Kelompok Kerja Formal Organisasi

Organisasi adalah suatu wadah untuk sekelompok orang dalam melakukan kerjasama dengan menggunakan dan memanfaatkan sumber daya tertentu, seperti lingkungan, cara atau metode, uang, serta sumber daya lainnya untuk meraih tujuan yang telah disepakati bersama. Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, yang dimaksud dengan  organisasi adalah sebuah proses keputusan, pengelompokan serta pengaturan adanya berbagai macam kegiatan yang diperlukan agar bisa mencapai suatu tujuan tertentu.

Keith Davis, menyebutkan bahwa terdapat tiga unsur utama partisipasi dari organisasi, yaitu :

• partisipasi atau keikut-sertaan sesunggungnya merupakan suatu keterlibatan mental dan perasaan, lebih dari semata-mata atau hanya keterlibatan secara jasmani.
• kesediaan memberi sesuatu sumbangan kepada usaha mencapai tujuan kelompok yang berarti terdapat rasa senang dan sukarela untuk membantu kelompok .
• unsur tanggung jawab yang merupakan unsur yang menonjol dari rasa menjadi anggota hingga timbulnya rasa "sense of belongingness".

Baca juga : Pembagian Kerja Dan Bagan Organisasi Formal

Berdasarkan hal tersebut, pada dasarnya suatu organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok kerja formal, yaitu :

1. Kesatuan Tugas Khusus (Task Forces).

Kesatuan tugas khusus atau tim proyek dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus. Kesatuan ini keberadaannya hanya sampai tugas diselesaikan atau masalah dipecahkan. Kesatuan tugas biasanya dibentuk untuk menangani masalah-masalah dan tugas-tugas yang kompleks dan melibatkan beberapa satuan kerja organisasi. Kelompok-kelompok tugas biasanya meliputi para wakil atau para pembuat keputusan dari satuan-satuan organisasi, ditambah para ahli yang secara teknis diperlukan untuk menangani masalah atau tugas.

Baca juga : Organisasi Informal

2. Panitia. 

Panitia terbagi menjadi dua bagian, yaitu :

• Panitia tetap (standing committees) atau panitia struktural, adalah bagian tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi, seperti panitia anggaran, panitia pengembangan produk baru, dan lain sebagainya. Panitia-panitia ini biasanya membuat rekomendasi formal kepada manajer tingkat atas atau mempunyai wewenang untuk membuat keputusan sendiri bagi suatu kegiatan organisasi yang terbatas.
• Panitia ad hoc, mempunyai fungsi yang serupa dengan panitia tetap, hanya tidak bersifat tetap.
  

Baca juga : Pengertian Pengorganisasian Dan Struktur Organisasi

Fungsi dan tujuan dasar dari panitia manajemen adalah sebagai berikut :

1. Pengkoordinasian. Memungkinkan komunikasi, integrasi berbagai departemen dan kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan.
2. Pemberian saran. Memberikan saran atau membuat rekomendasi bagi manajemen.
3. Pembuatan keputusan. Membuat keputusan-keputusan dan mengamati pelaksanaannya. 

Dalam banyak kasus, beberapa orang dengan pengalaman dan latar belakang yang berbeda yang bekerja bersama akan mendatangkan penyelesaian yang lebih baik daripada bila sejumlah orang yang sama mengerjakan secara individual (prinsip synergy). Berbagai kegunaan dari panitia manajemen adalah :

• Keputusan-keputusan yang dihasilkan dengan kualitas lebih baik.
• Meningkatkan penerimaan. Partisipasi cenderung meningkatkan penerimaan terhadap gagasan-gagasan atau program-program baru.
• Memperbaiki koordinasi. Selama diskusi panitia, para anggota dapat mempelajari bagaimana kegiatan-kegiatan dalam satuannya mempengaruhi pekerjaan satuan lain. Hal ini akan menimbulkan kesediaann dan kemampuan untuk mengkoordinasikan kerja seluruh satuan untuk mencapai tujuan organisasi keseluruhan.
• Tempat latihan bagi manajer. Panitian juga berfungsi sebagai tempat latihan bagi para eksekutif muda.
• Penyebaran kekuasaan. Panitia dapat menghindarkan penyalahgunaan kekuasaan melalui penugasan-penugasannya.
• Menghindarkan konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan. Eksekutif dapat mempergunakan panitia untuk mematikan gagasan atau usulan yang akan menimbulkan konsekuensi buruk. Taktik ini harus digunakan dengan bijaksana.

Baca juga : Ciri-Ciri Organisasi, Struktur, Dan Teori Organisasi

Kerugian yang dapat ditimbulkan panitia manajemen adalah :

• Pemborosan waktu dan uang. Seringkali adanya panitia akan menghabiskan waktu dan mahal. Kerja panitia memakan waktu lebih lama dibanding seorang individu yang bekerja sendiri dan membawa konsekuensi biaya untuk pengupahan para partisipan. Di samping itu, terjadi opportunity cost, karena selama bekerja dalam panitia, para anggota tidak dapat mengerjakan kegiatan atau proyek lain.
• Dominasi individu. Dalam kelompok apa saja, dominasi individu dapat menurunkan produktivitas. Karena pimpinan panitia biasanya dipegang atasan atau pemimpin formal, keputusan dapat diarahkan sesuai kehendak pimpinan. Walaupun orang yang dominan adalah pemecah masalah yang baik, panitia tidak akan secara normal mencapai sinergi bila ada dominasi.
• Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu. Keputusan-keputusan panitia bisa dipersiapkan lebih dahulu oleh para anggota yang berkepentingan, misalnya melalui lobbying.
• Kurangnya tanggung jawab. Karena tidak seorangpun anggota yang bertanggung jawab secara pribadi terhadap keputusan akhir panitia, mereka secara individual mungkin tidak bertanggung jawab untuk melaksanakannya.

Baca juga : Pengertian Komunikasi Organisasi, Konsep Dan Makna Komunikasi Organisasi

3. Dewan atau Komisi.

Dewan atau boards dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta. Sedangkan anggota komisi biasanya diangkat oleh pejabat pemerintah untuk melaksanakan tugas-tugas administratif, legislatif, atau pengaturan, seperti komisi perdagangan, dan lain sebagainya.

Demikian penjelasan berkaitan dengan kelompok kerja formal organisasi.

Semoga bermanfaat.