Reformasi Administrasi : Pengertian, Tujuan, Strategi, Faktor Yang Mempengaruhi Reformasi Administrasi, Serta Perbedaan Antara Reformasi Administrasi Dan Perubahan Administrasi

Pengertian Reformasi Administrasi. Reformasi administrasi merupakan salah satu bidang kajian dalam “Administrasi Publik”, yang secara teoritis lahir sebagai akibat logis dari adanya kecendrungan pergeseran perkembangan Ilmu Administrasi Publik yang beralih dari pendekatan “normative science” ke pendekatan “behavioral ekologis”. Sedangkan secara empiris, gejala perkembangan masyarakat sebagai akibat dari adanya globalisasi, memaksa semua pihak, terutama “birokasi pemerintah”, untuk melakukan revisi dan perbaikan dalam mencari alternatif baru tentang sistem administrasi yang lebih cocok dengan perkembangan masyarakat dan perkembangan zaman.

Konsep reformasi administrasi memiliki pengertian yang luas, sehingga tidak dapat dijelaskan dalam satu pengertian tunggal. Istilah “reformasi administrasi” merupakan penggabungan dari dua kata, yaitu : “reformasi” yang berarti suatu perubahan terhadap suatu sistem yang telah ada pada suatu masa untuk diganti dengan suatu sistem yang baru, dan “administrasi” yang dapat diartikan dalam dua pengertian : 

1. dalam arti sempit, administrasi berarti kegiatan ketata-usahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan. 
2. dalam arti luas, administrasi berarti suatu usaha atau kegiatan tertentu yang dilakukan secara bekerja sama antara individu-individu dalam suatu kelompok guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Secara umum istilah reformasi administrasi dapat diartikan sebagai suatu upaya perbaikan yang dilakukan secara terencana dan terus-menerus di segala aspek administrasi yang ditujukan untuk meningkatkan kinerja administrasi. Reformasi administrasi juga berarti suatu usaha sadar dan terencana untuk mengubah struktur dan prosedur birokrasi serta sikap dan perilaku birokrat guna meningkatkan efektivitas organisasi atau terciptanya administrasi yang sehat dan menjamin tercapainya tujuan pembangunan nasional.

Baca juga : Pengertian Dan Ciri-Ciri Administrasi

Gerald E. Caiden merupakan ilmuwan pertama yang mengembangkan konsep reformasi administrasi menjadi satu konsep komprehensif. Dalam bukunya yang berjudul “Administrative Reform”, Gerald E. Caiden menyebutkan bahwa reformasi administrasi atau “administrative reform” sebagai “the artificial inducement of administrative transformation against resistance”, yang dapat diartikan dalam beberapa implikasi, yaitu :

• reformasi administrasi adalah sesuatu yang disengaja, artinya adanya mandat, kehati-hatian, dan perencanaan, dan bukan sesuatu yang alami dan otomatis.
• reformasi administrasi adalah sesuatu yang dibuat (to induce) karena melibatkan persuasi, argumentasi, dan sanksi.
• reformasi administrasi beriringan dengan resistensi.

Terdapat tiga aspek yang dapat dijadikan petunjuk utama sebuah reformasi administrasi, yaitu :

• adanya tujuan pengembangan moral.
• adanya proses transformasi yang disengaja.
• adanya resistensi administrasi.

Baca juga : Pengawasan Melekat Sebagai Fungsi Manajemen

Selain itu, pengertian reformasi administrasi juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah :

• M. Ryaas Rasyid, dalam “Membangun Pemerintahan yang Baik Melalui Reformasi Administrasi dan Birokrasi”, menyebutkan bahwa reformasi administrasi upaya untuk mengkoreksi berbagai kelemahan yang menyertai penyelenggaraan negara yang selama ini berjalan, yang dalam batas tertentu belum dianggap berhasil atau belum maksimal dalam menjalankan tiga fungsi utama penyelenggaraan negara, yaitu : fungsi pelayanan, fungsi pemberdayaan, dan fungsi pembangunan serta berfokus pada upaya perbaikan sistem manajemen dan birokrasi.
• Yehezkel Dror, dalam “Strategies for Administrative Reform”, yang dimuat dalam Development and Change, Volume : 2(2), Tahun 1971, menyebutkan bahwa reformasi administrasi adalah perubahan yang diarahkan pada aspek-aspek mendasar dalam sistem administrasi.
• Hahn Been Lee, dalam “The Concept, Structure and Strategy of Administrative Reform: An Introduction”, menyebutkan bahwa reformasi administrasi adalah perubahan atau inovasi secara sengaja dibuat dan diterapkan untuk menjadikan sistem administrasi tersebut sebagai suatu agen perubahan sosial yang lebih efektif dan sebagai suatu instrumen yang dapat lebih menjamin adanya persamaan politik, keadaan sosial, dan pertumbuhan ekonomi.

Baca juga : Pengertian Reformasi, Tujuan Dan Faktor Penyebab Terjadinya Reformasi

Tujuan Reformasi Administrasi. Secara umum, terdapat enam tujuan reformasi administrasi yang dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu :

1. Tujuan yang bersifat intra-administrasi.

Tujuan reformasi yang bersifat intra administrasi ditujukan untuk menyempurnakan administrasi internal, yang meliputi :

• efisiensi administrasi, dalam arti penghematan uang, yang dapat dicapai melalui penyederhanaan formulir, perubahan prosedur, penghilangan duplikasi, dan kegiatan organisasi metode yang lain.
• penghapusan kelemahan administrasi, seperti : korupsi, pilih kasih dan sistem teman dalam sistem politik dan lain sebagainya.
• pengenalan dan penggalakan sistem merit, pemrosesan data melalui sistem informasi yang otomatis, peningkatan penggunaan pengetahuan ilmiah, dan lain sebagainya.

2. Tujuan yang berkenaan dengan peran masyarakat.

Tujuan yang berkenaan dengan peran masyarakat di dalam sistem administrasi, meliputi :

• menyesuaikan sistem administrasi terhadap meningkatnya keluhan masyarakat.
• mengubah pembagian pekerjaan antara sistem administrasi dan sistem politik, seperti : meningkatkan otonomi profesional dari sistem administrasi dan meningkatkan pengaruhnya pada suatu kebijaksanaan.
• mengubah hubungan antara sistem administrasi dan penduduk, misalnya melalui relokasi pusat-pusat kekuasaan.

Sedangkan Hahn Been Lee menyebutkan bahwa tujuan dilaksanakannya reformasi administrasi adalah :

1. Improved Order.

Improved order atau penyempurnaan tatanan merujuk pada reformasi administrasi yang berorientasi pada penataan prosedur dan kontrol. Tipe reformasi yang dilakukan dengan penyempurnaan tatanan disebut dengan reformasi prosedural atau “procedural reform”.

2. Improved Method.

Improved method atau penyempurnaan metode dilakukan untuk menyempurnakan bidang teknis dan metode kerja. Apabila tujuan dari reformasi administrasi diartikulasikan dengan baik dan efektif, maka penyempurnaan metode akan memperbaiki implementasi program, yang pada akhirnya akan meningkatkan realisasi pencapaian tujuan. Tipe reformasi yang dilakukan dengan penyempurnaan metode disebut dengan reformasi teknis atau “technical reform”.

3. Improved Performance.

Improved performance atau penyempurnaan kinerja dilakukan untuk menyempurnakan keteraturan dan metode teknis administratif. Fokus utamanya adalah pada pergeseran dari bentuk ke substansi, pergeseran dari efisiensi dan ekonomis ke efektivitas kerja, serta pergeseran dari kecakapan birokrasi ke kesejahteraan masyarakat. Tipe reformasi yang dilakukan dengan penyempurnaan kinerja disebut dengan reformasi program atau “programmatic reform”.

Sedangkan dari sudut pandang tujuan moral, tujuan dari reformasi administrasi adalah :

• untuk meningkatkan kondisi yang ada dengan menghilangkan praktik-praktik administrasi yang bertentangan dengan nilai-nilai moral, misalnya : akibat adanya penyalah-gunaan kewenangan.

Baca juga : Pengertin Reformasi Birokrasi, Prinsip Dan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi

Strategi Reformasi Administrasi. Reformasi administrasi dapat dilaksanakan dengan menggunakan beberapa strategi. Mark Turner dan David Hulme, dalam “Governance, Administration, and Development: Making The State Work”, menyebutkan bahwa terdapat lima strategi dalam reformasi administrasi, yaitu :

1. Partisipasi.

Partisipasi merupakan tuntutan agar publik lebih berpartisipasi dalam membentuk aktifitas birokrasi sebagai penyedia layanan agar sesuai dengan yang dibutuhkan dan yang diinginkan oleh publik.

2. Pengembangan Sumber Daya Manusia.

Pengembangan sumber daya manusia merupakan strategi penting dalam reformasi administrasi. Fokus utamanya adalah bagaimana menciptakan efektivitas dan efisiensi birokrasi. Pengembangan sumber daya manusia dapat dilakukan, diantaranya dengan melalui seleksi pegawai, penerimaan pegawai, penilaian pegawai, sistem penghargaan terhadap pegawai, dan pengembangan karir pegawai sehingga peningkatan keahlian dan kapasitas dapat tercermin dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari yang lebih efektif dan efisien.

3. Akuntabilitas.

Akuntabilitas merupakan kekuatan yang mendorong setiap aktor kunci reformasi administrasi agar lebih tanggap dan memastikan adanya kinerja yang lebih baik.

4. Restrukturisasi.

Restrukturisasi sebagai salah satu strategi dari reformasi administrasi meliputi : menghilangkan red tape, melakukan down sizing, dan mendesentralisasikan kewenangan serta peningkatan daya tanggap organisasi publik pada masyarakat.

5. Kerjasama Publik dan Swasta.

Kerjasama antara pemerintah dan swasta dalam memberikan layanan publik. Dahulu pemerintah sebagai aktor tunggal dalam memberikan pelayanan publik dasar kepada masyarakat, seperti : kesehatan, pendidikan, dan kependudukan. Melalui reformasi administrasi, diperkenalkan upaya kolaboratif yang melibatkan pemerintah dan lembaga swasta serta organisasi non pemerintah.

Sedangkan Miftah Thoha, dalam “Birokrasi Pemerintah Indonesia di Era Reformasi”, menyebutkan bahwa reformasi administrasi dilaksanakan untuk penataan kelembagaan birokrasi pemerintah, penataan sistem birokrasi pemerintah, dan penataan sumber daya aparatur, yang dapat dilakukan dengan melalui beberapa hal sebagai berikut :

• Menata kultur dan struktur. Dalam kultur nantinya akan membedakan suatu boundary yang membedakan suatu pemerintahan itu dengan pemerintahan lainnya. Sedangkan struktur merupakan kerangka yang dipergunakan sebagai aliran tata proses bagaimana kultur itu bisa diterapkan dan diwujudkan dalam suatu pemerintahan.
• Dari sistem ini diharapkan visi dan keinginan politik itu menunjang tercapainya sistem yang menciptakan aparatur yang menghargai ditegakkannya hukum, profesional, kompeten, dan akuntabel. Merit sistem lebih dekat ke arah cita-cita tersebut.
• Bagaimana mendorong peningkatan kesejahteraan pegawai, karena keadaan tersebut menjadi tali menali dengan profesionalitas pegawai.

Baca juga : Pengertian Kebijakan Publik, Tahapan Dan Pendekatan Evaluasi Kebijakan Publik

Faktor yang Mempengaruhi Terjadinya Reformasi Administrasi. Faktor penting yang dapat mempengaruhi dalam pelaksanaan reformasi administrasi adalah adanya inovasi dan kemampuan menghasilkan kemakmuran (wealth creation). Hal tersebut dapat tercapai melalui sejumlah ide dan aktor baru di dalam kombinasi tugas dan hubungan dalam proses administrasi dan kebijakan. Miftah Thoha menyebutkan bahwa terdapat empat faktor yang dapat mendorong timbulnya reformasi administrasi pemerintahan, yaitu :

• adanya kebutuhan melakukan perubahan dan pembaharuan.
• memahami perubahan yang terjadi dilingkungan strategis nasional.
• memahami perubahan yang terjadi di lingkungan strategis global.
• memahami perubahan yang terjadi dalam paradigma manajemen pemerintahan.

P.N. Ndue, dalam “Democratization, Good Governance and Administration Reform in Africa. The Enabling State and the Role of the Public Service in Wealth Creation: Problems and Strategies for Development in Africa”, menyebutkan bahwa reformasi administrasi dapat terjadi melalui dua kondisi, yaitu :

• adanya konflik nilai-nilai yang terjadi antara birokrasi, pegawai publik dan nilai-nilai yang berkembang di publik.
• adanya kesadaran dari para politisi dan masyarakat umum bahwa struktur birokrasi yang ada tidak mampu atau gagal mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

Dao Minh Chau, dalam “Administrative Reform in Vietnam: Need and Strategy”, yang dimuat dalam Asian Journal of Public Administration, Volume : 19 (2), Bulan December 1997, menyebutkan bahwa reformasi administrasi dapat dilaksanakan melalui tiga proses, yaitu :

• menganalisis situasi dan sistem administrasi yang sedang berlaku.
• merumuskan strategi reformasi yang akan ditempuh.
• melaksanakan reformasi administrasi.

Ketiga proses reformasi administrasi tersebut diharapkan menghasilkan peningkatan kinerja administrasi publik yang efektif dan efisien, mengurangi kelemahan (antara lain: praktik korupsi, kolusi dan sebagainya), meningkatkan accountability pejabat publik, dan sekaligus meningkatkan keadilan sosial dalam pelayanan publik.

Lebih lanjut, Dao Minh Chau mengidentifikasi sejumlah faktor yang menghambat reformasi administrasi sebagai berikut :

• tidak adanya dukungan politik dari pemimpin tertinggi (presiden, perdana menteri, dan lain sebagainya).
• terlalu mudah mengimplementasikan kebijakan dari luar.
• menetapkan sasaran yang tidak realistik.
• mengabaikan reaksi-reaksi kelompok penentang.
• tidak adanya pendekatan yang meyakinkan (indecisive approaches) kepada kelompok penekan.
• perencanaan yang salah dalam implementasi.
• ketidak-mampuan mengelola sumber daya.
• tidak adanya mekanisme feedback.
• tidak adanya sistem monitoring dan evaluasi.

Baca juga : Hubungan Antara Pengawasan Melekat Dengan Pengawasan Fungsional

Perbedaan Antara Reformasi Administrasi dan Perubahan Administrasi. Terdapat perbedaan yang mendasar antara reformasi administrasi dan perubahan administrasi. Menurut Gerald E. Caiden, perbedaan antara reformasi administrasi dan perubahan administrasi dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Reformasi administrasi :

• merupakan keinginan atau dorongan yang dibuat agar terjadi perubahan atau transformasi di bidang administrasi.
• upaya yang terus menerus untuk meningkatkan kinerja (performance).
• kegiatan untuk melakukan perbaikan atas kesalahan yang dilakukan (correction of wrong doing).

2. Perubahan administrasi :

• merupakan respon keorganisasian yang sifatnya otomatis terhadap fluktuasi atau perubahan kondisi.

Lebih lanjut, Gerald E. Caiden menjelaskan bahwa munculnya kebutuhan akan reformasi administrasi sebagai akibat adanya perubahan administrasi. Tidak berfungsinya perubahan administrasi yang alamiah akan menyebabkan diperlukannya reformasi administrasi.

Baca juga : Ruang Lingkup Administrasi, Unsur, Tujuan, Dan Fungsi Administrasi

Di Indonesia, pelaksanaan reformasi administrasi lebih dikenal dengan menggunakan nomenklatur “reformasi birokrasi”, yang berjalan beriringan dengan reformasi hukum, politik, dan militer.

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian reformasi administrasi, tujuan, strategi, dan faktor yang mempengaruhi terjadinya reformasi administrasi, serta perbedaan antara reformasi administrasi dan perubahan administrasi.

Semoga bermanfaat.