Surat : Pengertian, Unsur, Jenis, Dan Fungsi Surat

Pengertian Surat. Secara umum, surat dapat diartikan sebagai suatu alat komunikasi antara dua pihak (perorangan maupun organisasi) yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Surat juga berarti suatu alat yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh satu pihak ke pihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan tanpa harus berhadapan secara langsung.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat diartikan dalam :

1. n kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi, maksudnya).
2. secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan; kartu.
3. sesuatu yang ditulis, yang tertulis, tulisan.

Selain itu, pengertian surat juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :

• Prajudi Atmosudirdjo, dalam “Administrasi dan Manajemen Umum”, menyebutkan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.
• Iis Sopyan, dalam “Korespondensi Saintifik dalam Bahasa Inggris”, menyebutkan bahwa surat adalah suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.
• Djoko Purwanto, dalam “Komunikasi Bisnis”, menyebutkan bahwa surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

Baca juga : Pengertian Dokumen Dan Perbedaannya Dengan Dokumentasi

Unsur Surat. Dalam suatu surat terdapat beberapa unsur sebagai berikut :

• pengirim surat, yaitu pihak yang menyampaikan pesan.
• pesan surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan, baik pemberitahuan, permohonan atau permintaan, pernyataan, perintah, laporan, dan lain sebagainya.
• penerima surat, yaitu pihak yang menerima pesan.
• saluran, yaitu cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan keperluannya, baik format tulisan, tata bahasa, dan lain sebagainya.

Baca juga : Pengertian Dan Ciri-Ciri Administrasi

Jenis Surat. Surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Secara umum, surat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

1. Surat Pribadi.

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi, bukan untuk suatu lembaga atau organisasi. Surat pribadi merupakan surat yang ditulis seseorang atau individu kepada orang lain yang bersifat pribadi atau tidak resmi, bebas, menggunakan bahasa sehari-hari, dan berisi masalah-masalah pribadi. Surat pribadi dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

• surat pribadi kekeluargaan, merupakan jenis surat pribadi yang dikirimkan kepada anggota keluarga, sanak famili, sahabat, kenalan, dan lain sebagainya.
• surat pribadi kedinasan, merupakan jenis surat pribadi yang dikirmkan kepada pengurus organisasi, pimpinan, instansi, jawatan, dan perusahaan karena ada hubungannya dengan tugas atau pekerjaannya.

Berdasarkan hal tersebut, secara umum ciri-ciri dari surat pribadi adalah :

• isi surat bersifat pribadi.
• tidak menggunakan kop surat dan nomor surat.
• bahasa yang digunakan boleh tidak resmi atau bahasa sehari-hari.
• salam pembuka dan penutup bersifat tidak formal.
• format surat bebas, tidak memiliki pakem-pakem tertentu.

2. Surat Dinas.

Surat dinas adalah surat yang ditulis untuk kepentingan atau menyangkut masalah lembaga, organisasi, dan instansi. Surat dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas atau formal. Surat dinas dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

• surat dinas pemerintah, merupakan jenis surat yang dibuat oleh pihak lembaga atau instansi pemerintah.
• surat dinas swasta, merupakan jenis surat dinas yang dibuat oleh pihak lembaga swasta. Surat swasta terdiri dari : 1. Surat dinas organisasi, yaitu surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau perkumpulan atau perhimpunan tertentu yang biasanya banyak berhubungan dengan dunia sosial. 2. Surat dinas niaga, yaitu surat yang dikeluarkan oleh pihak swasta untuk memperoleh suatu keuntungan materi.

Berdasarkan hal tersebut, secara umum ciri-ciri dari surat dinas adalah :

• menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
• dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
• selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
• dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.
• tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.
• dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
• terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan.

Baca juga : Surat Sebagai Alat Bukti Di Pengadilan

Selain itu, surat juga dapat dibedakan menjadi beberapa jenis yang didasarkan pada beberapa hal, yaitu :

1 Tujuan.

Berdasarkan tujuannya, jenis surat terdiri dari :

• surat pemberitahuan, yaitu jenis surat yang bertujuan untuk memberitahuan kepada banyak pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi.
• surat perintah, yaitu jenis surat yang bertujuan agar pihak tertentu melakukan sesuatu yang tertera dalam surat tersebut.
• surat permintaan, yaitu jenis surat yang bertujuan untuk meminta informasi lebih detail mengenai barang atau jasa yang ditawarkan.
• surat peringatan, yaitu jenis surat yang bertujuan untuk mengingatkan kesalahan seseorang di suatu instansi.
• surat panggilan, yaitu jenis surat yang bertujuan untuk memanggil pihak lain baik secara personal maupun organisasi.
• surat susulan, yaitu jenis surat yang bertujuan untuk menegaskan kembali isi dari surat yang pernah dikirimkan sebelumnya.
• surat keputusan, yaitu jenis surat yang bertujuan untuk menyampaikan suatu keputusan yang telah diambil oleh suatu organisasi atas dasar pertimbangan tertentu.
• surat laporan, yaitu jenis surat yang bertujuan memberikan laporan kerja kepada orang lain.
• surat penawaran, yaitu jenis surat yang bertujuan untuk menawarkan sesuatu, baik barang atau jasa, kepada pihak lain.

2. Wujud.

Berdasarkan wujudnya, jenis surat terdiri dari :

• kartu pos, yaitu jenis surat yang ditulis pada secarik kertas dan dikirim melalui pos. Biasanya berukuran 10 × 15 cm.
• warkat pos, yaitu jenis surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan dapat dilipat seperti amplop.
• surat bersampul, yaitu jenis surat yang dibuat dalam beberapa helaian kertas terpisah dimana untuk mengirimnya harus menggunakan amplop.
• memorandum dan nota, yaitu jenis surat yang digunakan untuk keperluan internal suatu organisasi yang bertujuan untuk memberi atau meminta informasi antar pejabat kantor.
• telegram, yaitu jenis surat yang dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat dengan bantuan pesawat telegram.

3. Isi dan Asalnya.

Berdasarkan isi dan asalnya, jenis surat terdiri dari :

• surat dinas, yaitu jenis surat yang digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer.
• surat niaga atau bisnis, yaitu jenis surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha.
• surat pribadi, yaitu jenis surat yang sifatnya pribadi yang dikirimkan kepada orang lain atau petugas lembaga.

4. Jumlah Penerima.

Berdasarkan jumlah penerimanya, jenis surat terdiri dari :

• surat biasa, yaitu jenis surat yang umumnya ditujukan kepada satu orang atau petugas sebuah lembaga.
• surat edaran, yaitu jenis surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan kepada seluruh masyarakat.
• surat pengumuman, yaitu jenis surat yang umumnya ditujukan kepada sekelompok orang atau lembaga.

5. Kerahasiaan.

Berdasarkan kerahasiaannya, jenis surat terdiri dari :

• surat rahasia, yaitu jenis surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu yang berkepentingan saja.
• surat sangat rahasia, yaitu jenis surat yang kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat agar tidak diketahui oleh orang lain.

6. Jangkauan.

Berdasarkan jangkauannya, jenis surat terdiri dari :

• surat internal, yaitu jenis surat yang asalnya dari dalam suatu kantor atau perusahaan dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama.
• surat eksternal, yaitu jenis surat yang asalnya dari luar kantor atau perusahaan yang masuk melalui pengiriman pos surat.

Baca juga : Kekuatan Hukum Surat Perjanjian Yang Dibuat Tanpa Meterai

Fungsi Surat. Beberapa fungsi dari surat, diantaranya adalah :

• sebagai alat untuk mewakili pribadi atau lembaga pembuat surat yang menyampaikan pesan, informasi, atau misi, yang ingin disampaikan pada penerima
• sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan.
• sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan lain.
• sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan, permohonan/ permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-lain.
• sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum

Baca juga : Manajemen Kearsipan

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian surat, unsur, jenis, dan fungsi surat.

Semoga bermanfaat.