Manajemen Perpustakaan : Pengertian Dan Fungsi Manajemen Perpustakaan

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen yang memadai. Dengan adanya manajemen seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sehingga seluruh elemen dalam lembaga perpustakaan tersebut akan berusaha memfungsikan dirinya secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Manajemen dimaksud adalah manajemen perpustakaan. 

Manajemen perpustakaan tersusun dari dua istilah, yaitu "manajemen" dan "perpustakaan". Istilah manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno, yaitu "menagement" yang berarti "seni melaksanakan dan mengatur". Sampai saat ini, manajemen belum memiliki definisi yang baku yang dapat diterima secara universal. Apabila mengacu pada pendapat yang dikemukakan oleh Mary Parker Follett, yang dimaksud dengan manajemen adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi tersebut mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan suatu organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlukan. 

Secara umum, istilah manajemen dapat digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan :

• pengelompokan pekerjaan. Manajemen dapat berarti suatu kelompok orang yang melaksanakan tugas-tugas atau fungsi-fungsi manajerial. Ini digunakan untuk menyebut seluruh individu dalam kelompok tersebut secara kolektif.
• seorang individu. Individu yang melaksanakan fungsi-fungsi manajerial atau bagian dari kelompok secara keseluruhan dapat disebut bagian manajemen.
• suatu disiplin akademik. Manajemen adalah suatu bidang spesialisasi akademik, atau suatu bidang studi.
• suatu proses. Manajemen juga merupakan suatu proses, karena mencakup pelaksanaan suatu rangkaian tipe-tipe khusus kegiatan atau fungsi.

Sedangkan, perpustakaan berasal dari kata dasar "pustaka" yang berarti "kitab atau buku". Istilah perpustakaan merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu "library" yang merupakan serapan dari bahasa Latin, yaitu "liber atau libri" yang berarti "buku".  Perpustakaan merupakan kumpulan buku-buku atau koleksi bahan pustaka. Perpustakaan juga merupakan gudang ilmu, sumber informasi yang penting yang dapat membuka tabir sejarah masa lalu serta sebagai bahan penelitian untuk masa mendatang. Perpustakaan bersifat universal, dapat dimanfaatkan oleh siapapun tanpa dibatasi oleh apapun.

Baca juga : Manajemen Pendidikan

Pengertian Manajemen Perpustakaan. Secara umum, manajemen perpustakaan dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk dapat mengelola bahan pustaka, baik berupa buku ataupun non buku, sehingga dapat digunakan sebagai bahan informasi oleh setiap pemakainya. Manajemen perpustakaan juga dapat berarti upaya sebuah organisasi perpustakaan untuk mencapai tujuan yang tertuang dalam visi dan misi organisasi perpustakaan melalui sebuah proses yang dilakukan secara bersama.  Jo Bryson, dalam bukunya yang berjudul "Effective Library and Information Centre Management", menyebutkan bahwa manajemen perpustakaan adalah upaya pencapaian tujuan dengan pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, sistem, dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran, dan keahlian.

Baca juga : Kajian Pustaka (Literature Review)

Fungsi Manajemen Perpustakaan. Sebagaimana fungsi yang umum ada dalam manajemen, dalam manajemen perpustakaan-pun terdapat beberapa fungsi yang harus dijalankan, yaitu :

1. Perencanaan (Planning).

Perencanaan merupakan fungsi yang paling awal dari suatu organisasi yang akan sangat menentukan keberhasilan organisasi. Perencanaan bertujuan untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberikan kerangka pemersatu dan membantu memperkirakan peluang. Dalam penyusunan perencanaan yang harus dipikirkan adalah siapa (who) yang bertanggung jawab, apa (what) yang dilakukan, bagaimana (how) cara melaksanakannya, kapan (when) pelaksanaannya, dimana (where) dilakukannya, dan mengapa (why) serta berapa anggaran yang diperlukan. 

Proses perencanaan dalam perpustakaan adalah sebagai berikut :

• penetapan visi. Visi adalah suatu pikiran atau gagasan di masa depan, yang belum pernah terwujud selama ini. Dalam perpustakaan adanya visi akan memperjelas arah perpustakaan dan memotivasi seluruh komponen dalam bertindak ke arah yang benar.
• penetapan misi. Misi adalah penjabaran dari visi dengan menguraikan segala kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat diukur, dirasakan, dilihat, didengar, atau dapat dibuktikan karena bersifat kasat mata.
• menetapkan tujuan. Tujuan adalah sasaran yang akan dicapai oleh perpustakaan dalam jangka waktu tertentu yang hasilnya dapat dirasakan.

Dalam manajemen perpustakaan, fungsi perencanaan menjadi penting karena :

• perencanaan menjadi dasar pelaksanaan aktivitas.
• perencanaan merupakan alat pengawasan.
• perencanaan yang proporsional akan membawa efektivitas dan efisiensi. 

2. Pengorganisasian (Organizing).

Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan, sehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses mengorganisasikan sebuah perpustakaan akan berjalan baik apabila memiliki sumber daya manusia yang memadai, sumber dana, prosedur, dan adanya koordinasi yang baik serta pengarahan pada langkah-langkah tertentu. Pengorganisasian merupakan aspek manajemen perpustakaan yang menyangkut penyusunan organisasi manusia dan bahan atau materi, yang kegiatannya meliputi :

• pengaturan pelayanan peminjaman yang efisien pengguna perpustakaan.
• menyediakan sistem yang efisien mengenai pelayanan pemesanan bahan atau koleksi yang ada di perpustakaan dan memberikan sistem peminjaman silang layan (inter library loan) untuk bahan-bahan yang berada di perpustakaan lain.
• memberikan sistem yang fleksibel bagi pengguna, baik perorangan maupun kelompok, untuk menggunakan perpustakaan.
• menjalankan suatu sistem yang memungkinkan sumber-sumber informasi dalam bentuk perangkat keras (jika dipusatkan) dapat digunakan dengan cara yang sehemat dan seefisien mungkin.
• mengawasi dan mengatur pekerjaan bagi pustakawan atau staf perpustakaan yang lain.

Sistem pengorganisasian yang proporsional pada perpustakaan akan menumbuhkan kreatifitas karena adanya kelancaran komunikasi dan interaksi antar individu dan antar unit kerja. Dengan adanya komunikasi yang baik, akan menjadikan organisasi perpustakaan yang solid dalam mewujudkan tercapainya tujuan dan sasaran organisasi yang telah ditetapkan. 

3. Penggerakan (Actuating).

Penggerakan dijalankan setelah adanya rencana dan pengorganisasian. Penggerakan merupakan pelaksanaan atas hasil-hasil perencanaan dan pengorganisasian. Fungsi penggerakan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting kaena secara langsung berkaitan dengan manusia dengan segala jenis kepentingan dan keutuhannya. Penggerakan merupakan tanggung jawab pimpinan perpustakaan.

4. Pengawasan (Controlling).

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan perlu dipahami terlebih dahulu konsep perencanaan, standar evaluasi, dan sistem pengawasan. Pengawasan dikaitkan dengan upaya untuk mengendalikan dan membina sebagai upaya pengendalian mutu, Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencana, kebijakan dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam aspek pengawasan di perpustakaan diantaranya adalah :

• selalu menyadari tujuan yang sedang dilaksanakan.
• menghindari kegiatan yang tidak efisien.
• evaluasi terhadap pelayanan yang te;lah dilakukan.

Dalam melaksanakan pengawasan dapat dilakukan dengan cara preventif dan korektif. Pengawasan preventif  adalah pengawasan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan. Sedangkan pengawasan korektif baru bertindak apabila terjadi variasi-variasi dari hasil yang diinginkan. Apabila dalam pengawasan tersebut perlu dilakukan  tindakan korektif, maka tindakan tersebut harus diambil. Tindakan korektif dapat berupa mengubah standa yang telah direncanakan, memperbaiki pelaksanaan, mengubah cara pengukuran pelaksanaan, atau mengubah cara interpretasi atas penyimpangan-penyimpangan.

5. Evaluasi (Evaluating).

Evaluasi adalah pembuatan pertimbangan menurut suatu kriteria yang disepakati dan dapat dipertanggung-jawabkan. Dalam perpustakaan, evaluasi merupakan cara untuk mengontrol kualitas progaram pelayanan perpustakaan dengan cara memeriksa apabila semua aspek perpustakaan sudah mencapai standar yang diharapkan. Hasil dari evaluasi dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan langkah-langkah perbaikan dan sekaligus merencanakan program-program yang akan datang. 

Beberapa hal yang perlu di-evaluasi dalam perpustakaan adalah :

• koleksi perpustakaan, meliputi cara pemilihan dan pengolahan koleksi perpustakaan.
• pelayanan perpustakaan, meliputi pelayanan peminjaman koleksi, pelayanan referansi dan informasi, pelayanan bimbingan kepada pembaca dan pelayanan jam buka perpustakaan.
• ruangan dan pelengkapan perpustakaan, meliputi ketersediaan tempat untuk koleksi perpustakaan, meja dan kursi, serta perlengkapan yang lain yang berkaitan dengan ketersediaan ruangan perpustakaan.
• staf perpustakaan, meliputi berapa jumlah pustakawan yang dibutuhkan untuk mendukung operasional perpustakaan.
• dana perpustakaan, meliputi besaran dana yang dibutuhkan dan penggunaan dana tersebut dalam pengoperasian perpustakaan

Baca juga : Pengertian Arsip, Sifat Dan Karakter, Fungsi, Jenis, Dan Nilai Guna Arsip, Serta Prosedur Penyimpanan Arsip

Dengan penerapan manajemen perpustakaan, diharapkan perpustakaan dapat memberikan pelayanan yang prima terhadap penggunanya. Pelayanan prima adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, serta mengikuti proses dan prosedur yang ditetapkan terlebih dahulu. 

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian manajemen perpustakaan dan fungsi manajemen perpustakaan.

Semoga bermanfaat.