Proses Perencanaan Dalam Organisasi : Alasan Perlunya Perencanaan

Untuk menjalankan kegiatan usahanya dengan baik, suatu organisasi atau perusahaan perlu menetapkan suatu tujuan yang hendak dicapainya. Tujuan tersebut merupakan pedoman bagi organisasi atau perusahaan dalam menjalankan pengelolaan kegiatan usahanya. Sedangkan cara untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi atau perusahaan dituangkan dalam suatu perencanaan. Dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan garis langkah dalam mencapai suatu tujuan dari organisasi atau perusahaan.

Baca juga : Proses Perencanaan Dalam Organisasi : Tahap-Tahap Dasar Perencanaan

Perencanaan merupakan salah satu fungsi utama dari manajemen. Dari perencanaan inilah akan menentukan maju mundurnya suatu organisasi atau perusahaan, tentunya dengan tidak mengesampingkan fungsi-fungsi manajemen yang lainnya, seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Para perencana dalam suatu organisasi atau perusahaan tidak akan dapat mengendalikan waktu yang akan datang, tidak pula dapat memastikan apa yang akan terjadi di masa yang akan datang.  Tetapi mereka, para perencana dapat berusaha untuk mengidentifikasikan dan selanjutnya membuat perencanaan kegiatan-kegiatan yang  hasilnya dapat diperkirakan akan mempengaruhi waktu yang akan datang.

Baca juga : Fungsi Dan Tipe Rencana Dalam Manajemen

Maksud utama perencanaan adalah melihat bahwa program-program  dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik. Perencanaan organisasi atau perusahaan harus aktif, dinamis, berkesinambungan, dan kreatif, agar manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap lingkungannya, tetapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan, yaitu :

1. Perencanaan dilakukan untuk mencapai protective benefits, yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2. Perencanaan dilakukan untuk mencapai positive benefits, dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.
   

Baca juga : Hambatan-Hambatan Perencanaan Efektif

Sedangkan manfaat dari perencanaan, diantaranya adalah : 

• Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
• Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama.
• Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
• Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
• Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
• Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi atau perusahaan.
• Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
• Meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.
• Menghemat waktu, usaha, dan dana.

Baca juga : Proses Perencanaan Strategik

Disamping mempunyai manfaat bagi organisasi atau perusahaan, perencanaan juga mempunyai kelemahan-kelemahan. Kelemahan perencanaan yang sering ditemui diantaranya adalah :

• Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
• Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
• Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.
• Kadang-kadang hasil yang paling baik di dapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
• Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

Baca juga : Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya

Meskipun perencanaan mempunyai kelemahan-kelemahan tersebut, tetapi manfaat-manfaat yang didapat dari perencanaan jauh lebih banyak. Oleh karena itu, perencanaan dalam semua bidang kegiatan organisasi atau perusahaan haruslah dilakukan. Dengan adanya perencanaan, seorang manajer mempunyai haluan yang jelas dalam melaksanakan kegiatan organisasi atau perusahaan dan dapat menghasilkan produk yang optimum

Demikian penjelasan berkaitan dengan alasan perlunya perencanaan dalam proses perencanaan dalam suatu organisasi.

Semoga bermanfaat.