Manajemen Humas : Pengertian, Ruang Lingkup, Fungsi, Tugas, Dan Tahapan Dalam Manajemen Humas

Pengertian Manajemen Humas. Secara umum, manajemen hubungan masyarakat (humas) atau disebut juga manajemen Public Relations dapat diartikan sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan staf, pengarahan atau pengkoordinasian, dan penilaian atau evaluasi) dalam kegiatan-kegiatan kehumasan. Manajemen humas juga dapat berarti proses penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi.

Selain itu, pengertian manajemen humas juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :

• Rosady Ruslan, dalam "Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi (Konsep dan Aplikasinya)", menyebutkan bahwa manajemen humas adalah suatu proses dalam menangani perencanaan, pengorganisasian, mengkomunikasikan serta pengkoordinasian yang secara serius dan rasional dalam upaya pencapaian tujuan bersama dari organisasi atau Lembaga yang diwakilinya.
• Suhadang Kustadi, dalam "Public Relations Perusahaan", menyebutkan bahwa manajemen humas adalah suatu fungsi manajemen yang menilai sikap publik, menyatakan kebijaksanaan dan prosedur (tata laksana) seseorang atau suatu organisasi atas dasar kepentingan publik dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan yang baik dari publik.
• Mc Elreath, dalam "Managing Systematic and Ethical Public Relation", menyebutkan bahwa manajemen humas adalah penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi; mulai dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konfrensi pers internasional via satelit, dari pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multimedia, dari menyelenggarakan acara open hause hingga kampanye politik, dari pengumuman pelayanan publik hingga menangani kasus manajemen krisis.

Baca juga : Pengertian Manajemen Dan Aplikasi Istilah Manajemen

Ruang Lingkup Manajemen Humas. Secara umum, ruang lingkup manajemen humas dapat dibedakan menjadi dua hal, yaitu :

• manajemen terhadap seluruh kegiatan kehumasan yang dilakukan oleh organisasi.
• manajemen terhadap kegiatan-kegiatan kehumasan yang lebih spesifik atau yang berupa satuan-satuan kegiatan kehumasan.

Sedangkan Maria Assumpta Rumanti, dalam "Dasar-Dasar Public Relations : Teori dan Praktik", menyebutkan bahwa ruang lingkup manajemen humas dalam sebuah organisasi adalah :

• Publisitas, yaitu kegiatan menempatkan berita mengenai seseorang, organisasi atau perusahaan di media massa. 
• Pemasaran, yaitu menyampaikan pesan kepada khalayak yang bukan menjadi pelanggan (customer) dari perusahaan tempat humas itu berada. 
• Public affairs, yaitu menjalin hubungan yang harmonis dengan pemerintah karena pemerintah mengeluarkan peraturan yang harus dipatuhi oleh perusahaan. Pubic affairs bertugas untuk memengaruhi kebijakan publik yang dapat mendukung tujuan perusahaan.
• Manajemen isu, yaitu upaya organisasi atau perusahaan untuk melihat kecenderungan isu atau opini publik yang muncul di tengah masyarakat dalam upaya organisasi atau perusahaan untuk memberikan tanggapan atau respon yang sebaik-baiknya.
• Lobi, yaitu  melakukan pendekatan dengan lembaga-lembaga yang bertanggung jawab terhadap pembentukan hukum undang-undang baru dengan harapan undang-undang baru yang akan dikeluarkan itu tidak akan merugikan organisasi bersangkutan.
• Hubungan investor, yaitu menjalin dan menjaga hubungan  dan kerja sama yang baik antara organisasi dan investor.

Baca juga : Pengertian Dan Fungsi Humas (Public Relations)

Fungsi Manajemen Humas. Pada dasarnya fungsi manajemen humas tidak jauh berbeda dengan fungsi-fungsi manajemen secara umum. Fungsi-fungsi tersebut sangat terkait dengan tujuan manajemen humas, di mana tujuan dimaksud adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai. Fungsi manajemen humas, diantaranya adalah :

1. Perencanaan (Planning).

Perencanaan merupakan syarat mutlak bagi setiap kegiatan manajemen atau administrasi, tanpa perencanaan maka kegiatan atau pelaksanaan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan. Jadi perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk melaksanakan dalam rangka mencapai tujuan. Fungsi perencanaan meliputi kegiatan apa yang ingin dicapai, bagaimana mencapai, berapa lama, berapa orang yang diperlukan dan berapa jumlah biaya yang dibutuhkan. Dalam jangkauan waktunya perencanan dibagi menjadi tiga tahapan yaitu, perencanaan jangka pendek, perencanaan jangka menengah, dan perencanaan jangka waktu panjang.

2. Pengorganisasian (Organizing).

Pengorganisasian merupakan kegiatan membagai tugas-tugas kepada orang lain yang terlibat dalam suatu organisasi. Fungsi pengorganisasian bertujuan untuk menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas sesuai dengan prinsip manajemen organisasi, yang meliputi : pembagian tugas kepada masing-masing pihak, membentuk bagian, mendelegasikan, mentapkan wewenang dan tanggungjawab, sistem komunikasi, serta mengkoordinir kerja setiap anggota organisasi.

3. Penggerakan (Actuating).

Penggerakan merupakan keseluruhan proses pemberian dorongan bekerja kepada anggota organisasi sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan yang diinginkan. Fungsi penggerakan dilakukan untuk menstimulus para anggota organisasi melaksanakan tuga-tugas dengan antusias dan kemauan yang baik.

4. Pengkoordinasian (Coordinating).

Pengkoordinasian merupakan mengatur dan menjaga agar masing-masing tugas yang telah diberi wewenang dan tanggung jawab dilaksanakan sesuai dengan aturan dalam mencapai tujuan.

5. Pengarahan (Leading).

Pengarahan dilakukan agar kegiatan yang dilakukan bersama tetap melalui jalur yang ditetapkan, tidak terjadi penyimpangan yang menimbulkan terjadinya kesalahan dan pemborosan.

6. Pengawasan (Controlling).

Pengawasan merupakan suatu kegiatan untuk mengetahui realisasi dari kegiatan atau usaha organisasi. Secara umum pengawasan dikaitkan dengan upaya mengendalikan, membina dan pelurusan sebagai upaya pengendalian kualitas kegiatan organisasi secara sitematis.

7. Motivasi (Motivating).

Motivasi merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi keefektifan kegiatan. Motivasi dapat brarti faktor yang menggerakkan dan mengarahkan tingkah laku para anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

8. Evaluasi (Evaluating).

Evaluasi dilakukan pada waktu proses kegiatan sedang berlangsung atau pada akhir suatu program untuk melihat seberapa jauh keberhasilannya.

Sedangkan Rosady Ruslan menyebutkan bahwa fungsi dari manajemen humas adalah sebagai berikut :

• menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
• membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan publik eksternal.
• menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
• melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.
• operasionalisasi dan organisasi public relations adalah bagaimana membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya, untuk mencegah terjadinya rintangan psikologis, baik yang ditimbulkan dari pihak publiknya.

Fungsi manajemen humas dalam menyelenggarakan komunikasi timbal balik antara organisasi yang diwakilinya dengan masyarakat sebagai sasaran pada akhirnya dapat menentukan sukses atau tidaknya tujuan dan citra yang hendak dicapai oleh organisasi yang bersangkutan.

Baca juga : Pengertian Manajemen Konflik

Tugas Manajemen Humas. Menurut Maria Assumptan Rumanti, tugas pokok dari manajemen humas, adalah sebagai berikut :

• Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi, baik secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan serta kegiatan yang dilakukan.
• Memonitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum masyarakat. Di samping itu, menjalankan dan bertanggung jawab terhadap kehidupan kita bersama dengan lingkungan. Karena mereka ikut menentukan kehidupan organisasi apabila kita tidak saling mengganggu, perlu diajak berunding, demi kebaikan semua pihak tak ada yang dirugikan.
• Memperbaiki citra organisasi. Citra organisasi bisa merupakan citra dari pemimpin, ada citra yang menjadi keinginan, harapan dan sebagainya. Citra yang bisa mendapat kepercayaan adalah citra dari kenyataan identitas organisasi.
• Tanggung jawab sosial. Humas merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik sendiri, publik internal dan pers. Penting diusahakan bahwa seluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi. Suatu organisasi mempunyai kewajiban adanya usaha untuk pelayanan sosial yang harus menjadi tanggung jawab.
• Komunikasi. Humas mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi timbal-balik, pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam fungsinya, komunikasi itu sentral perlu juga untuk dimiliki adalah pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.

Baca juga : Public Relations Dan Hubungan Masyarakat (Humas)

Tahapan dalam Manajemen Humas. Terdapat beberapa tahapan yang biasa dilakukan dalam manajemen humas, yaitu :

• Perencanaan, yang mencakup penerapan tujuan dan standar, penentuan aturan dan prosedur, serta pembuatan rencana dan prediksi akan apa yang akan terjadi.
• Pengorganisasian, yang mencakup pengaturan anggota dan sumber daya yang dibutuhkan dan pemantauan kinerja karyawan.
• Pengkoordinasian, yang mencakup pengaturan struktur kepanitiaan, pendelegasian kerja masing-masing bagian, dan penyusunan alokasi anggaran untuk masing-masing bagian.
• Pengkomunikasian, yang mencakup penyampaian rencana program kepada publik internal dan eksternal.
• Pelaksanaan, merupakan tindakan menjalankan program sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
• Pengawasan, merupakan kontrol atas jalannya pelaksanaan program. Tanpa adanya pengawasan atas program, kesinambungan antar tahapan tidak dapat berlangsung dengan baik.
• Pengevaluasian, merupakan penilaian terhadap hasil kinerja program, apakah perlu dihentikan atau dilanjutkan dengan modifikasi tertentu.
• Pemodifikasian, merupakan kegiatan pembaharuan atau revisi program berdasarkan hasil evaluasi.

Baca juga : Pengertian Manajemen Komunikasi

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian manajemen humas, ruang lingkup, fungsi, dan tugas manajemen humas, serta tahapan dalam manajemen humas.

Semoga bermanfaat.