Sistem Penganggaran, Prinsip Dasar Dan Teori PenganggaranPenganggaran atau “budgeting” adalah suatu proses penyusunan rencana keuangan organisasi yang dilakukan dengan cara menyusun rencana kerja dalam rangka waktu tertentu umumnya satu tahun dan dinyatakan dalam satuan moneter. Produk dari penganggaran atau “budgeting” adalah anggaran atau “budget”, yaitu suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif aktivitas usaha suatu organisasi.
- perencanaan strategi (strategic planning).
- penyusunan program (programming).
- penyusunan anggaran (budgeting).
Baca juga : Pengertian Penganggaran, Jenis, Tujuan, Tahapan, Serta Faktor Yang Mempengaruhi Penganggaran
Terdapat beberapa sistem, prinsip dasar, serta teori yang dapat diterapkan oleh suatu organisasi dalam penganggaran (penyusunan anggaran). Sistem, prinsip dasar, dan teori penganggaran dapat dijelaskan sebagai berikut :
A. Sistem Penganggaran.
Pelaksanaan sistem penganggaran atau “budgeting system” dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa sistem. Sistem penganggaran yang biasa digunakan adalah sebagai berikut :
1. Traditional Budgeting System.
Traditional budgeting system atau sistem penganggaran tradisional merupakan sistem penganggaran yang didasarkan pada berbagai jenis pengeluaran dan penerimaan. Dasar pemikiran traditional budgeting system adalah :
Ciri-ciri dari traditional budgeting system adalah :
- anggaran diklasifikasikan menurut jenis pengeluaran dan penerimaan.
- berorientasi ke belakang (backward oriented), artinya anggaran tahun sebelumnya dijadikan acuan untuk menyusun anggaran tahun berjalan.
- bersifat incremental karena memasukkan unsur tambahan atau marjinal terhadap anggaran tahun yang lalu sebagai dasar penyusunan anggaran tahun berikutnya.
- menitikberatkan pada input dari semua kegiatan daripada outputnya.
2. Performance Budgeting System.
Performance budgeting system atau penganggaran berbasis performa merupakan sistem penyusunan anggaran yang didasarkan pada beban kerja dan unit cost data dalam setiap kegiatan yang terstruktur dalam suatu program untuk mencapai tujuan. Performance budgeting system memusatkan perhatian pada pengukuran efisiensi hasil kerja dengan tujuan memaksimumkan output yang dapat dihasilkan dari input tertentu. Dasar pemikiran performance budgeting system adalah :
“penganggaran harus dapat digunakan sebagai alat menajemen sehingga penyusunan anggaran harus dapat memberikan hasil yang berguna bagi pengambilan keputusan manajerial. Oleh karena itu, anggaran harus dianggap sebagai program kerja.”
Ciri-ciri dari performance budgeting system adalah :
- klasifikasi anggaran didasarkan pada program dan kegiatan.
- penekanan pada pengukuran hasil kerja dan bukan pada aspek pengawasan.
- setiap kegiatan harus dilihat dari segi efisiensi dengan memaksimalkan output.
- memerlukan standar pengukuran hasil kinerja.
Berdasarkan hal tersebut, dapat disimpulkan bahwa unsur dari performance budgeting system adalah :
- pengeluaran pemerintah dikelompokkan menurut program dan kegiatan.
- pengukuran hasil kerja (performance measurement).
- pelaporan program (program reporting).
3. Zero Based Budgeting System.
Zero based budgeting system atau sistem penganggaran berbasis nol merupakan sistem penganggaran yang didasarkan pada asumsi bahwa kegiatan pada tahun anggaran yang bersangkutan dianggap berdiri sendiri, tidak ada kaitannya dengan anggaran yang lalu. Dasar pemikiran zero based budgeting system adalah :
“anggaran tidak selalu didasarkan pada kegiatan di masa yang lalu tetapi anggaran harus diciptakan dari sesuatu yang sedang atau akan dilakukan. Setiap kegiatan harus dapat diformulasikan ke dalam paket keputusan (decision package).”
Zero based budgeting system lebih memusatkan perhatian pada sasaran untuk memperbaiki manajemen melalui perbaikan pelayanan manajerial dengan menekankan penilaian atas permintaan pendanaan unit-unit pelaksana.
Ciri-ciri dari zero based budgeting system adalah :
- dimulai dari kondisi belum adanya sumber daya.
- perlu dibuat urutan terhadap tujuan-tujuan dan program-program organisasi.
- memerlukan perhatian terhadap prioritas operasi entitas dan alternatif-alternatifnya.
Sedangkan tahapan penyusunan zero based budgeting system dilakukan dengan urutan sebagai berikut :
- penentuan keputusan manajemen.
- pembentukan paket keputusan.
- konsolidasi skala prioritas.
- alokasi dana.
4. Planning, Programming, and Budgeting System.
Planning, programming, and budgeting system merupakan sistem penganggaran yang didasarkan pada proses perencanaan, penyusunan program, dan penganggaran yang diikat dalam satu kesatuan sistem yang terpadu, bulat, dan tidak terpisahkan. Dasar pemikiran planning, programming, and budgeting system adalah :
“anggaran merupakan hasil kerja dari suatu proses kegiatan-kegiatan perencanaan yang dituangkan dalam program.”
Ciri-ciri dari planning, programming, and budgeting system adalah bersifat :
- analistis.
- projektif.
- programatis.
Sedangkan sasaran utama dari planning, programming, and budgeting system adalah :
- membantu pemimpin dalam membuat keputusan menyangkut usaha-usaha untuk mencapai tujuan
- merasionalkan penggunaan sumber-sumber yang terbatas untuk mencapai tujuan sehingga dapat berdaya guna dan berhasil guna
- sinkronisasi dan integrasi aparat organisasi dalam proses perencanaan
- menjamin komitmen perencanaan tiap-tiap tahun, yaitu anggaran tahunan yang berdasarkan rencana jangka menengah dan rencana jangka panjang.
5. Incremental Budgeting System.
Incremental budgeting system atau sistem penganggaran inkremental merupakan sistem penganggaran yang didasarkan hanya pada pertimbangan perubahan sumber daya dari anggaran tahun sebelumnya. Dalam incremental budgeting system, kepala departemen sering kali berusaha untuk menghabiskan semua jatah anggaran, sehingga tidak ada anggaran yang tersisa pada akhir tahun anggaran. Tindakan semacam itu dilakukan dalam rangka mempertahankan tingkat anggaran sekarang dan memungkinkan kepala unit anggaran meminta tambahan dana untuk tahun anggaran berikutnya.
6. Static Budgeting System.
Static budgeting system atau sistem penganggaran statik merupakan sistem penganggaran yang bersifat tetap begitu anggaran disusun. Sistem penganggaran ini banyak diterapkan oleh perusahaan jasa dan pada fungsi jasa pendukung, seperti : bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian hukum. Static budgeting system biasanya bermula dari sebuah analisis setiap sumber daya dalam anggaran. Manajer pusat pertanggung-jawaban mengevaluasi kebutuhan untuk tahun anggaran yang akan datang, menurut setiap sumber daya.
7. Flexible Budgeting System.
Flexible budgeting system atau sistem penganggaran fleksibel merupakan sistem penganggaran yang didasarkan pada hubungan antara volume aktivitas dengan jumlah rupiah yang dianggarkan. Sistem penganggaran ini dapat diterapkan untuk berbagai macam tingkat aktivitas. Flexible budgeting system akan lebih bermanfaat apabila digunakan untuk tujuan kendali dan evaluasi kinerja, karena anggaran ini tidak dibatasi hanya pada satu tingkat aktivitas saja. Perubahan yang mungkin terjadi dalam tingkat aktivitas dapat dimasukkan ke dalam sistem anggaran dengan menerapkan flexible budgeting system.
Manfaat dari flexible budgeting system adalah :
- dapat dipakai untuk merumuskan anggaran sebelum adanya data taksiran tingkat aktivitas.
- dapat dipakai setelah adanya data untuk menghitung berapa seharusnya biaya untuk tingkat aktivitas aktual.
- dapat menolong manajemen dalam menghadapi ketidakpastian dengan memampukan mereka melihat taksiran hasil dalam kisaran aktivitas tertentu.
Baca juga : Pengukuran Kinerja
B. Prinsip Dasar dalam Penganggaran.
Prinsip dasar yang harus diperhatikan dalam penganggaran adalah sebagai berikut :
1. Dukungan Manajemen.
Dukungan dan kerja sama manajemen puncak sangat penting untuk keberhasilan implementasi anggaran. Perhatian tidak hanya dalam menetapkan target dan menyelesaikan penganggaran tetapi juga terus memantau kinerja aktual untuk mengetahui penyimpangan jika ada, dan mengambil langkah kuratif, memotivasi personel, serta memberi penghargaan kepada yang berkinerja baik.
2. Keterlibatan Karyawan.
Penganggaran harus ditetapkan pada tingkat motivasi setinggi mungkin. Semua tingkatan manajemen harus berpartisipasi dalam menetapkan target dan menyiapkan anggaran. Ini akan menghasilkan penetapan target yang realistis. Partisipasi karyawan dalam proses penganggaran (penyusunan anggaran) tidak hanya akan membuat mereka memikirkan secara matang tentang kemungkinan perkembangan di masa mendatang, dan mempersiapkan anggaran yang sesuai, tetapi juga akan memotivasi mereka untuk berusaha keras mencapai tingkat efisiensi dan kegiatan penganggaran.
3. Pernyataan Tujuan Organisasi.
Tujuan organisasi harus diukur dan dinyatakan dengan jelas. Tujuan ini harus ditetapkan dalam kerangka tujuan dan strategi organisasi. Kebijakan dan strategi organisasi yang terdefinisi dengan baik merupakan prasyarat dalam penganggaran.
4. Akuntansi Tanggung Jawab.
Setiap karyawan harus diberi tahu tentang ekspektasi manajemen. Hanya biaya-biaya di mana individu memiliki kendali utama yang harus digunakan dalam mengevaluasi kinerja individu tersebut. Laporan tanggung jawab sering kali berisi anggaran untuk perbandingan aktual.
5. Struktur Organisasi.
Harus ada struktur organisasi yang terencana dengan baik dengan wewenang dan tanggung jawab yang jelas dari berbagai tingkat manajemen. Peran dan tanggung jawab pihak yang membuat anggaran dan manajer keuangan harus diketahui oleh orang-orang di dalam organisasi.
6. Fleksibilitas.
Jika asumsi dasar yang mendasari perubahan anggaran selama tahun berjalan, anggaran tersebut harus disajikan kembali. Ini akan memungkinkan manajemen untuk membandingkan tingkat operasi yang sebenarnya dengan kinerja yang diharapkan pada tingkat itu.
7. Komunikasi Hasil.
Sistem komunikasi yang tepat harus ditetapkan untuk pelaporan manajemen dan layanan informasi sehingga informasi yang berkaitan dengan kinerja aktual disajikan kepada manajer terkait secara tepat waktu dan akurat sehingga tindakan perbaikan dapat diambil jika diperlukan.
8. Sistem Akuntansi yang Baik.
Organisasi hendaknya memiliki sistem akuntansi yang baik sehingga dapat menghasilkan informasi yang tepat, akurat, andal, dan cepat yang penting untuk keberhasilan pelaksanaan sistem anggaran.
C. Teori Penganggaran.
Terdapat beberapa teori yang dapat digunakan dalam penganggaran. J.F. Shields dan dan M.D. Shields, dalam “Antecedent of Participative Budgeting”, yang dimuat dalam Accounting, Organization and Society, 23 (1), menyebutkan bahwa dari hasil telaah terhadap penelitian anggaran yang dilakukannya, dapat disimpulkan bahwa hampir semua penganggaran berakar pada 1 dari 3 kerangka teori berikut ini :
1. Teori Ekonomi.
Berdasarkan teori ekonomi, penganggaran didasarkan pada asumsi bahwa anggaran digunakan sebagai dasar yang sehat untuk memilih dan membagi informasi di antara anggota yang terlibat dalam proses penyusunan anggaran. Teori ekonomi mengganggap bahwa individu yang terlibat dalam proses penyusunan anggaran dimotivasi dengan dua stimulan, yaitu :
- berbagi informasi (information sharing).
- koordinasi tugas (task coordination).
2. Teori Psikologi.
Teori psikologi menganggap bahwa partisipasi penganggaran menyediakan pertukaran informasi antara atasan dan bawahan. Menurut teori psikologi, alasan diperlukannya partisipasi anggaran adalah sebagai berikut :
- keterlibatan atasan dan bawahan dalam patisipasi anggaran mendorong pengendalian informasi yang tidak simetris dan ketidakpastian tugas.
- melalui partisipasi anggaran individu dapat mengurangi tekanan tugas dan mendapatkan kepuasan kerja, selanjutnya dapat mengurangi kesenjangan anggaran.
3. Teori Sosiologi.
Teori sosiologi berasumsi bahwa lingkungan eksternal organisasi menjadi semakin tidak pasti, yang ditunjukkan dengan meningkatnya perbedaan jumlah dan jenis unit dalam organisasi. Hal ini membawa konsekuensi perlunya peningkatan partisipasi anggaran untuk mengkoordinasikan aktivitas unit dan menyatukan semua aktivitas dalam organisasi. Teori sosiologi berhubungan dengan konteks organisasi seperti ketidak-pastian lingkungan, struktur organisasi, dan diferensiasi fungsional yang mempengaruhi partisipasi penganggaran. Teori sosiologi yang mendasari riset partisipasi anggaran adalah teori kontinjensi organisasi.
Demikian penjelasan berkaitan dengan sistem penganggaran, prinsip dasar penganggaran, serta teori penganggaran.
Semoga bermanfaat.
