Proses Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen. Edy Sukarno, dalam bukunya yang berjudul "Sistem Pengendalian Manajemen", menyebutkan bahwa sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem yang terintegrasi dengan proses, pemrograman, akuntansi, strategi, penganggaran, dan pertanggungjawaban yang pada dasarnya digunakan untuk membantu mereka yang berada di dalam perusahaan agar hasilnya lebih maksimal.

Sistem pengendalian manajemen dapat dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science), yang pada dasarnya berisi tuntutan mengenai cara menjalankan dan mengendalikan suatu organisasi yang "dianggap baik" berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Maksud dari "dianggap baik" adalah mampu menerjemahkan, diantaranya adalah :

• tolok ukur kinerja, yang mencerminkan kondisi organisasi apakah sudah berjalan secara efisien, efektif, dan produktif.
• kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.
• apresiasi kepada sumber daya yang dimiliki organisasi.

Baca juga : Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen, Karakteristik, Tujuan, Serta Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Pengendalian Manajemen

Secara umum, proses sistem pengendalian manajemen memiliki empat tahapan yang saling berkaitan, yaitu :

• pemrograman. Tahap pertama sistem pengendalian manajemen adalah menyusun program apa saja yang hendak dilakukan organisasi dan menghitung berapa estimasi sumber daya yang dibutuhkan.
• pengangguran. Anggaran yang ditetapkan dalam sistem perencanaan dan pengendalian manajemen dinyatakan dalam satuan keuangan tertentu dan digunakan dalam satu periode tertentu. Anggaran yang disusun didasarkan pada kumpulan anggaran dari organisasi.
• operasi dan akuntansi. Pencatatan dari berbagai sumber daya dan pendapatan yang diperoleh dalam tahap ini akan dikategorikan sesuai dengan program yang telah ditetapkan oleh organisasi. Pengkategorian yang sudah sesuai dengan program sebelumnya akan dimanfaatkan sebagai dasar pemrograman yang akan datang, serta digunakan juga untuk mengukur kinerja manajer.
• laporan dan analisis. Tahapan terakhir dari sistem pengendalian manajemen adalah melakukan analisis dan pelaporan. Analisis laporan berupa pemilahan strategi yang perlu ditinjau ulang, menentukan kebijakan seperti menghapus, menambah, dan mengubah program di tahun selanjutnya, dan memberi pertimbangan apakah perlu mengubah anggaran atau tidak.

Baca juga : Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Yang Lain

Menurut Supriyono dalam bukunya yang berjudul "Proses Pengendalian Manajemen", dijelaskan bahwa proses sistem pengendalian manajemen melewati beberapa tahapan, yaitu sebagai berikut :

1. Penyusunan Program.

Penyusunan program merupakan bagian dari pengendalian manajemen yaitu perencanaan strategi suatu organisasi yang melibatkan berbagai macam aktivitas. Penyusunan program adalah proses pembuatan keputusan mengenai program-program utama yang akan dilaksanakan oleh organisasi untuk mengimplementasikan strategi-strategi dan penaksiran jumlah sumber-sumber yang akan digunakan untuk setiap program. Setelah program kegiatan organisasi disusun, maka langkah selanjutnya adalah mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan tersebut dengan beberapa bagian yang ada dalam organisasi untuk kepentingan pencapaian tujuan organisasi.

Setelah koordinasi dilakukan, kemudian mengkomunikasikan program tersebut kepada semua tingkatan manajemen yang ada dalam organisasi. Pada setiap periode dilakukan efisiensi dan keefektifan sebagai alat pengendalian agar semua strategi yang ditetapkan sesuai dengan tujuan organisasi yang akan dicapai. Keputusan pemrograman yang diambil adalah :

• apakah akan melaksanakan strategi tersebut dengan melakukan akuisisi atau dengan membangun operasi baru ?
• apa lini produk yang akan diutamakan ?
• apakah produk tersebut harus dibeli atau dibuat sendiri ?
• apa saluran pemasaran yang akan digunakan ?

2. Penyusunan Anggaran.

Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan organisasi untuk jangka waktu (periode) tertentu di masa yang akan datang. Anggaran juga dapat berarti perencanaan formal dari keseluruhan kegiatan organisasi termasuk di dalamnya anggaran biaya produksi dalam jangka waktu tertentu yang dinyatakan dalam unit kuantitatif. Penyusunan anggaran merupakan proses pembuatan keputusan mengenai peran para manajer dalam melaksanakan program atau bagian program. Penggunaan anggaran berfungsi sebagai alat bantu manajemen untuk penyusunan perencanaan, koordinasi, dan pengendalian kegiatan organisasi.

3. Pelaksanaan Pengendalian Anggaran.

Pelaksanaan pengendalian anggaran merupakan tahapan selanjutnya setelah penyusunan anggaran. Untuk pelaksanaan anggaran dibutuhkan pengendalian sehingga organisasi dapat beroperasi dengan efektif dan efisien. Selain itu, perlu dilihat perbandingan antara anggaran biaya produksi dengan realisasi anggaran biaya produksi. Apabila terdapat perbedaan maka organisasi :

• harus melakukan analisis terhadap sebab-sebab terjadinya perbedaan tersebut.
• melakukan tindakan koreksi terhadap penyimpangan yang terjadi.

4. Pengukuran Kinerja.

Penyusunan program dan anggaran yang telah ditetapkan oleh organisasi dijadikan sebagai alat untuk menilai kinerja manajer dan memotivasi manajer dalam mengendalikan unit-unit yang ada dalam organisasi. Dalam tahap ini, anggaran dilaksanakan oleh manajer, sedangkan akuntansi bertanggung jawab mencatat masukan yang sesungguhnya diperoleh oleh organisasi. Data yang dikelompokkan menurut program digunakan sebagai dasar pemrograman yang akan datang, sedangkan data yang dikelompokkan menurut hasil kegiatan organisasi digunakan untuk mengukur prestasi kerja manajer organisasi.

5. Pelaporan dan Analisis.

Tahapan terakhir dari sistem pengendalian manajemen adalah pelaporan dan analisis. Laporan memuat informasi mengenai apa yang sesungguhnya terjadi dibandingkan dengan anggaran dan program yang telah ditetapkan. Pelaporan adalah proses untuk menyusun dan menyajikan pada pihak-pihak yang berkepentingan. Laporan disusun untuk setiap pusat pertanggungjawaban dan program. Laporan pertanggungjawaban menunjukkan informasi yang sesungguhnya dibandingkan dengan anggarannya, dalam ukuran-ukuran kinerja keuangan maupun non keuangan, serta informasi internal maupun eksternal, yang harus disajikan secara tepat waktu.

Laporan yang dibuat dimaksudkan untuk memberitahukan kepada para manajer mengenai apa yang sedang berlangsung dalam organisasi yang mereka pimpin, dan juga untuk menjamin koordinasi kegiatan antar bagian dalam organisasi. Laporan atas kinerja organisasi juga digunakan sebagai dasar untuk pengendalian. Pengendalian tersebut berupa analisis terhadap penyimpangan dari pelaksanaan anggaran dan penjelasan mengenai pelaksanaan kegiatan organisasi.

Atas dasar hasil analisis tersebut, manajer organisasi dapat segera merumuskan tindakan perbaikan yang berupa :

• perbaikan pelaksanaan kegiatan.
• perbaikan anggaran kegiatan.
• perbaikan program kegiatan atau perumusan kembali strategi untuk pencapaian tujuan organisasi.

Baca juga : Pengertian Manajemen Operasional, Ciri-Ciri, Fungsi, Tujuan, Dan Pengambilan Keputusan Dalam Manajemen Operasional

Demikian penjelasan berkaitan dengan proses sistem pengendalian manajemen.

Semoga bermanfaat.