Efektivitas : Pengertian, Aspek, Bentuk, Ukuran, Dan Alat Ukur Efektivitas, Serta Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas

Pengertian Efektivitas. Istilah “efektivitas” berasal dari kata dasar “efektif” yang berarti adanya pengaruh atau ada efeknya (akibatnya atau dapat membawa hasil). Secara umum, efektivitas atau “effectiveness” dapat diartikan sebagai suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan atau pencapaian suatu tujuan yang diukur dengan kualitas, kuantitas, dan waktu sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya.

Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih rencana yang tepat atau strategi yang tepat untuk mencapai target yang telah ditetapkan ataupun konsistensi kerja yang tinggi untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan. Efektivitas suatu kegiatan dapat diukur dengan rumus sebagai berikut :

Efektivitas = (Output Aktual : Output Target) ≥ 1

Keterangan :

• apabila hasil perbandingan output aktual dengan output target < 1 maka efektivitas tidak tercapai.
• apabila hasil perbandingan output aktual dengan output target ≥ 1 maka efektivitas tercapai.

Efektivitas merupakan suatu konsep yang sangat penting karena mampu memberikan gambaran mengenai keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai sasarannya, atau dapat dikatakan bahwa efektivitas adalah tingkat ketercapaian tujuan dari aktivasi-aktivasi yang telah dilaksanakan dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan sebelumnya ;

• efektif dan efisien, berarti tujuan dapat tercapai dengan cepat dan biaya yang hemat.
• efektif tapi tidak efisien, berati tujuan dapat tercapai dengan cepat namun biaya yang dikeluarkan tinggi.
• tidak efektif tapi efisien, berarti tujuan lama tercapai atau bahkan tidak tercapai karena cara-cara untuk mencapai tujuan tidak jelas, namun biaya sedikit.
• tidak efektif dan tidak efisien, berarti tujuan lama tercapai atau besar kemungkinan tidak akan tercapai dan beban yang dikeluarkan tinggi. Hal tersebut dikarenakan pekerjaan tidak dilakukan dengan step by step yang benar dan tanpa perhitungan biaya.

Baca juga : Kinerja Karyawan, Indikator Dan Faktor Yang Mempengaruhinya

Selain itu, pengertian efektivitas juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :

• J. Ravianto, dalam “Produktivitas dan Pengukuran”, menyebutkan bahwa efektivitas adalah seberapa baik pekerjaan yang dilakukan, sejauh mana orang menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan. Artinya, apabila suatu pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan perencanaan, baik dalam waktu, biaya, maupun mutunya, maka dapat dikatakan efektif.
• Sondang P. Siagian, dalam “Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja”, menyebutkan bahwa efektivitas adalah suatu pemanfaatan sarana prasarana serta sumber daya dalam jumlah tertentu yang sebelumnya telah ditetapkan untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa kegiatan yang akan dijalankan oleh seseorang atau suatu perusahaan.
• Mahmudi, dalam “Manajemen Kinerja Sektor Publik”, menyebutkan bahwa efektivitas adalah sejauh mana unit yang dikeluarkan mampu mencapai tujuan yang ditetapkan.
• John R. Schemerhon, dalam “Teori Efektivitas dalam Kinerja Karyawan”, menyebutkan bahwa efektivitas adalah pencapaian target keluaran (output) yang akan diukur dengan cara membandingkan output anggaran atau OA (seharusnya) dengan output realisasi atau OS (sesungguhnya). Jika OA > OS maka akan dinilai efektif.

Baca juga : Pengertian Efikasi Dan Efektivitas Vaksin

Aspek Efektivitas. Efektivitas suatu kegiatan dapat dilihat dari beberapa aspek, sebagai berikut :

1. Aspek Peraturan atau Ketentuan.

Peraturan dibuat untuk menjaga kelangsungan suatu kegiatan berjalan sesuai dengan rencana. Peraturan atau ketentuan merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan agar suatu kegiatan dianggap sudah berjalan secara efektif.

2. Aspek Fungsi atau Tugas.

Individu atau organisasi dapat dianggap efektif apabila dapat melakukan tugas dan fungsinya dengan baik sesuai dengan ketentuan. Oleh karena itu, setiap individu dalam organisasi harus mengetahui tugas dan fungsinya sehingga dapat melaksanakannya.

3. Aspek Rencana atau Program.

Suatu kegiatan dapat dinilai efektif jika memiliki suatu rencana yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Tanpa adanya rencana atau program, maka tujuan tidak mungkin dapat tercapai.

4. Aspek Tujuan atau Kondisi Ideal.

Yang dimaksud dengan kondisi ideal atau tujuan adalah target yang ingin dicapai dari suatu kegiatan dengan berorientasi pada hasil dan proses yang direncanakan.

Baca juga : Manajemen Perubahan, Tingkatan Dan Proses Manajemen Perubahan

Bentuk Efektivitas. Efektivitas dapat dibedakan dalam beberapa bentuk. David J. Lawless, dalam “Approach”, menjelaskan bahwa efektivitas terdiri dari beberapa bentuk, yaitu :

• efektivitas individu, yang didasarkan pada pandangan dari segi individu yang menekankan pada hasil karya karyawan atau anggota dari organisasi.
• efektivitas kelompok, merupakan jumlah kontribusi dari semua anggota kelompoknya.
• efektivitas organisasi, yang terdiri dari efektivitas individu dan kelompok. Melalui pengaruh sinergitas, organisasi mampu mendapatkan hasil karya yang lebih tinggi tingkatannya daripada jumlah hasil karya tiap-tiap bagiannya.

Baca juga : Pengertian Keuangan Negara, Ruang Lingkup, Unsur, Dan Sumber Keuangan Negara

Ukuran Efektivitas. Efektivitas sangat berhubungan dengan terlaksananya semua tugas pokok, tercapainya tujuan, ketepatan waktu, serta adanya usaha atau partisipasi aktif dari pelaksana tugas tersebut. Suatu kegiatan dapat dikatakan efektif apabila memenuhi beberapa kriteria. James L. Gibson, John M. Ivancevich, dan James H. Donnelly, dalam “Organizations: Behaviour, Structure, and Process”, menjelaskan bahwa ukuran efektivitas organisasi adalah sebagai berikut :

• produksi, yaitu kemampuan organisasi untuk memproduksi jumlah dan mutu output sesuai dengan permintaan lingkungan.
• efesiensi, yaitu perbandingan (ratio) antara output dengan input.
• kepuasan, yaitu ukuran untuk menunjukan tingkat di mana organisasi dapat memenuhi kebutuhan masyarakat.
• keadaptasian, yaitu tingkat di mana organisasi dapat dan benar-benar tanggap terhasap perubahan internal dan eksternal.
• pengembangan, yaitu mengukur kemampuan organisasi untuk meningkatkan kapsitasnya dalm menghadapu tuntutan masyarakat.

Sedangkan Steers. M. Richard, dalam “Efektivitas Organisasi”, beberapa ukuran dari efektivitas,

yaitu :

• kualitas, artinya kualitas yang dihasilkan oleh organisasi.
• produktivitas, artinya kuantitas dari barang atau jasa yang dihasilkan.
• kesiagaan, artinya penilaian menyeluruh sehubungan dengan kemungkinan dalam hal penyelesaian suatu tugas khusus dengan baik.
• efensiensi, artinya perbandingan beberapa aspek prestasi terhadap biaya untuk menghasilkan prestasi tersebut.
• penghasilan, artinya jumlah sumber daya yang masih tersisa setelah semua biaya dan kewajiban dipenuhi.
• pertumbuhan, artinya suatu perbandingan mengenai eksistensi.
• stabilitas, artinya pemeliharaan struktur,fungsi dan sumber daya sepanjang waktu.
• kecelakaan, artinya frekuensi dalam hal penbaikan yang berakibat pada kerugian waktu.
• semangat kerja, artinya adanya perasaan terikat dalam hal pencapaian tujuan, yang melibatkan usaha tambahan, kebersamaan tujuan, dan perasaan memiliki.
• motivasi, artinya adanya kekuatan yang muncul dari setiap individu untuk mencapai tujuan.
• kepaduan, artinya fakta bahwa para anggota organisasi saling menyukai satu sama lain, yaitu bekerja sama dengan baik, berkomunikasi, dan mengkoordinasikan.
• keluwesan adaptasi, artinya adanya suatu rangsangan baru untuk mengubah prosedur standar operasinya yang tujuan untuk mencegah keterbekuan terhadap stimulus lingkungan.

Baca juga : Manajemen Operasional, Tujuan Dan Pengambilan Keputusan Dalam Manajemen Operasional

Alat Ukur Efektivitas Kegiatan. Tidak mudah untuk mengukur efektivitas kegiatan suatu organisasi, tergantung dari sudut pandang mana melihatnya. Apabila dipandang dari sudut produktivitas, efektivitas dapat diukur berdasarkan kualitas dan kuantitas (output) barang dan jasa yang dihasilkan. Selain itu, pengukuran efektivitas dapat dilakukan dengan melihat hasil kerja yang dicapai oleh suatu organisasi. Efektivitas dapat diukur melalui berhasil tidaknya suatu organisasi mencapai tujuan-tujuannya. Dengan kata lain, apabila suatu organisasi berhasil mencapai tujuan, maka organisasi tersebut dapat dikatakan telah berjalan dengan efektif.

Nursid Sumaatmadja, dalam “Metodologi Pengajaran Ilmu Pengetahuan Sosial (IPS)”, menjelaskan bahwa pengukuran efektivitas secara umum dapat dilihat dari hasil kegiatan yang sesuai dengan tujuan dengan proses yang tidak membuang-buang waktu serta tenaga. Dengan kata lain, alat ukur efektivitas terletak pada :

• waktu yang digunakan dalam pelaksanaan.
• tenaga yang melaksanakan.
• hasil yang telah diperoleh.

Sedangkan Richard M. Steers menjelaskan bahwa alat ukur efektivitas organisasi meliputi :

1. Kemampuan Menyesuaikan Diri.

Kemampuan manusia terbatas dalam segala hal, sehingga dengan keterbatasannya itu menyebabkan manusia tidak dapat mencapai pemenuhan kebutuhannya tanpa melalui kerjasama dengan orang lain. Kunci keberhasilan organisasi adalah kerjasama dalam pencapaian tujuan. Setiap orang yang masuk dalam organisasi dituntut untuk dapat menyesuaikan diri dengan orang yang bekerja di dalam organisasi tersebut maupun dengan pekerjaan dalam organisasi tersebut.

2. Prestasi Kerja.

Prestasi kerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepada seseorang yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman, kesungguhan dan waktu. Berdasarkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa dengan kecakapan, pengalaman, kesungguhan dan waktu yang dimiliki oleh seorang pegawai maka tugas yang diberikan dapat dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

3. Kepuasan Kerja.

Kepuasan kerja adalah tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peranan atau pekerjaannya dalam organisasi. Tingkat rasa puas individu bahwa mereka mendapat imbalan yang setimpal, dari bermacam-macam aspek situasi pekerjaan dan organisasi tempat mereka berada.

4. Kualitas.

Kualitas dari jasa atau produk primer yang dihasilkan oleh organisasi menentukan efektivitas kinerja dari organisasi itu. Kualitas mungkin mempunyai banyak bentuk operasional, terutama ditentukan oleh jenis produk atau jasa yang dihasilkan oleh organisasi tersebut.

5. Penilaian oleh Pihak Luar.

Penilaian mengenai organisasi atau unit organisasi diberikan oleh mereka (individu atau organisasi) dalam lingkungan organisasi itu sendiri, yaitu pihak-pihak dengan siapa organisasi ini berhubungan. Kesetiaan, kepercayaan, dan dukungan yang diberikan kepada organisasi oleh kelompok-kelompok seperti para petugas dan masyarakat umum.

Baca juga : Pengertian Serta Tahapan Proses Monitoring Dan Evaluasi

Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas. Terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas suatu organisasi. Secara umum, faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas suatu organisasi adalah :

• sumber daya manusia. Sumber daya manusia sangat berperan penting dalam hal ini sumber daya manusia merupakan faktor utama dalam berbagai aktivitas guna untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
• sumber daya bukan manusia. Sumber daya bukan manusia yang dapat mempengaruhi efektivitas organisasi adalah modal, mesin, peralatan, dan lain sebagainya.
• hasil yang dicapai sesuai dengan tujuan. Hasil merupakan tujuan akhir dari suatu kegiatan. Untuk mencapai hasil yang maksimal, maka seluruh bagian kegiatan yang dilaksanakan harus menggunakan kedua sumber di atas. Prosedur untuk mencapai hasil yang diinginkan membutuhkan mekanisme kerja yang efektif.

Richard M. Steers menjelaskan bahwa terdapat empat faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas organisasi, yaitu :

1. Karakteristik Organisasi.

Karakteristik organisasi terdiri dari :

• struktur organisasi, adalah hubungan yang relative tepat sifatnya, seperti dijumpai dalam organisasi, sehubungan dengan susunan sumber daya manusia, struktur meliputi bagaimana cara organisasi menyusun orang-orangnya dalam menyelesaikan pekerjaan,
• teknologi, adalah mekanisme suatu organisasi untuk mengubah masukan mentah menjadi keluaran (output).

2. Karakteristik Lingkungan.

Faktor lingkungan yang dapat mempengaruhi efektivitas organisasi dapat dibedakan menjadi dua hal yang saling berhubungan, yaitu :

• lingkungan luar, adalah semua kekuatan yang timbul di luar batas-batas organisasi dan mempengaruhi keputusan serta tindakan di dalam organisasi. Pengaruh faktor semacam ini terhadap dinamika organisasi pada umumnya dianggap meliputi derajat kestabilan yang relatif dari lingkungan, derajat kompleksitas lingkungan dan derajat ketidak-pastian lingkungan.
• lingkungan dalam atau yang pada umumnya disebut sebagai iklim organisasi, meliputi macam-macam atribut lingkungan kerja yang mempunyai hubungan dengan segi-segi tertentu dari efektivitas, khususnya atribut-atribut yang diukur pada tingkat individual.

Keberhasilan hubungan organisasi dengan lingkungan, sangat tergantung pada tingkat variabel kunci yaitu :

• tingkat keterdugaan keadaan lingkungan.
• ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan.
• tingkat rasionalisme organisasi.

Ketiga hal tersebut mempengaruhi ketepatan tanggapan organisasi terhadap perubahan lingkungan.

3. Karakteristik Pekerja.

Pekerja merupakan sumber daya yang langsung berhubungan dengan pengelolaan semua sumber daya yang ada di dalam organisasi, oleh sebab itu perilaku pekerja sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi. Pekerja merupakan modal utama di dalam organisasi yang akan berpengaruh besar terhadap efektivitas, karena walaupun teknologi yang digunakan merupakan teknologi yang canggih dan didukung oleh adanya struktur yang baik, namun tanpa adanya pekerja maka semua itu tidak ada gunanya.

4. Kebijaksanaan dan Praktek Manajemen.

Secara umum, para pemimpin memainkan peranan sentral dalam keberhasilan suatu organisasi melalui perencanaan, koordinasi, dan memperlancar kegiatan yang ditunjukan kearah sasaran. Kewajiban mereka para pemimpin untuk menjamin bahwa struktur organisasi konsisten dengan dan menguntungkan untuk teknologi dan lingkungan yang ada.

Sedangkan Edy Sutrisno, dalam “Manajemen Sumber Daya Manusia”, menjelaskan bahwa beberapa faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas organisasi adalah :

• struktur.
• teknologi, yaitu perbuatan, pengetahuan, teknis dan peralatan fisikal yang digunakan untuk mengubah input menjadi output, barang atau jasa.
• lingkungan eksternal.
• lingkungan internal.
• keterkaitan karyawan pada organisasi.
• prestasi karyawan.
• kebijakan manajemen.

Baca juga : Manajemen Produksi, Tahapan Dan Faktor Pendukung Manajemen Produksi

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian efektivitas, aspek, bentuk, ukuran, dan alat ukur efektivitas, serta faktor yang mempengaruhi efektivitas.

Semoga bermanfaat.