Purchasing (Pembelian) Dalam Perusahaan : Pengertian, Prinsip, Dan Tahapan Dalam Purchasing

Pengertian Purchasing. Dalam sebuah perusahaan, purchasing atau pembelian diartikan sebagai suatu usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya dengan mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan. Purchasing juga berarti suatu kegiatan pengadaan barang atau jasa untuk mencapai tujuan perusahaan. Departemen yang menangani proses purchasing dalam suatu perusahaan, biasanya disebut dengan Purchasing Department.

Sofjan Assauri, dalam bukunya yang berjudul "Manajemen Produksi dan Operasi", menyebutkan bahwa pembelian (purchasing) adalah salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Lebih lanjut Sofjan Assauri menjelaskan bahwa fungsi tersebut dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan terhadap fungsi ini perlu dilakukan karena pembelian (purchasing) menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam perusahaan.

Purchasing merupakan salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada dalam suatu perusahaan. Sasaran utama purchasing adalah untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material serta mengurangi berbagai biaya yang terkait dengan hal tersebut, sehingga ongkos produksi dapat ditekan seminimal mungkin. 

Baca juga : Pengadaan (Procurement) Barang Dan Jasa

Prinsip dalam Purchasing. Prinsip merupakan hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu. Prinsip dalam purchasing (pembelian) adalah hal-hal pokok yang dijadikan pedoman dalam pelaksanaan pembelian. Prinsip dalam purchasing adalah sebagai berikut :

• the right price, merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.
• the right quantity, menunjukkan jumlah yang tepat yang dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh perusahaan pada waktu tertentu.
• the right time, berkaitan dengan pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Konsekuensinya, persediaan barang harus selalu diperhitungkan karena akan selalu berkaitan dengan biaya perawatan barang tersebut.
• the right place, mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
• the right quality, adalah mutu barang yang diperlukan oleh perusahaan telah sesuai dengan ketentuan yang sudah direncanakan dan paling menguntungkan perusahaan.  
• the right source, maksudnya bahwa barang dimaksud berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip kelima prinsip yang disebutkan di atas. 

Baca juga : Manajemen Operasional : Pengertian, Ciri-Ciri, Tujuan, Dan Pengambilan Keputusan Dalam Manajemen Operasional

Tahapan dalam Purchasing. Agar purchasing (pembelian) dapat berlangsung dengan efektif, perusahaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

• dibutuhkan staf bagian pembelian yang berpengalaman dan handal. 
• adanya pedoman yang dipakai proses purchasing (standard purchase specification).
• penggunaan metode dan prosedur pembelian yang efektif.

Dalam sebuah perusahaan, proses pusrchasing  dilakukan dengan melalui beberapa tahapan, yaitu :

• perencanaan. Perencanaan dibuat berdasarkan pemahaman atas kebutuhan akan barang atau bahan baku dari pihak (bagian atau divisi) yang membutuhkan, serta berdasarkan permintaan pembelian yang diajukan oleh pihak yang membutuhkan tersebut yang telah disetujui oleh manajer atau kepala bagian terkait.
• memilih pemasok. Proses pemilihan pemasok (supplier, vendor, dan lain-lain) biasanya dilakukan dengan melakukan pencarian terhadap semua pemasok yang potensial, kemudian dibuat daftar yang berisi semua pemasok yang telah diidentifikasi tersebut. Selanjutnya akan dipilih pemasok untuk memasok barang-barang yang dibutuhkan perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan pemasok dalam menyediakan jumlah barang yang dibutuhkan, kualitas barang yang dibutuhkan, harga yang menguntungkan, dan lain sebagainya.
• melakukan pemesanan. Setelah penetapan suppllier, selanjutnya petugas purchasing akan melakukan pemesanan barang (purchase order). Purchase Order (PO) adalah sebuah dokumen yang dikirimkan ke pemasok untuk memasok barang atau jasa yang dibutuhkan. Dalam tahap ini, petugas purchasing akan terus melakukan pemantauan terhadap pekembangan pesanan barang (follow up), hingga barang atau jasa yang dipesan tersebut diterima tepat waktu dan dalam jumlah yang telah disepakati.
• penerimaan barang. Bagian penerimaan akan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, mencocokkan jumlah dengan dokumen Purchase Order, selanjutnya memberitahukan kepada bagian purchasing mengenai kedatangan barang tersebut serta hasil dari pemeriksaannya.
• pembayaran faktur. Setelah barang yang dipesan diterima dengan kondisi yang sesuai dengan permintaan dan tidak ada kerusakan atau cacat pada barang tersebut, maka selanjutnya faktur tagihan akan diperiksa dan disetujui untuk dilakukan pembayaran sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.
• pemeliharaan dokumen pembelian. Pada umumnya pembelian yang dilakukan oleh suatu perusahaan merupakan pembelian yang berulang, oleh karena itu semua dokumen pembelian harus disimpan dan dijaga dengan baik, karena dokumen-dokumen tersebut dapat digunakan sebagai panduan untuk pembelian selanjutnya.
• menjaga hubungan baik dengan pemasok.  Apabila hubungan kerja sama antara kedua belah pihak  bermanfaat dan saling menguntungkan, maka hubungan kerja sama tersebut akan terus berlanjut. Oleh karenanya,  hubungan perusahaan dengan pemasok harus dijaga dan dipelihara dengan baik.

Sedangkan menurut Mulyadi, dalam bukunya yang berjudul "Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen", disebutkan bahwa aktivitas dalam proses purchasing adalah sebagai berikut :

• permintaan pembelian.
• pemilihan pemasok.
• penempatan order pembelian.
• penerimaan barang.
• pencatatan transaksi pembelian. 

Baca juga : Pengertian Logistik, Tujuan, Manfaat, Dan Aktivitas Logistik

Seorang yang bekerja di bagian purchasing dalam suatu perusahaan, setidaknya harus memenuhi kualifikasi sebagai berikut :

• memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik. 
• memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai.
• memiliki atau mampu membuat jaringan dengan vendor, supplier, dan perusahaan lain.
• memiliki keahlian dalam hal pencatatan dan dokumentasi barang.
• menguasai teknologi di bidang purchasing.

Baca juga : Manajemen Persediaan (Inventory Management)

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian purchasing (pembelian), prinsip dan tahapan dalam purchasing (pembelian).

Semoga bermanfaat.