Pengendalian Manajemen : Pengertian, Fungsi, Metode, Dan Proses Pengendalian ManajemenPengertian Pengendalian Manajemen. Pengendalian merupakan salah satu fungsi dari manajemen. Pengendalian adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun serta mengadakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Sondang P. Siagian, berpendapat bahwa pengendalian merupakan proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Selain itu, pengertian pengendalian manajemen juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :
- Arief Suadi, dalam bukunya yang berjudul "Sistem Pengendalian Manajemen", menyebutkan bahwa pengendalian manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya organisasi digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.
- Robert N. Anthony, John Derden, dan Norton M. Bedford, dalam bukunya yang berjudul "Sistem Pengendalian Manajemen", menyebutkan bahwa pengendalian manajemen adalah semua metode, prosedur, dan strategi organisasi, termasuk sistem pengendalian manajemen yang digunakan oleh manajemenuntuk menjamin bahwa pelaksanaan sesuai dengan strategi dan kebijaksanaan organisasi.
Baca juga : Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen
Fungsi Pengendalian Manajemen. Terdapat beberapa fungsi pokok dari pengendalian manajemen, yaitu :
- mencegah terjadinya penyimpangan atau kesalahan dengan melaksanakan pengendalian secara rutin, dengan disertai adanya ketegasan dalam pengawasan, yaitu dengan pemberian sanksi yang sewajarnya atas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
- menjadikan organisasi lebih dinamis, sehingga unit organisasi akan selalu dalam keadaan bekerja secara efektif dan efisien.
- memperbaiki berbagai penyimpangan yang mungkin terjadi.
- mempertebal rasa tanggung jawab dari anggota organisasi terhadap pekerjaan yang menjadi kewajiban dan tanggung jawabnya.
Metode Pengendalian Manajemen. Terdapat beberapa jenis metode yang dapat digunakan dalam proses pengendalian manajemen, yaitu sebagai berikut :
1. Metode pengendalian umpan maju.
Metode ini digunakan untuk mengantisipasi masalah sebelum terjadi. Metode pengendalian umpan maju membutuhkan berbagai standar kualitas dan kuantitas yang layak dari berbagai input, seperti sumber daya manusia, material, modal, mesin, dan lain sebagainya. Selain itu, sumber daya informasi juga sangat dibutuhkan oleh manjer dalam menentukan sumber daya yang mana saja yang diperlukan untuk memenuhi standar yang ditetapkan sehingga terhindar dari masalah potensial.
2. Metode pengendalian berjalan atau bersamaan.
Metode ini digunakan untuk mengelola masalah pada saat terjadi. Metode pengendalian berjalan atau bersamaan membutuhkan standar perilaku, kegiatan, serta pelaksanaan dari aktivitas secara layak. Sumber informasi utama bagi metode ini adalah hasil observasi dari first line manager. Tindakan perbaikan (korektif) yang dilakukan ditujukan pada perbaikan kualitas serta kuantitas sumber daya dan operasi.
3. Metode pengendalian umpan balik.
Metode ini digunakan untuk mengelola masalah setelah terjadi. Metode pengendalian umpan balik membutuhkan standar kualitas dan kuantitas yang layak dari keluaran yang diharapkan (output). Informasi yang diperoleh harus mempresentasikan karakteristik dari keluaran. Berbeda dengan dua metode di atas, dalam metode pengendalian umpan balik para manajer akan mengambil tindakan korektif untuk memperbaiki masukan serta operasi bukan pada standar keluaran saja. Contohnya, memperbaiki proses produksi ketika banyak produk yang dikembalikan oleh konsumen karena cacat atau rusak.
Baca juga : Arti Penting Serta Sasaran Pengawasan Melekat
Proses Pengendalian Manajemen. Pengendalian manajemen diperlukan untuk mengukur kemajuan kegiatan organisasi yang berdasarkan atas perencanaan yang sudah ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Semua kegiatan yang telah dilakukan tersebut kemudian akan dievaluasi, apabila terdapat permasalahan maka akan dicarikan alternatif solusinya, sehingga masalah yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan tersebut dapat diselesaikan. Terdapat empat tahapan dalam proses pengendalian manajemen, yaitu :
1. Menetapkan standar kinerja dan target kerja.
Penetapan standar kinerja dan target kerja dimaksudkan sebagai dasar untuk evaluasi kinerja. Dalam tahap ini, manajer akan memutuskan standar kinerja dan target di masa yang akan datang yang akan digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi, baik secara keseluruhan ataupun per-bagian/unit dari organisasi. Standar kerja yang dibuat oleh manajer akan mengukur kualitas, efisiensi, responsiveness terhadap pelanggan dan juga inovasi.
Dengan adanya standar penilaian, maka manajer akan bisa mengantisipasi segala persoalan yang muncul selama kegiatan operasional organisasi berlangsung atau sebelum pengerjaan kegiatan selesai. Beberapa aspek yang dapat digunakan sebagai indikator penilaian diantaranya adalah sebagai berikut :
- hasil yang telah dicapai sementara, sehingga dapat memprediksi hasil akhirnya.
- besaran-besaran input, misalnya bahan baku, biaya yang telah digunakan, dan lain sebagainya.
- perubahan pada kondisi yang diasumsikan, misalnya terjadi perubahan harga, kebijakan pemerintah, perusahaan, dan sebagainya.
- symptom, gejala-gejala timbul selama proses berjalan, misalnya gejala-gejala proses yang tidak produktif.
Standar yang ditetapkan oleh manajer harus mempunyai fungsi sebagai berikut :
- tolok ukur untuk membandingkan.
- memberikan motivasi kepada orang atau kelompok, dengan demikian harus realistik serta menantang.
2. Mengukur kinerja nyata (mengukur prestasi).
Tahap ini bertujuan untuk mengukur kinerja yang sebenarnya, yaitu :
- keluaran nyata sebagai hasil dari perilaku para anggota yang disebut pengendalian keluaran (output control).
- perilaku juga akan dinilai.
3. Membandingkan kinerja nyata dengan standar kinerja yang ditetapkan (menganalisis penyimpangan yang terjadi).
Pada tahap ini, manajer akan mengevaluasi kinerja yang sebenarnya, yaitu untuk melihat seberapa besar terjadinya penyimpangan dari standar yang telah ditetapkan.
- jika kinerja lebih tinggi dari standar yang ditetapkan, maka bisa jadi manajer akan memutuskan bahwa standar yang ditetapkan terlalu rendah, dan akan dinaikkan pada periode berikutnya, sehingga akan memberikan tantangan bagi para karyawannya.
- jika kinerja lebih rendah dari standar yang ditetapkan, maka manajer harus memutuskan apakah akan melakukan tindakan korektif atau tidak. Tindakan korektif ata perbaikan akan mudah dilakukan apabila penurunan kinerja dapat dikenali dan diketahui penyebabnya.
4. Mengevaluasi hasil kinerja (tindakan koreksi).
Tahap terakhir dari proses pengendalian manajemen adalah mengevaluasi hasil kinerja, dan sekaligus melakukan tindakan koreksi apabila hasil kinerja tidak mencapai standar yang telah ditetapkan. Apabila manajer memutuskan bahwa kinerja tidak dapat diterima, maka karyawan atau anggota organisasi harus segera berusaha untuk memecahkan permasalahan tersebut. Dalam banyak kasus, permasalahan dalam kinerja muncul karena standar yang ditetapkan oleh manajer dirasa terlalu tinggi, sedangkan perangkat organisasi tidak mendukung untuk pencapaian standar tersebut. Oleh karena itu, yang perlu diperhatikan oleh manajer adalah dalam penetapan standar harus realistis, sehingga akan mengurangi gap antara kinerja aktual dan kinerja yang diharapkan.
Melalui proses pengendalian, pelaksanaan rencana kerja tersebut terus menerus dipantau untuk memastikan apakah masih sejalan dengan sasaran yang telah ditetapkan, sehingga apabila terjadi penyimpangan, dapat dilakukan tindakan koreksi.
Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian pengendalian manajemen, fungsi, metode, dan proses pengendalian manajemen.
Semoga bermanfaat.
