Pengertian Dokumen, Jenis, Fungsi, Serta Perbedaan Antara Dokumen Dan Dokumentasi

Pengertian Dokumen. Istilah dokumen berasal dari bahasa Latin, yaitu "documentum" yang berarti sebuah tulisan penting yang memuat informasi. Dokumen mempunyai banyak pengertian. Secara umum, dokumen dapat diartikan sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Dokumen juga berarti :

• semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak, dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan. 
• bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman dimaksud dapat berbentuk surat, rekaman suara, video, atau notulensi.
• suatu hal yang dapat membuktikan dengan keterangan atau melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. 

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, dokumen diartikan dalam beberapa pengertian, yaitu :

1. surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian).
2. barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.
3. rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.

Pengertian Dokumen Menurut Pendapat Para Ahli. Selain pengertian di atas, beberapa ahli telah mengemukakan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan dokumen, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. G.J. Renier.

G.J. Renier menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan dokumen adalah :

• dalam arti luas, dokumen meliputi semua sumber, baik tertulis maupun lisan.
• dalam arti sempit, dokumen meliputi semua sumber tertulis saja.
• dalam arti spesifik, dokumen meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti perjanjian, undang-undang, konsensi, hibah, dan lain sebagainya.   

2. Louis Gottschalk.

Louis Gottschalk menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan dokumen adalah :

• dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan pertilasan-petilasan arkeologi.
  
• dokumen diperuntukkan untuk surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, dan konsesi.
• dokumen dalam arti luas adalah proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan, gambaran atau arkeologis.

Jenis Dokumen. Dokumen dapat dibedakan menjadi beberapa jenis yang didasarkan pada sebagai berikut :

1. Kegiatan.

Berdasarkan kegiatannya, dokumen dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

• dokumen pribadi, adalah dokumen yang berhubungan dengan kepentingan pribadi, seperti KTP, SIM, Ijazah, dan lain sebagainya.
• dokumen niaga, adalah dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli, seperti nota, cek, dan lain sebagainya.
• dokumen pemerintah, adalah dokumen yang terkait dengan informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan, seperti udang-undang, peraturan pemerintah, dan lain sebagainya.

2. Bentuk Fisik.

Berdasarkan bentuk fisik, dokumen dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

• dokumen literer, adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen jenis ini ada di perpustakaan, seperti buku, majalah, film.
• dokumen korporil, adalah dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen jenis ini ada di museum, seperti patung, fosil, dan lain sebagainya.
• dokumen private, adalah dokumen berupa surat/arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan, seperti surat dinas, surat niaga, dan lain sebagainya.

3. Fungsi.

Berdasarkan fungsinya, dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

• dokumentasi dinamis, adalah dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
• dokumentasi statis, adalah dokumen yang tidak bisa dignakan secara langsung dalam menyelesaikan pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).

4. Sifat.

Berdasarkan sifatnya, dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

• dokumen tekstual, adalah dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis, seperti buku, katalog, surat kabar, dan lain sebagainya.
• dokumen non tekstual, adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentk teks dan gambar, seperti peta, grafik, dan lain sebagainya.

5. Jenis.

Berdasarkan jenisnya, dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

• dokumen fisik, adalah dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
• dokumen intelektual, adalah dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subyek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain sebagainya.

6. Dokumentasi.

Berdasarkan dokumentasinya, dokumen dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

• dokumen primer, adalah dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya, seperti penelitian, laporan, disertasi, dan lain sebagainya.
• dokumen sekunder, adalah dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer, yang biasanya disebut dengan dokumen bibliografi.
• dokumen tersier, adalah dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder, seperti buku, teks, dan lain sebagainya.

Dalam dunia bisnis, dokumen menjadi hal yang penting bagi suatu perusahaan. Jenis-jenis dokumen bisnis adalah sebagai berikut :

• Email dan Memorandum. Email dan memorandum biasanya digunakan karyawan suatu perusahaan untuk saling berinteraksi dalam tugas-tugasnya.
• Business Latters.  Business letters biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan.
• Business Report. Business report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data finansial, sales figure, safty complience, marketing plans, dan lain sebagainya.
• Dokumen Transaksi. Dokumen transaksi digunakan untuk memangkas waktu agar transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya dalam bentuk invoice, surat order, dan lain sebagainya.
• Dokumen Finansial. Dokumen finansial mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, history bank, dan lain sebagainya. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan.

Fungsi Dokumen. Beberapa fungsi dari dokumen diantaranya adalah sebagai berikut :

• sebagai alat komunikasi.
• bukti dari semua hal yang dikerjakan.
• menjadi data untuk mendukung bila terjadi permasalahan.
• data pendukung dalam proses pengurusan kargo.

Perbedaan Antara Dokumen dan Dokumentasi. Terdapat perbedaan mendasar antara dokumen dan dokumentasi. Perbedaan tersebut dapat dilihat dalam pengertian antara dokumentasi dan dokumen sebagaimana dijelaskan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia. Perbedaan antara dokumentasi dan dokumen adalah :

1. Dokumentasi :

• pengumpulan, pemilihan, pegolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.
• pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain).

2. Dokumen :

• surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, dan surat perjanjian).
• barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.
• rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikanbukti keterangan, medis arsip data keadaan perkembangan.

Selain perbedaan berdasarkan pengertiannya sebagaimana tersebut di atas, terdapat beberapa perbedaan lain dari dokumen dan dokumentasi, yaitu :

1. Dokumen :

• difokuskan pada benda atau informasinya
• tidak merupakan unit kerja.
• bersifat pasif.
• digunakan sebagai alat bukti.
• menunjang penelitian.

2. Dokumentasi :

• difokuskan pada kegiatannya.
• merupakan unit kerja.
• bersifat aktif.
• mengolah dan menyiapkan dokumen baru.
• menyiapkan keterangan untuk penelitian.

Demikian penjelasan singkat tentang pengertian dokumen, jenis, fungsi, serta perbedaan antara dokumen dan dokumentasi.

Semoga bermanfaat.