Pembagian Kerja Dan Bagan Organisasi Formal

Organisasi, secara umum dapat diartikan sebagai suatu wadah untuk sekelompok orang dalam melakukan kerjasama dengan menggunakan dan memanfaatkan sumber daya tertentu, seperti lingkungan, cara atau metode, uang, serta sumber daya lainnya untuk meraih tujuan yang telah disepakati bersama. Sedangkan yang dimaksud dengan organisasi formal atau organisasi legal adalah suatu organisasi yang terdaftar dan diakui serta memiliki landasan hukum tertentu, misalnya organisasi pemerintahan, partai politik, organisasi masyarakat, dan lain-lain.

Suatu organisasi dibentuk dengan maksud untuk meraih tujuan yang telah disepakati bersama oleh para anggotanya. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja yang memungkinkan sinergi terjadi. Konsep tentang sinergi menyebutkan bahwa kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan.

Baca juga : Pengertian Organisasi, Jenis, Fungsi, Dan Tujuan Organisasi

Bagan organisasi menunjukkan struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, di mana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.

Baca juga : Struktur Organisasi : Pengertian, Komponen, Elemen, Jenis, Dan Fungsi Struktur Organisasi

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini di mulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan terendah dalam organisasi.
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda.
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi atau departementalisasi.
5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hierarki manajemen.
   

Seberapa luas tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi dapat diperkirakan dengan membaca label-label yang menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan bagaimana tugas-tugas dikelompokkan. Garis menunjukkan rantai perintah yang merupakan aspek kunci koordinasi dalam setiap organisasi. Bagan juga dapat menunjukkan besarnya dari organisasi, tetapi tanpa informasi tambahan akan menimbulkan gambaran yang tidak jelas.

Baca juga : Kelompok Kerja Formal Organisasi

Jenis Bagan Organisasi. Menurut Henry G. Hodges, bagan organisasi dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

1. Bentuk piramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan, karena sederhana, jelas, dan mudah dimengerti.
2. Bentuk vertikal. Bentuk vertikal agak menyerupai bentuk piramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.
3. Bentuk horizontal. Bagan ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
4. Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktek.

Baca juga : Organisasi Informal

Kelebihan dan Kekurangan Bagan Organisasi. Bagan organisasi yang dibuat memiliki beberapa kelebihan dan kerugian, yaitu sebagai berikut :

1. Kelebihan  bagan organisasi.

Beberapa kelebihan bagan organisasi adalah sebagai berikut :

• Karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. 
• Manajer, bawahan, dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas. 
• Bila seseorang dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, bagan menunjukkan tempat di mana orang itu dapat ditemukan. 
• Proses pembuatan bagan juga memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi.

2. Kekurangan bagan organisasi. 

Beberapa kekurangan bagan organisasi adalah sebagai berikut :

• Masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan.
• Tidak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial.
• Bagan juga tidak menunjukkan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi, di mana organisasi tidak dapat berfungsi secara efisien tanpa hal-hal tersebut.

Baca juga : Organisasi Proyek Dan Matriks

Demikian penjelasan berkaitan dengan pembagian kerja dan bagan organisasi formal. Tulisan tersebut bersumber dari buku Manajemen, karangan T. Hani Handoko.

Semoga bermanfaat.