biaya yang telah ditentukan sebelumnya), maka proses dan kegiatan produksi harus dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

Perbandingan pekerjaan yang dilakukan secara efektif dan efisien dapat dilihat sebagai berikut :

• efektif dan efisien, berarti tujuan dapat tercapai dengan cepat dan biaya yang hemat.
• efektif tapi tidak efisien, berarti tujuan dapat tercapai dengan cepat namun biaya yang dikeluarkan tinggi.
• tidak efektif tapi efisien, berarti tujuan lama tercapai atau bahkan tidak tercapai karena cara-cara untuk mencapai tujuan tidak jelas, namun biaya sedikit.
• tidak efektif dan tidak efisien, berarti tujuan lama tercapai atau besar kemungkinan tidak akan tercapai dan beban yang dikeluarkan tinggi. Hal tersebut dikarenakan pekerjaan tidak dilakukan dengan step by step yang benar dan tanpa perhitungan biaya.

Istilah “efektif”, secara umum dapat diartikan sebagai suatu usaha untuk mendapatkan tujuan dan target sesuai yang diharapkan, dengan waktu yang telah ditetapkan tanpa memperdulikan biaya yang harus atau sudah dikeluarkan. Efektif juga dapat berarti suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan dan target sesuai jangka waktu serta hasil yang diharapkan.

Pekerjaan yang efektif akan selalu berhubungan dengan perencanaan, penjadwalan, dan pengeksekusian keputusan yang tepat guna. Suatu pekerjaan dapat dikatakan efektif, apabila tujuan dan target yang telah ditetapkan sebelumnya berhasil dicapai. Selain itu, efektif juga dapat diukur berdasarkan ketepatan waktu dalam menjalankannya.

Baca juga : Sistem Pengendalian Manajemen, Tujuan Dan Faktor Yang Mempengaruhinya

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), efektif diartikan dengan beberapa pengertian, yaitu :

1. ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya).
2. manjur atau mujarab (tentang obat).
3. dapat membawa hasil, berhasil guna (tentang usaha, tindakan), mangkus.
4. mulai berlaku (tentang undang-undang, peraturan).

Sedangkan menurut “Kamus Umum Belanda-Indonesia”, yang disusun oleh S. Wojowisoto, kata efektif diartikan dengan :

1. terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki dalam suatu perbuatan.
2. berhasil, tepat dan manjur.

Baca juga : Ekonomi Manajerial, Ruang Lingkup Dan Prinsip Ekonomi Manajerial

Selain itu, pengertian efektif juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :

• Sondang P. Siagian, dalam “Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja”, menyebutkan bahwa efektif adalah suatu pemanfaatan, maksudnya adalah pemanfaatan sebuah sumber daya, sarana dan prasarana yang dilakukan dalam jumlah tertentu, yang ditetapkan dengan keadaan sadar dan digunakan untuk menghasilkan beberapa jumlah barang atau kegiatan yang sedang dijalankan.
• Hidayat, dalam “Teori Efektivitas Dalam Kinerja Karyawan”, menyebutkan bahwa efektif adalah suatu ukuran yang digunakan untuk menyatakan target, maksudnya untuk melihat dan menyatakan seberapa besar sebuah target telah dicapai. Yang dimaksud dengan target di sini adalah menjelaskan mengenai kuantitas, kualitas, dan waktu. Apabila target yang dicapai memiliki persentase yang besar, maka efektivitasnya juga akan besar dan sebaliknya.

Baca juga : Pengertian Pengarahan (Directing), Cara Melakukan Dan Hambatan Dalam Pengarahan

Sedangkan istilah “efisien”, secara umum dapat diartikan sebagai suatu cara untuk mendapatkan tujuan dan target yang maksimal, dengan menggunakan sumber daya yang seminimal mungkin. Efisien juga berarti suatu proses peningkatan kemampuan untuk mewujudkan suatu kegiatan atau usaha dengan mengeluarkan sedikit sumber daya, untuk mencapai hasil atau target yang maksimal. Sumber daya dimaksud meliputi uang, waktu, tenaga, dan lain sebagainya.

Efisien mengharuskan seseorang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara hemat, cepat, selamat, dan tepat waktu, serta mengharuskan seseorang untuk bekerja secara maksimal tanpa perlu mengeluarkan banyak biaya. Suatu pekerjaan disebut efisien, apabila dilakukan dengan perencanaannya dilakukan melalui proses evaluasi serta membandingkannya dengan kondisi sebelum dan sesudah dilakukannya pekerjaan dimaksud.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), efisien diartikan dengan beberapa pengertian, yaitu :

1. ketepatan cara (usaha, kerja) dalam menjalankan sesuatu (dengan tidak membuang waktu, tenaga, biaya), kedaya-gunaan, ketepat-gunaan, kesangkilan.
2. kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat (dengan tidak membuang waktu, tenaga, biaya).

Baca juga : Penyelenggaraan Kearsipan Nasional

Selain itu, pengertian efisien juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :

• Malayu S.P. Hasibuan, dalam “Manajemen Sumber Daya Manusia”, menyebutkan bahwa efisien adalah sebuah perbandingan terbaik. Perbandingan dimaksud adalah antara output (hasil laba dengan sumber yang digunakan) dan input (masukan) dan juga hasil optimal yang dicapai melalui penggunaan sumber daya yang terbatas.
• Mulyadi, dalam “Akuntansi Biaya”, menyebutkan bahwa efisien adalah suatu ketepatan cara. Cara yang dimaksud adalah sebuah usaha atau kerja untuk menjalankan sesuatu. Akan tetapi, tanpa harus membuang tenaga, waktu dan biaya.

Baca juga : Manajemen Keuangan Public (Public Financial Management)

Cara Agar Pekerjaan Dapat Dilakukan dengan Efektif dan Efisien. Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan sehingga suatu pekerjaan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Beberapa cara dimaksud adalah :

• membagi waktu dan jadwal, serta menyiapkan rencana kegiatan dengan baik guna mengurangi risiko dan kesalahan saat proses pelaksanaan rencana kegiatan.
• manfaatkan skala prioritas, dalam arti tidak melakukan beberapa pekerjaan secara bersamaan, kerjakan dan selesaikan pekerjaan yang mudah terlebih dahulu.
• lakukan semua pekerjaan dengan teliti dan cermat sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan, serta dipilah mana pekerjaan yang dapat dikerjakan sendiri dan mana pekerjaan yang perlu didelegasikan.
• pantau setiap perkembangan pekerjaan yang dilakukan secara berkala, apabila diperlukan buat catatan kecil atau check list mana pekerjaan yang sedang on progress dan mana pekerjaan yang telah selesai dikerjakan.
• memikirkan pencadangan file dan back up data dari seluruh pekerjaan yang dilakukan, sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan tidak mengalami kesulitan.
• beristirahat setelah bekerja.

Baca juga : Manajemen Logistik (Lagistic Management)

Perbedaan Antara Efektif dan Efisien. Terdapat beberapa hal yang merupakan perbedaan antara efektif dan efisien. Perbedaan dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Efektif :

• berorientasi tujuan.
• memfokuskan pada pemilihan bagaimana cara tercepat mencapai tujuan.
• waktu pengerjaan lebih singkat karena ketersediaan sumber daya, dan lain sebagainya.
• biaya yang dikeluarkan tinggi.

2. Efisien :

• berorientasi cara.
• memfokuskan pada pemilihan bagaimana cara terhemat mencapai tujuan.
• waktu pengerjaan lebih lama karena sumber daya yang dipangkas.
• hemat biaya.

Baca juga : Pengertian Pengendalian, Prinsip Dan Tahapan Dalam Pengendalian (Controlling)

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian efektif dan efisien, cara agar pekerjaan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien, serta perbedaan antara efektif dan efisien.

Semoga bermanfaat.