Event Organizer (EO) Usaha Yang Prospektif

Pengertian Event Organizer. Di jaman yang serba sibuk ini, semakin banyak orang yang ingin segala sesuatunya berjalan praktis, termasuk mengadakan acara, mulai dari acara kithanan sampai acara pernikahan. Kalau dahulu saat orang akan mengadakan suatu acara, semuanya diurus sendiri, mulai dari persiapan acara, saat acara, sampai membereskan segala sesuatunya setelah acara selesai. Sekarang tidak perlu lagi seperti itu, tinggal serahkan ke jasa Event Organizer (EO) semuanya akan beres.

Event Organizer atau penyelenggara acara adalah salah satu lahan usaha yang berprospek cerah. Karena yang namanya menggelar hajatan tidak akan ada habisnya. Jadi pengusaha Event Organizer akan selalu mendapatkan order. Dengan di dukung konsep yang lebih personal dan unik, dijamin usahanya tidak akan sepi pelanggan.

Secara garis besar, ada empat sifat kegiatan yang umumnya diselenggarakan, yang bisa ditangani jasa Event Organizer, yaitu :

1. Perayaan, meliputi : ulang tahun, pernikahan, reuni, parade, dan bazar.
2. Pendidikan, meliputi : konferensi, rapat, dan kelulusan.
3. Promosi : meliputi : peluncuran produk, kampanye, dan kegiatan fesyen.
4. Peringatan, meliputi : acara pemerintahan dan peringatan hari-hari nasional.

Jenis Usaha Event Organizer. Apabila dilihat dari pasarnya, usaha Event Organizer terbagi menjadi dua, yaitu :

1. Korporat. Pasar ini tidak hanya terdiri dari perusahaan, tapi juga organisasi nirlaba, badan amal, dan lain-lain. Kalau tujuannya untuk amal, kegiatan yang dilaksanakan umumnya berupa acara penggalangan dana, konser amal, atau kompetisi. Sementara itu, perusahaan biasanya menyelenggarakan konferensi, acara jalan-jalan karyawan, pameran, atau rapat kerja.
2. Sosial. Di sisi lain, pasar ini mencakup acara-acara yang umumnya lebih pribadi, seperti pernikahan, ulang tahun, acara anal-anak, dan lain-lain. Pelanggan dari pasar ini diperkirakan akan terus berlanjut. Diibaratkan, perjalanannya seperti siklus hidup. Setelah menyelenggarakan pernikahan, akan ada kelahiran anak, ulang tahun, sunatan, kelulusan, dan selanjutnya.

Tugas Event Organizer. Biasanya Event Organizer diminta untuk melaksanakan tugas-tugas (bisa beberapa atau bahkan semuanya) di bawah ini untuk menjamin berlangsungnya acara :

• Melakukan riset.
• Menciptakan desain acara.
• Mencari lokasi.
• Menyiapkan makanan, dekorasi, dan hiburan selama acara.
• Menyiapkan sarana transportasi bagi tamu menuju dan dari lokasi acara.
• Mengirimkan undangan ke para tamu.
• Menyiapkan akomodasi bagi tamu yang membutuhkan.
• Mengkoordinasikan kegiatan orang-orang yang terlibat dalam acara.
• Mengawasi jalannya acara di lokasi.
• Mengadakan evaluasi keseluruhan di akhir acara.

Seberapa banyak tanggung jawab yang diemban Event Organizer bergantung pada kemampuan Event Organizer itu sendiri serta kesepakatan dengan si penyewa. Biasanya penyewa akan lebih tertarik menggunakan jasa Event Organizer yang bisa menyediakan semuanya sekaligus. Jadi mereka tidak repot lagi mencari ke tempat-tempat berbeda untuk melengkapi yang lain.

Untuk memperlancar bisnis Event Organizer, tentunya dibutuhkan promosi. Promosi bisa dilakukan dengan banyak cara, bisa lewat iklan atau lewat situs online. Bisa juga dengan mendatangi tempat-tempat yang akrab dengan penyelenggaraan cara, seperti studio foto, salon rias pengantin, gedung pertemuan, atau mendatangi perkumpulan ibu-ibu atau arisan untuk membagikan brosur.

Jika anda tertarik dengan usaha Event Organizer, berikut ini langkah-langkah menyelenggarakan acara :

• Melakukan riset. Cara terbaik untuk mengurangi resiko adalah dengan mencari tahu sebanyak-banyaknya mengenai keinginan klien. Sering-seringlah bertukar pikiran dengan klien dan catat semuanya. Apabila acara yang akan diadakan ada hubungannya dengan agama atau adat istiadat tertentu, pelajarilah. Sesudah itu carilah penyedia barang yang cocok dengan anda, untuk mendapatkan barang yang berkualitas.
• Merancang konsep. Di sinilah anda dituntut untuk kreatif. Sesudah bicara dengan klien, seharusnya anda sudah bisa membayangkan nuansa, tampilan, dan perasaan yang timbul saat acara. Galilah ide sebanyak-banyaknya.
• Membuat proposal. Sesudah bicara dengan klien, melakukan riset, dan mengetahui konsep yang diusung, anda bisa mengajukan semuanya kepada klien untuk meminta persetujuan. Buatlah proposal yang memuat informasi secara mendetail, lengkap dengan rincian biaya yang dibutuhkan.
• Melakukan pengaturan. Pada tahap ini, dibutuhkan ketelitian dan kerja keras. Pasalnya anda akan berurusan dengan banyak hal pada saat yang bersamaan, seperti : makanan, sound sistem, pengisi acara, dan lain-lain. Kalau tidak teliti dan tidak memiliki sistem dokumentasi yang rapi, anda bisa kerepotan. Pastikan hanya ada satu orang dari pihak klien yang bertindak sebagai penghubung antara klien dengan anda. Ketahui juga dengan pasti, berapa lama waktu yang anda perlukan untuk proses persiapan acara. Semakin besar acaranya, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkannya. Perhitungkan juga hari libur, yang mungkin akan mengurangi efektivitas kerja.
• Berkoordinasi. Anda harus memusatkan perhatian pada seluruh rangkaian acara, muli dari pembukaan sampai penutupan. Jadikan semuanya itu sebagai satu acara yang utuh. Tekankan kepada semua pihak, bahwa ketepatan waktu adalah syarat utama agar acara bisa berjalan dengan lancar. selain itu, yang mereka hadirkan juga mesti sesuai dengan kesepakatan bersama.
• Melaksanakan evaluasi. Kepuasan klien menjadi penanda utama bahwa acara telah berjalan dengan sukses. Tujuannya tentu agar klien bisa menyebarkan perihal kinerja kita yang memuaskan kepada orang-orang lain. Selain mendapatkan klien setia, peluang untuk mendapatkan klien baru juga lebih luas. 

Kiat Sukses Usaha Event Organizer (EO). Kondisi ekonomi memang sedang lesu, namun kalau kita jeli, peluang untuk bisnis tetap saja selalu ada. Salah satu hal yang dilakukan oleh banyak orang yang relatif tidak terpengaruh oleh kondisi ekonomi adalah pernikahan. Banyak orang dalam melakukan pernikahan tidak memikirkan apakah kondisi ekonomi sedang baik atau tidak. Pernikahan, sesuatu hal yang dilakukan sekali dalam seumur hidup, tentu banyak orang akan dengan tidak segan-segan merogoh dalam-dalam dompetnya hanya untuk menggelar pesta pernikahan. Kondisi inilah yang mesti dapat ditangkap sebagai satu peluang bisnis. Pernikahan akan selalu ada selama bumi ini masih berputar. Bisnis yang berkaitan dengan pernikahan salah satunya adalah Event Organizer (EO). Untuk memulainya sebetulnya tidak dibutuhkan modal yang besar, apalagi jika anda senang bergaul, punya banyak teman, dan mempunyai hubungan sosial yang luas.

Jika anda berniat untuk memulai bisnis Event Organizer, berikut ini kiat sukses untuk anda  dalam memulai bisnis Event Organizer (EO ) :

• Sering keluar dan banyak bicara. Artinya anda harus bertemu banyak orang untuk memperkenalkan usaha. Selain itu anda jadi bisa mengetahui tren terbaru atau keberadaan produk-produk yang bisa membuat konsep acara semakin unik.
• Berani malu. Namanya juga baru berusaha, anda harus memperkenalkannya ke sebanyak-banyaknya orang. Kalau melakukannya sambil malu-malu, usaha jadi tidak optimal.
• Rajin menjemput bola. Artinya anda harus aktif. Kalau mendengar ada tetangga atau kenalan yang akan menikah, segera kunjungi orang tersebut atau telepon untuk menawarkan usaha. Semuanya ini tentu dilakukan dengan tetap memperhatikan aspek sopan santun. Tanyakan dulu bagaiman kabarnya, baru tawarkan jasa anda.
• Benar-benar kenali calon pelanggan. Jangan sampai anda menganggap sudah tahu apa yang ia inginkan hanya berdasarkan obrolan singkat atau pertemuan satu hari. Cari informasi selengkap-lengkapnya, mulai dari adat istiadatnya, warna kesukaannya, musik kesukaannya, dan lain sebagainya.
• Terapkan sistem kekeluargaan. Aturan memang penting, tapi rasa kekeluargaan juga sama pentingnya. Apabila terdapat perbedaan pendapat, selesaikan dengan baik-baik.
• Selalu jujur. Kalau menemukan barang milik tamu yang tercecer, segera laporkan dan berikan barang itu kepada klien atau pembawa acara. Mereka bisa membantu mencari sang pemilik.
• Ramah dan sopan. Tampilan acara yang megah tidak akan ada artinya kalau anda tidak melayani dengan ramah dana sopan. Perlakukan setiap tamu dengan istimewa.

Semoga bermanfaat...