Analisis Jabatan (Job Analysis) : Metode Dan Tahapan Analisis Jabatan (Job Analysis)Malayu S.P. Hasibuan, dalam bukunya yang berjudul "Manajemen Sumber Daya Manusia", menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan analisis jabatan atau job analysis adalah suatu upaya yang dilakukan untuk menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Analisis jabatan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.
Sangat penting bagi karyawan untuk memahami tugas dari jabatannya agar pekerjaan dapat dilakukan dan berjalan dengan baik. Selain itu, juga untuk menghindari terjadinya tumpang tindih pekerjaan antar karyawan yang membuat pemborosan waktu kerja dan memunculkan potensi konflik dalam perusahaan.
Baca juga : Pengertian Analisis Jabatan, Unsur Dan Tujuan Analisis Jabatan
Metode Analisis Jabatan. Secara umum, terdapat tiga metode yang dapat digunakan dalam analisis jabatan, yaitu :
1. Metode Observasi (Observation Method).
Dalam metode observasi ini, seorang yang melakukan analisis jabatan (analis jabatan) mengamati seorang karyawan dan mencatat semua tugasnya, baik yang dilakukannya maupun yang tidak dilakukannya, tanggung jawab maupun bukan tanggung jawabnya, keterampilan yang dibutuhkan, metode atau cara yang digunakan untuk melakukan tugas serta kemampuan dan mental atau emosional yang dibutuhkan untuk menangani tantangan dan risiko.
Terdapat beberapa teknik yang dapat dilakukan untuk metode observasi, yaitu :
- pengamatan langsung (direct observation), merupakan kegiatan mengamati langsung dan melakukan pencatatan perilaku seorang karyawan dalam situasi yang berbeda-beda.
- analisis metode kerja (work analisus method), merupakan kegiatan analisis pengamatan yang meliputi waktu dan gerak secara khusus. Metode ini biasanya digunakan pada karyawan pabrik yang melakukan perakitan.
- teknik insiden kritis (critical insident technique), merupakan kegiatan identifikasi perilaku kerja karyawan yang menghasilkan kinerja.
Kelebihan metode observasi :
- dapat menggali informasi pekerjaan secara aktual.
- dapat menghimpun informasi dalam waktu relatif singkat.
Kelemahan metode observasi :
- tidak tepat digunakan untuk pekerjaan yang memerlukan pelatihan yang intensif.
- tidak mungkin digunakan untuk menganalisis pekerjaan yang berbahaya.
2. Metode Wawancara (Interview Method).
Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi dengan cara mengajukan pertanyaan langsung kepada karyawan. Data dan informasi dimaksud biasanya berkaitan dengan masalah yang mereka hadapi, penggunaan cara atau teknik tertentu, serta keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Dengan penerapan metode wawancara, pewawancara (pihak yang melakukan wawancara) dapat mengetahui apa yang sebenarnya dipikirkan oleh karyawan tentang tanggung jawab dan pekerjaannya sendiri.
Secara umum, terdapat tiga jenis wawancara, yaitu :
- wawancara individu, merupakan kegiatan wawancara yang dilakukan hanya dengan karyawan yang terkait.
- wawancara kelompok, merupakan kegiatan wawancara yang dilakukan kepada kelompok karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama.
- wawancara dengan penyelia (supervisor), merupakan kegiatan wawancara yang dilakukan kepada penyelia (supervisor) atau atasan karyawan yang bersangkutan yang mengetahui pekerjaan tersebut.
Kelebihan metode wawancara :
- dapat menghimpun informasi pekerjaan yang bersifat standar dan tidak standar.
- dapat mengungkapkan informasi pekerjaan yang pelaksanaannya dominan bersifat fisik dan mental.
- lebih luas menjaring informasi pekerjaan dibandingkan dengan metode lain.
Kelemahan metode wawancara :
- karyawan yang diwawancarai cenderung tidak jujur dalam memberikan jawaban karena merasa curiga.
- pertanyaan yang tidak jelas dan sulit sering disalah tafsirkan.
3. Metode Kuesioner (Questionnaire Method).
Metode ini merupakan salah satu metode pengumpulan data dan informasi untuk analisis jabatan yang sering digunakan. Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh karyawan yang akan dianalisis jabatannya.
Kelebihan metode kuesioner :
- mudah mengerjakan karena responden hanya memilih jawaban.
- pertanyaan kuesioner dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan.
- menghemat waktu dan tenaga.
- informasi yang diperoleh merupakan data kuantitatif.
- dapat mengumpulkan sejumlah informasi tentang pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat.
- biaya yang dikeluarkan relatif murah.
Kelemahan metode kuesioner :
- kurang produktif dalam menggunakan waktu.
- dapat terjadi kekeliruan menafsirkan maksud pertanyaan.
- kuesioner belum tentu dapat menyelesaikan masalah.
- kurang efektif digunakan pada karyawan perseorangan.
Dalam banyak hal, metode kuesioner menghasilkan jawaban yang bias dan kurang akurat berkaitan dengan informasi yang disampaikan oleh karayawan. Oleh karenanya, biasanya disarankan untuk mengkombinasikan metode kuesioner dengan metode wawancara dan observasi untuk mengklarifikasi dan memverifikasi informasi yang disampaikan lewat kuesioner.
Tahapan Proses Analisis Jabatan. Terdapat beberapa tahapan dalam proses analisis jabatan. Secara sedehana, proses analisis jabatan dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :
- tahap pertama : lakukan penetapan tujuan, yang mencakup tujuan pertanggung-jawaban dan standar kompetensi yang diperlukan untuk setiap pekerjaan.
- tahap kedua : tentukan bidang apa saja yang akan dianalisa.
- tahap ketiga : kumpulkan data sekunder yang terkait dengan pekerjaan, seperti struktur organisasi, standar operasional, standar operating procedure (SOP), nama jabatan, dan lain sebagainya.
- tahap keempat : menentukan metode yang dipakai untuk melakukan analisis jabatan.
Sedangkan menurut Malayu S.P. Hasibuan, tahapan dalam proses analisis jabatan adalah sebagai berikut :
- menentukan penggunaan hasil informasi analisis jabatan. Dalam tahap ini penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis jabatannya.
- mengumpulkan informasi tentang latar belakang. Dala tahap ini penganalisis harus mengumpulkan, mengkualifikasi data, dan meninjau informasi latar belakang.
- menyeleksi jabatan yang akan dianalisis. Dalam tahap ini penganalisis harus memilih berapa jabatan yang harus dianalisis.
- mengumpulkan informasi analisis jabatan. Dalam tahap ini penganalisis akan mengadakan analisis jabatan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melakukan pekerjaan.
- meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Dalam tahap ini penganalisis akan menyediakan informasi tentang hakekat dan fungsi pekerjaan.
- menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Dalam tahap ini penganalisis akan menyusun deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan.
- meramalkan perkembangan perusahaan. Dalam tahap ini penganalisis harus juga memperhitungkan atau meramalkan perkembangan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan, apakah di kemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan dalam hari.
Baca juga : Klasifikasi Fungsi Manajerial
Demikian penjelasan berkaitan dengan metode dan tahapan dalam analisis jabatan (job analysisi).
Semoga bermanfaat.
