Administrasi Keuangan : Pengertian, Ruang Lingkup, Unsur, Fungsi, Manfaat, Dan Tujuan Administrasi Keuangan, Serta Usaha Meningkatkan Administrasi Keuangan

Pengertian Administrasi Keuangan. Administrasi keuangan merupakan perpaduan antara administrasi dengan keuangan. Administrasi berkaitan dengan proses pengelolaan, sedangkan keuangan berkaitan dengan sumber daya uang yang akan menjadi modal untuk menggerakkan roda kehidupan usaha suatu organisasi. Sehingga dengan adanya administrasi keuangan diharapkan penggunaan uang oleh suatu organisasi dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

Secara umum, administrasi keuangan dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan yang meliputi seluruh aktivitas yang berkaitan dengan keuangan, yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu dari suatu organisasi. H. Hadari Nawawi, dalam “Ilmu Administrasi”, menyebutkan bahwa administrasi keuangan dapat dibedakan dalam dua pengertian, yaitu :

• dalam arti sempit, administrasi keuangan merupakan kegiatan tata usaha, yaitu proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran melalui kegiatan penata-usahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sebagai upaya untuk mewujudkan kebijaksanaan keuangan yang telah ditetapkan.
• dalam arti luas, administrasi keuangan adalah pengaturan dan penetapan kebijaksanaan dalam pengadaan dan penggunaan keuangan untuk mewujudkan semua tugas-tugas pokok sebagai volume kerja organisasi agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien.

Pelaksanaan administrasi keuangan yang baik akan berdampak positif pada produktivitas dan juga bagi suasana kerja di suatu organisasi. Dengan begitu, maka pengelolaan keuangan di suatu organisasi akan lebih tertata dengan baik dan menghasilkan output yang sangat baik bagi organisasi tersebut.

Baca juga : Pengertian Dan Ciri-Ciri Administrasi

Pengertian administrasi keuangan juga dapat dijumpai dalam beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah sebagai berikut :

• D.J. Mamesah, dalam “Sistem Administrasi Keuangan Daerah”, menyebutkan bahwa administrasi keuangan adalah rangkaian kegiatan dan prosedur dalam mengelola keuangan secara tertib, sah, hemat, berdaya guna dan berhasil guna. Mengelola keuangan dimaksud meliputi penerimaan-penerimaan dan sumber-sumbernya serta pembiayaanpembiayaan.
• The Liang Gie, dalam “Ilmu Administrasi”, menyebutkan bahwa administrasi keuangan adalah proses perencanaan, penyediaan, dan penggunaan uang dalam suatu organisasi. Administrasi keuangan merupakan kegiatan penataan keuangan, yang mencakup penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber dana, cara pemakaian, hingga pembukuan.

Dalam praktik, administrasi keuangan suatu organisasi dilakukan oleh petugas administrasi keuangan, yaitu : manajer keuangan, bendahara, atau dapat juga sekretaris organisasi. Tugas dari petugas administrasi keuangan, diantaranya sebagai berikut :

• membuat rencana keuangan. Pada prinsipnya, rencana keuangan yang dibuat mencakup banyak aspek, termasuk pendapatan, pembayaran, dan pinjaman yang dibuat secara terstruktur dan sistematis, yang biasanya dilakukan atas dasar hasil laporan ataupun arsip dari beberapa periode sebelumnya.
• membuat laporan keuangan. Laporan keuangan suatu organisasi memuat semua aktivitas atau aliran arus kas yang masuk, keluar, utang, dan lain sebagainya, yang dapat dibuat secara bulanan maupun tahunan.
• mengelola uang tunai (modal). Mengelola uang tunai atau modal pada umumnya menjadi tanggung jawab seorang manajer keuangan. Tugas yang harus dilakukan adalah melaporkan penarikan dana atau setoran, membuka rekening, menentukan banyaknya jumlah setoran dana, serta mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan uang tunai organisasi.
• mengelola kredit atau pinjaman. Petugas administrasi keuangan bertugas mengelola dana pinjaman atau kredit yang menjadi beban suatu organisasi, yang biasanya berkaitan dengan pemberian tagihan dan melakukan pembayaran atau utang-piutang suatu organisasi.

Baca juga : Pengertian Administrasi Bisnis (Niaga), Karakteristik, Tujuan, Dan Ruang Lingkup Administrasi Bisnis

Ruang Lingkup Administrasi Keuangan. Ruang lingkup dari administrasi keuangan mencakup tiga hal, yaitu :

• pembuatan anggaran belanja (budgeting).
• melakukan pembukuan (accounting).
• pemeriksaan keuangan (auditing).

Baca juga : Administrasi Dan Manajemen : Hubungan, Persamaan, Dan Perbedaannya

Unsur Administrasi Keuangan. Dalam pelaksanaannya, administrasi keuangan terdiri dari beberapa unsur, yaitu :

• perencanaan keuangan, merupakan semua kegiatan perencanaan pemasukan dan pengeluaran keuangan dalam jangka waktu tertentu.
• penganggaran keuangan, merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, dan kegiatan lainnya yang direncanakan sebelumnya dan dibuat detail anggarannya.
• pengelolaan keuangan, merupakan semua penggunaan dana yang dilakukan sedemikian rupa dengan bertujuan untuk memaksimalkan kinerja organisasi.
• pencarian keuangan, merupakan semua hal yang berhubungan dengan upaya pengadaan dana agar semua kegiatan organisasi dapat berjalan dengan baik.
• penyimpanan keuangan, merupakan semua kegiatan pengumpulan dana organisasi dan menyimpannya di tempat yang aman.
• pengendalian keuangan, merupakan semua hal yang berhubungan dengan penilaian dan perbaikan sistem atau kinerja bagian keuangan pada suatu organisasi.
• pemeriksaan keuangan, merupakan seua hal yang berkaitan dengan audit internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya pencegahan terjadinya penyimpangan.

Baca juga : Pengertian Manajemen Administrasi

Fungsi Administrasi Keuangan. Terdapat beberapa fungsi dari administrasi keuangan, yaitu :

1. Fungsi Investasi.

Fungsi administrasi atau “investment function” merupakan semua kegiatan pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang dipakai untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan kata lain, dalam fungsi investasi, administrasi keuangan sebagai wadah yang digunakan untuk menyimpan debit ataupun dana organisasi yang nantinya dapat digunakan untuk kebutuhan kegiatan organisasi. Investasi bisa didapatkan dari modal organisasi atau dari luar. Secara umum, investasi dapat dikelompokkan menjadi dua hal, yaitu :

• investasi jangka panjang (long term investment), merupakan aset tertinggi perusahaan yang digunakan untuk keperluan perusahaan di masa yang akan datang, seperti tanah, alat produksi, kas, dan lain sebagainya.
• investasi jangka pendek (short term investment), merupakan aset perusahaan yang memiliki nilai rendah sehingga nilainya bisa habis lebih cepat, seperti utang-piutang, persediaan, kas, dan lain sebagainya.

2. Fungsi Mencari Dana.

Fungsi mencari dana atau “fundraising function” merupakan usaha dari organisasi yang dilakukan untuk mencari modal guna membiayai semua kegiatan organisasi. Dalam menjalankan fungsi mencari dana, suatu organisasi akan melakukan kegiatan seperti memilah dan memilih berbagai sumber dana yang tepat untuk masing-masing jenis kebutuhan. Maksudny adalah suatu organisasi harus memilih apakah dana diambil dari pinjaman jangka pendek, pinjaman jangka panjang, atau dari modal organisasi itu sendiri.

3. Fungsi Pembelanjaan.

Fungsi pembelanjaan atau “shopping function” merupakan semua kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan dana yang digunakan untuk membiayai seluruh kegiatan, baik itu dana milik sendiri maupun dana dari luar. Dengan kata lain, fungsi pembelanjaan berkaitan erat dengan proses produksi maupun pendukung proses produksi suatu organisasi.

4. Fungsi Pembagian Laba.

Fungsi pembagian laba atau “profit sharing function” merupakan semua kegiatan yang berkaitan dengan pembuatan dan penentuan aturan dalam pembagian keuntungan hasil usaha. Dalam keadaan tertentu, fungsi pembagian laba dapat dimasukkan ke dalam fungsi mencari dana, dalam arti organisasi berupaya mengembangkan usahanya dari dana organisasi itu sendiri.

Baca juga : Pengertian Manajemen Keuangan, Fungsi, Tujuan, Dan Ruang Lingkup Manajemen Keuangan

Manfaat Administrasi Keuangan. Berdasarkan fungsi dari administrasi keuangan tersebut, maka dapat diketahui bahwa administrasi keuangan memiliki beberapa manfaat, diantaranya adalah :

• membuat pencatatan penerimaan dan pengeluaran keuangan suatu organisasi menjadi lebih teratur.
• mengendalikan dan mengkoordinasikan penggunaan dana suatu organisasi sehingga dapat menjadi lebih efisien dan bermanfaat.
• meminimalisir atau mengurangi potensi terjadinya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan suatu organisasi.

Baca juga : Pengertian Laporan Keuangan (Financial Statement)

Tujuan Administrasi Keuangan. Pada prinsipnya, tujuan dari diadakannya administrasi keuangan adalah untuk memproses serta mengatur keuangan dari suatu organisasi sehingga sistem keuangan yang terdapat dalam unit organisasi tersebut dapat dilakukan dengan baik. Dengan demikian, penggunaan dana atau keuangan suatu organisasi dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya berdasarkan ketetapan yang sedang berlaku. Selain itu, administrasi keuangan juga memiliki tujuan sebagai berikut :

• mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada suatu organisasi.
• mempermudah kegiatan transaksi keuangan, karena setiap transaksi yang dilakukan bisa ditunjukkan dengan bukti yang bisa dipertanggung-jawabkan.
• mempermudah manajernya dalam mengetahui kondisi keuangan organisasi dalam kurun waktu tertentu.

Baca juga : Pengertian Audit, Standar, Jenis, Dan Tujuan Audit

Usaha Meningkatkan Administrasi Keuangan. Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk memaksimalkan administrasi keuangan adalah :

• Semua transaksi yang dilakukan dicatat secara detail dan rapi. Pencatatan semua pengeluaran dan pemasukan dengan detail dan rapi akan sangat membantu para pihak yang berkepentingan dalam melakukan pengawasan dan pengendalian kegiatan yang dilakukan organisasi.
• Menyajikan laporan keuangan dengan tepat waktu. Penyajian laporan keuangan yang dilakukan secara tepat waktu dapat mengurangi risiko kesalahan (selisih nominal) dalam pencatatan keuangan, selain juga dapat memaksimalkan laporan keuangan bulanan atau tahunan.
• Menggunakan sistem laporan keuangan secara akrual. Cara ini dapat memaksimalkan suatu organisasi dalam mengetahui kondisi keuangan organisasinya, baik dari segi uang masuk dan keluar, utang, serta piutang dalam bisnis yang secara akurat.

Baca juga : Ruang Lingkup Administrasi, Unsur, Tujuan, Dan Fungsi Administrasi

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian administrasi keuangan, ruang lingkup, unsur, fungsi, manfaat, dan tujuan administrasi keuangan, serta usaha meningkatkan administrasi keuangan.

Semoga bermanfaat.