Segitiga Manajemen Proyek (Triangle Constraint in Project Management)Proyek dalam suatu organisasi apapun membutuhkan kerja sama dan kolaborasi antar bagian sehingga tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi berkaitan dengan proyek tersebut dapat dicapai dengan baik. Istilah proyek dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya pekerjaan. Pada umumnya, proyek menciptakan suatu layanan, produk atau hasil yang unik dan spesifik.
Baca juga : Manajemen Proyek : Pengertian, Karakteristik, Jenis, Tujuan, Sasaran, Dan Tahapan Manajemen Proyek
Pengertian Segitiga Manajemen Proyek. Dalam pelaksanaan suatu proyek, seringkali muncul berbagai kendala, baik itu kendala yang berskala besar atau kecil. Namun demikian, kendala yang muncul tersebut tidak boleh dijadikan sebagai alasan terhambatnya pelaksanaan suatu proyek. Berbagai kendala tersebut harus dihadapi dan harus dicarikan cara penyelesaiannya. Pada umumnya, dalam suatu pelaksanaan proyek akan muncul tiga kendala utama (canstraint) yang saling berkaitan, yaitu :
1. Waktu (Time).
Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja dan merupakan salah satu faktor terpenting dalam menanganli suatu proyek, karena setiap proyek mempunyai batas waktu dalam penyelesaiannya. Diperlukan suatu manajemen waktu yang baik agar suatu kegiatan proyek, yang mencakup semua proses dan prosedur, dapat berjalan dengan baik dan tepat waktu. Dalam pelaksanaan proyek, manajemen waktu bertujuan untuk mengatur timeline pengejaan proyek. Beberapa tahap yang menjadi perhatian dalam manajemen waktu adalah :
- activity definition, yaitu menentukan keseluruhan pekerjaan dengan menggunakan top down atau battom up breakdown.
- sequencing, yaitu menentukan alur pengerjaan dari pekerjaan-pekerjaan tersebut.
- resource estimating, yaitu memperkirakan seluruh sumber daya yang diperlukan, seperti tenaga kerja, uang, perlengkapan, dan lain sebagainya.
- duration estimating, yaitu menentukan batasan waktu yang akan dipakai untuk mengerjakan keseluruhan pekerjaan.
- schedule development and control, yaitu memantau timeline pekerjaan.
Sedangkan timeline pekerjaan dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
- critical path, adalah alur pengerjaan yang harus benar-benar dikerjakan. Jika terjadi keterlambatan dalam salah satu elemen, maka akan berpengaruh pada elemen yang lain.
- uncritical path, adalah alur yang opsional, yang dikerjakan untuk menyempurnakan hasil proyek. Jika alur ini tidak dikerjakan, tidak akan memberikan dampak yang signifikan pada proyek.
Kegagalan dalam memenuhi batas waktu penyelesaian proyek akan berakibat buruk terhadap organisasi. Dalam buku yang berjudul "Project Management Body of Knowledge", disebutkan bahwa proses penanganan waktu dalam manajemen proyek terdiri dari :
- plan schedule management (manajemen perencanaan jadwal).
- define activities (pendefinisian kegiatan).
- sequence activities (urutan kegiatan).
- estimate activity resources (estimasi sumber daya kegiatan).
- estimate activity durations (estimasi jangka waktu kegiatan).
- develop schedule (pengembangan jadwal).
- control schedule (pengendalian jadwal).
Baca juga : Rencana Sekali Pakai Dalam Manajemen
2. Biaya (Cost).
Dalam pelaksanaannya, sebuah proyek pasti memerlukan biaya. Biaya biasanya dihitung dengan besaran uang. Seperti, berapa rupiah yang harus dibayarkan untuk tenaga kerja, peralatan, maupun untuk sumber daya yang lain. Oleh karena itu, penganggaran atau perkiraan biaya merupakan suatu hal yang sangat penting untuk memastikan bahwa proyek yang dilaksanakan tersebut di bawah biaya tertentu. Untuk dapat merencanakan dan mengelola biaya proyek dengan baik, maka diperlukan manajemen biaya.
Terdapat dua metode yang dapat dipakai untuk menentukan jumlah keseluruhan biaya yang akan digunakan dalam suatu proyek, yaitu :
- top down breakdown, adalah menentukan biaya keseluruhan kegiatan mulai dari level teratas yang dispesifikasikan menjadi level bawah.
- bottom up breakdown, adalah menentukan biaya keseluruhan kegiatan dari level terbawah yang kemudian digeneralisasikan pada level atas.
Sedangkan untuk penanganan biaya dalam manajemen proyek terdapat beberapa proses, diantaranya adalah :
- cost estimating, yaitu perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
- cost budgeting, yaitu penganggaran iaya yang menggabungkan cost estimating sumber daya yang dibutuhkan, paket pekerjaan, dan biaya-biaya kegiatan lainnya, sehingga membentuk suatu rencana biaya yang sistematis.
- cost control, yaitu pengendalian biaya terhadap faktor-faktor yang dapat mengakibatkan fluktuasi biaya. Pengendalian tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa alat manajemen biaya.
Baca juga : Model Dan Teknik Riset Operasi
3. Lingkup (Scope).
Lingkup merupakan hasil akhir yang ingin dicapai oleh pelaksanaan proyek tersebut. Hasil akhir yang diinginkan harus didefinisikan secara spesifik dan dikomunikasikan ke semua anggota yang melaksanakan tugas-tugas dalam proyek. Pada umumnya, komponen utama dalam lingkup adalah kualitas produk akhir. Seorang manajer proyek harus mengetahui cara untuk mengelola lingkup suatu proyek, termasuk perubahannya yang akan berdampak pada waktu dan biaya. Untuk dapat mengelola lingkup dengan baik diperlukan scope management.
Scope management merupakan manajemen untuk menentukan area kerja yang jelas. Lingkup inilah yang nantinya akan dijadikan batasan pengerjaan dalam proyek dimaksud, sehingga jika terdapat tambahan atau pengurangan dalam pengerjaan, tim akan dapat mempertanggung-jawabkan pekerjaannya. Scope management dapat dibagi dalam beberapa tahapan, yaitu :
- planning, adalah perencanaan tujuan dari proyek, berserta batasan-batasannya.
- definition, adalah pendefinisian batasan-batasan tersebut menjadi tujuan secara keseluruhan.
- work breakdown structure (WBS), adalah mem-breakdown batasan-batasan tersebut untuk menentukan batasan-batasan yang lebih spesifik.
- verifikasi, adalah penunjukan batasan-batasan pengerjaan proyek untuk diverifikasi kebenarannya.
- control, adalah pemantauan yang dilakukan secara terus menerus selama pengerjaan proyek sehingga mencapai tujuan dan hasil yang telah ditetapkan.
Dalam pendapat yang lain scope management dalam setiap proyek meliputi enam tahapan sebagai berikut :
- project definition (pendefinisian proyek), yaitu mendefinisikan tujuan proyek dan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan berhasil dengan kualitas yang diinginkan.
- project initiation (inisialisasi proyek), yaitu perencanaan awal terdahap sumbe daya yang akan digunakan sebelum suatu proyek dimulai.
- project planning (perencanaan proyek), yaitu menguraikan dengan jelas bagaimana sebuah proyek harus dijalankan. Dalam project planning akan terlihat dengan jelas pentingnya segitiga manajemen proyek yaitu waktu, biaya, dan lingkup dalam suatu proyek.
- project execution (pelaksanaan proyek), yaitu melakukan pekerjaan agar proyek berhasil sesuai dengan keiinginan.
- project monitoring & control (pemantauan dan pengendalian proyek), yaitu pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga pengoperasian proyek berjalan dengan lancar.
- project closure (penutupan proyek), yaitu menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya.
Ketiga kendala utama (constraint) dimaksud (waktu, biaya, dan lingkup) biasa disebut dengan segitiga manajemen proyek. Istilah tersebut dipakai untuk menentukan tiga kendala (batasan) yang ada dalam pengerjaan proyek, yaitu : waktu, biaya, dan lingkup yang ketiganya digambarkan dengan segitiga sama sisi. Pemakaian bentuk segitiga tidak hanya dikarenakan ketiga kendala (batasan) tersebut saling berkaitan, tetapi juga karena segitiga merepresentasikan fokus dalam proyek.
Secara umum, segitiga manajemen proyek atau disebut juga dengan segitiga besi dapat diartikan sebagai suatu model manajemen proyek yang digunakan oleh para manajer proyek untuk menganalisis dan memahami kesulitan yang mungkin akan terjadi pada saat penerapan dan pelaksanaan proyek. Dalam istilah yang sedikit berbeda, setiap proyek menyeimbangkan pada "segitiga" dari "waktu, biaya, dan uang". Hal tersebut tidak dapat diubah tanpa mempengaruhi hal yang lain. Untuk mengontrol seluruh segitiga (waktu, biaya, dan uang) adalah tugas dari manajer proyek.
Apabila terjadi masalah selama proyek berlangsung, manajer proyek dapat melakukan beberap hal sebagai berikut :
- apabila masalah terjadi, cari jenis masalah pada segitiga proyek. Apakah masalah tersebut karena waktu (perencanaan), uang (anggaran), atau lingkup (ukuran) ?
- tentukan sudut segitiga mana yang dapat berubah dan mana yang dapat diperbaiki di tempatnya.
- sesuaikan apa yang dapat diubah untuk menyelesaikan masalah dan optimalkan proyek.
Baca juga : Organisasi Proyek Dan Matriks
Pada umumnya, dalam setiap proyek setidaknya ada satu sudut segitiga yang telah ditentukan, entah itu waktu, uang, atau lingkup. Manajer proyek atau pihak lain tidak dapat mengubah sudut yang telah ditentukan itu.
- Misalnya, harga tetap (uang), semua pihak tidak dapat menegosiasikan anggaran. Maka kemungkinannya : tanggal tetap (waktu), produk harus jadi atau dijual pada tanggal tertentu. Memperbaiki lingkup (lingkup), fungsionalitasnya tidak dapat dirusak. Atau mungkin juga, ketika sudut uang tetap, maka dua sudut yang lain (waktu dan lingkup) harus diperbaiki.
Penentuan sudut mana yang tetap, biasanya didasarkan pada sudut mana yang paling penting untuk keberhasilan proyek.
Demikian penjelasan berkaitan dengan segitiga manajemen proyek (triangle constraint dalam project management).
Semoga bermanfaat.
