Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) : Pengertian, Unsur, Fungsi, Dan Faktor Pendukung Manajemen Pengetahuan

Pengertian Manajemen Pengetahuan. Pengetahuan atau "knowledge", menurut Turban dalam bukunya yang berjudul "Information Technology for Management", berisi tentang informasi yang telah diorganisasikan dan diproses untuk memberikan pengertian, pengalaman, pembelajaran lebih lanjut, dan keahlian bagaimana pengetahuan digunakan untuk pemecahan masalah atau proses usaha tertentu. Ismail Nawawi dalam bukunya yang berjudul "Manajemen Pengetahuan", menyebutkan bahwa beberapa pengetahuan dapat dituliskan, dikerjakan, dan diformulasikan dalam bentuk kalimat atau diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun ada pula pengetahuan yang terkait erat dengan pengalaman fisik, petunjuk praktis dan intuisi di mana pengetahuan terbatinkan, seperti sulit sekali digambarkan kepada orang lain.

Dalam sebuah perusahaan, pengetahuan dapat diperoleh dari individu atau kelompok orang yang memiliki pengetahuan dalam perusahaan. Pengetahuan adalah konsep multidimensi, yang merupakan campuran data, informasi, keterampilan, pengalaman, dan pendapat yang tergabung untuk membantu pengambilan suatu keputusan.

Baca juga : Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Secara umum, manajemen pengetahuan atau "knowledge management" adalah sekumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman. Manajemen pengetahuan juga dapat berarti suatu proses yang efektif terkait dengan eksplorasi, eksploitasi, dan berbagi pengetahuan manusia (tasit dan eksplisit) yang menggunakan teknologi tepat guna dan lingkungan budaya untuk meningkatkan modal intelektual perusahaan dan kinerja. Kegiatan manajemen pengetahuan biasanya dikaitkan dengan tujuan perusahaan, misalnya untuk mencapai suatu hasil tertentu, peningkatkan kinerja, keunggulan kompetitif, dan serta tingkat inovasi yang lebih tinggi.

Selain itu, pengertian manajemen pengetahuan juga dapat dijumpai dalam berbagai pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :

• Lendy Widayana, dalam bukunya yang berjudul "Knowledge Management, Meningkatkan Daya Saing Bisnis", menyebutkan bahwa manajemen pengetahuan adalah suatu sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan pengetahuan dalam organisasi, sehingga pengetahuan mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya.
• K.C. Laudon dan J.P. Laudon, dalam bukunya yang berjudul "Sistem Informasi Manajemen', menyebutkan bahwa manajemen pengetahuan adalah serangkaian proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara, dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.
• A. Prijosaksono dan R. Sembel, dalam bukunya yang berjudul "Management Series", menyebutkan bahwa manajemen pengetahuan adalah suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang dibutuhkan oleh masing-masing individu di dalam perusahaan untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalu tersedia bilamana dibutuhkan.

Baca juga : Pengertian Manajemen Operasional, Ciri-Ciri, Fungsi, Tujuan, Serta Pengambilan Keputusan Dalam Manajemen Operasional

Unsur Manajemen Pengetahuan. Pada prinsipnya, manajemen pengetahuan memiliki tiga unsur utama, yaitu :

• people, adalah orang yang memiliki pengetahuan, mengelola sistem dan proses, serta berkomitmen terhadap proses strategik knowledge untuk keseluruhan organisasi.
• process, adalah pengaturan dan penyelarasan dari strategi, prinsip, proses, dan praktek untuk memastkan bahwa knowledge management berjalan dengan baik ketika diimplementasikan.
• technology, adalah infrastruktur yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung perusahaan.

Baca juga : Modal Intelektual (Intellectual Capital)

Kategori Manajemen Pengetahuan. Manajemen pengetahuan dapat dibedakan dalam dua kategori, yaitu :

• tacit knowledge. Tacit knowledge pada dasarnya bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman, serta sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan. Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja dalam suatu organisasi. Pada prinsipnya, tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan).
• explicit knowledge. Explicit knowledge pada dasarnya bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi. Penerapan explicit knowledge lebih mudah karena pengetahuan diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independen.

Baca juga : Proses Pembuatan Keputusan Dalam Manajemen

Fungsi Manajemen Pengetahuan. Menurut Himma Dewiyana dalam tulisannya yang berjudul "Kompetensi dan Kurikulum Perpustakaan : Paradigma Baru dan Dunia Kerja di Era Globalisasi Informasi", yang dimuat dalam Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Volume : 2 Nomor : 1, mengutip dari pendapat Frappaolo dan Toms, yang menyebutkan bahwa fungsi dari manajemen pengetahuan adalah :

• intermediation, yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan. Fungsi intermediation menjamin transfer pengetahuan berjalan lebih efisien.
• externalization, yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan eksternal, dengan cara-cara seefektif mungkin. Fungsi externalization adalah menyediakan sharing pengetahuan.
• internalization, yaitu pengambilan (extraction) pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan penyaringan pengetahuan tersebut untuk disediakan bagi penyari yang relevan. Fungsi internalization mencakup interpretasi format ulang penyajian pengetahuan.
• cognition, yaitu fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas ketersediaan pengetahuan. Fungsi cognition merupakan penerapan pengetahuan yang telah berubah melalui tiga fungsi terdahulu.
• measurement, yaitu kegiatan manajemen pengetahuan untuk mengukur, memetakan, dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari solusi manajemen pengetahuan. Fungsi measurement mendukung empat fungsi lainnya dalam mengelola  pengetahuan itu sendiri.

Baca juga : Aliansi Strategis Dalam Dunia Bisnis

Manfaat Manajemen Pengetahuan. Bagi suatu perusahaan, manajemen pengetahuan memiliki beberapa manfaat, yaitu :

• menghemat waktu dan biaya. Adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik akan memudahkan perusahaan dalam menggunakan pengetahuan tersebut, sehingga perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya.
• meningkatkan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, dengan demikian kreativitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
• kemudahan dalam beradaptasi. Adanya manajemen pengetahuan yang baik, akan membuat mudah perusahaan dalam beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
• peningkatan produktivitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktivitas dari perusahaan akan meningkat.

Baca juga : Sistem Informasi Manajemen

Faktor Pendukung Manajemen Pengetahuan. Kesuksesan dalam mengimplementasikan manajemen pengetahuan bergantung pada beberapa aspek, yaitu infrastruktur teknologi, struktur, sistem penghargaan, dan kultur. Selain itu, terdapat pula beberapa faktor pendukung yang saling berkaitan antara satu faktor dengan faktor yang lain dalam mengimplemantasikan manajemen pengetahuan. Faktor pendukung dimaksud adalah :

• kondisi sosial. Untuk efektivitas manajemen pengetahuan diperlukan suatu perubahan fundamental dalam perusahaan. Oleh karenanya, perusahaan harus terus membangun dan menciptakan suatu kondisi sosial yang dinamis untuk mendorong penciptaan pengetahuan.
• kondisi organisasi. Kondisi organisasi, selain kondisi sosial, sangat mempengaruhi proses penciptaan pengetahuan.
• kondisi tenologi. Adanya teknologi informasi dan komunikasi dalam memfasilitasi dan menciptakan pengetahuan akan menghubungkan orang dengan orang lain untuk mengeksplisitkan pengetahuan.
• penyelarasan strategi manajemen degan strategi organisasi. Pengimplementasian ide-ide pengetahuan harus terintegrasi dengan proses penyusunan strategi manajemen pengetahuan dan strategi organisasi, karena strategi manajemen pengetahuan merupakan satu kesatuan dan bagian yang tidak terpisahkan dari strategi organisasi.

Baca juga : Pendekatan Dan Teori Komunikasi Organisasi, Serta Gaya Komunikasi Dalam Organisasi

Demikian penjelasan berkaitan dengan penjelasan manajemen pengetahuan (knowledge management), unsur, kategori, fungsi, dan manfaat manajemen pengetahuan, serta faktor pendukung manajemen pengetahuan (knowledge manajement).

Semoga bermanfaat.