Sales Order : Pengertian, Manfaat, Serta Perbedaan Antara Sales Order Dan Dokumen Penjualan Lainnya (Purchase Order, Invoice, Dan Quotes)Pengertian Sales Order. Sales order atau “order penjualan barang” merupakan salah satu bagian dari dokumen penjualan. Sales order adalah penghubung antara beragam fungsi yang diperlukan untuk memproses langganan dengan menyiapkan peranan penjualan.
Baca juga : Peramalan Penjualan (Sales Forecasting)
Manfaat Sales Order. Sales order memiliki beberapa manfaat sebagai berikut :
1. Mengurangi Human Error.
Dokumen sales order akan membantu perusahaan dalam memeriksa keakuratan penjualan, karena sales order dibuat sebelum barang tersebut dirakit atau dilakukan pengerjaan jasa. Perusahaan dan pelanggan dapat terlebih dahulu melihat dokumen sales order dan juga memeriksa purchase order serta quotation.
2. Dokumen dan Akun Menjadi Rapi.
Setiap dokumen yang terdapat di dalam sales order adalah suatu hal yang sangat berharga bagi petugas akuntan. Nantinya, setiap quotes, purchase order, sales order, dan faktur bisa disesuaikan dengan menggunakan nomor order yang ada. Selama proses pembuatan faktur berlangsung, maka divisi yang bertugas dalam mengelola piutang akan memeriksa ulang agar bisa memastikan informasi yang terinput tertulis dengan tepat. Di dalamnya, perusahaan dapat melakukan penyesuaian terkait harga pokok penjualan, persediaan, dan juga penjualan secara lebih akurat. Hal ini mampu melindungi perusahaan dari audit dan informasi yang akurat untuk membuat keputusan bisnis yang lebih bijak.
3. Mengoptimalkan Tracking Inventory.
Manajemen persediaan yang efektif sangat memerlukan tracking persediaan yang lebih akurat. Tujuannya adalah agar perusahaan dapat mengetahui dengan pasti tentang barang yang harus dipenuhi untuk mencegah pemesanan ulang, dan agar bisa memaksimalkan proses pengadaan bahan baku. Dengan menggunakan sales order, maka perusahaan dapat mengalokasikan persediaan bahan baku untuk pesanan dari pelanggan tertentu. Mempunyai data terkait stok barang juga akan meningkatkan penjualan e-commerce milik perusahaan dan juga meningkatkan hubungan yang baik dengan pelanggan.
4. Proses Sales Order.
Ketika sedang melakukan proses sales order, maka perusahaan juga harus dapat memperhatikan customer journey yang dilakukan oleh para pelanggan ketika mereka membeli produk barang atau layanan jasa perusahaan. Dengan melakukan pemetaan customer journey dan melakukan pertimbangan proses penjualan, maka perusahaan akan terbantu dalam memaksimalkan customer experience serta meningkatkan kualitas layanan pada para pelanggan.
Perbedaan Antara Sales Order dan Dokumen Penjualan Lainnya. Terdapat beberapa hal yang menjadi perbedaan antara sales order dan dokumen penjualan yang lain seperti : puschase order, invoice (faktur), serta quotes (penawaran). Perbedaan dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Perbedaan antara sales order dan purchase order.
Beberapa hal yang membedakan antara sales order dan purchase order adalah :
* Sales order :
- merupakan dokumen penawaran penjualan tertulis yang mengkonfirmasi penjualan atas suatu produk.
- dibuat oleh penjual dan dikirimkan kepada pembeli.
- dokumen internal dan diberikan kepada pembeli sebagai bentuk konfirmasi penjualan (dokumen yang berisi informasi tentang detail produk, kuantitas, harga, serta terms and condition yang sudah disetujui yang nantinya akan ditawarkan penjual ke pembeli).
- saat pembeli menyetujui dokumen tersebut, maka sales order dapat langsung di proses menjadi sales invoice.
* Purchase order :
- merupakan permintaan tertulis yang dibuat untuk pemasok atau pembeli tertentu untuk menyediakan produk dengan kualitas tertentu, harga, kuantitas, serta terms and condition yang sudah disepakati.
- dibuat oleh pihak pembeli untuk memesan produk kepada pihak penjual.
- dokumen yang diterbitkan untuk melakukan permintaan atau pemesanan produk.
- mengikat pembeli agar dikirimkan produk sesuai dengan yang telah diisi di dokumen tersebut.
2. Perbedaan antara sales order dan invoice (faktur).
Perbedaan utama antara sales order dan invoice adalah pada waktu dan tujuannya, di mana setelah vendor menerima dan memproses sales order, mereka akan mengirimkan invoice (faktur) kepada pembeli.
* Sales order :
- mengkonfirmasi penjualan.
- meminta distributor untuk merakit, mengemas, atau menyiapkan pesanan.
- pelanggan akan mendapatkan sales order sebelum barang disiapkan.
* Invoice :
- datang setelah konfirmasi penjualan, yaitu menagih pembeli atas sales order.
- memberitahu pembeli kewajiban mereka pada saat setelah pengiriman barang atau jasa dalam waktu yang dekat dengan pengiriman.
- menyertakan metode pembayaran dan persyaratan pembayaran tertentu yang ditetapkan sebelumnya dalam proses penjualan.
3. Perbedaan antara sales order dan quotes (penawaran).
Sales order dan quote, keduanya dibuat oleh vendor dan membahas hal-hal yang berkaitan dengan potensi penjualan. Hanya saja di antara keduanya memiliki perbedaan. Perbedaan antara sales order dan quotes (penawaran) adalah sebagai berikut :
* Sales order :
- sebagai produk sampingan dari proses yang dimulai dengan penawaran harga.
* Quote :
- dapat memberikan informasi kepada pelanggan tentang harga dan kondisi penjualan. Informasi dimaksud berisikan daftar terperinci tentang layanan dan produk bersama dengan biaya dan persyaratan penjualan. Setelah penawaran terkirim, pelanggan dapat merespon dengan mengirimkan purchase order kepada perusahaan.
Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian sales order, manfaat serta perbedaan antara sales order dan dokumen penjualan lainnya (purchase order, invoice, dan quotes).
Semoga bermanfaat.
