Pengertian Perencanaan Dan Pengawasan Produksi (Production Planning And Control/PPC)

Perencanaan dan pengawasan produksi atau Production Planning and Control disingkat PPC merupakan suatu fungsi dalam perusahaan manufaktur yang menangani berbagai masalah produksi, seperti menangani masalah rendahnya produktivitas produksi, manajemen persediaan (inventory), penjadwalan, hingga pemanfaatan sumber daya perusahaan. Dengan kata lain. perencanaan dan pengawasan produksi adalah proses untuk merencanakan dan mengawasi (mengendalikan) aliran material yang masuk, proses, dan keluar dari sistem produksi secara efisien, maksudnya adalah :

• permintaan pasar dapat dipenuhi dengan dengan jumlah yang tepat.
• waktu penyerahan yang tepat.
• dan biaya produksi yang minimum.

Pekerjaan yang terkandung dalam perencanaan dan pengawasan produksi pada prinsipnya dapat dibedakan menjadi dua hal yang antara satu dengan lainnya saling berkaitan, yaitu :

• Perencanaan Produksi, merupakan aktivitas untuk menetapkan produk yang akan diproduksi, jumlah yang harus diproduksi, kapan produk tersebut diselesaikan, dan sumber-sumber yang dibutuhkan.
• Pengendalian Produksi, merupakan aktivitas untuk menetapkan kemampuan sumber-sumber yag digunakan dalam memenuhi rencana, memastikan kemampuan produksi berjalan sesuai rencana, dan melakukan perbaikan rencana.

Baca juga : Tujuan Serta Manfaat Perencanaan Dan Pengawasan Produksi

1. Perencanaan Produksi.

Perencanaan produksi dapat diartikan sebagai penentuan, perolehan, dan pengaturan semua fasilitas yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk. Perencanaan produksi merupakan salah satu bagian penting dari perencanaan dan pengawasan produksi, yang berhubungan erat dengan :

• konsep dasar tentang apa yang harus diproduksi.
• kapan harus diproduksi.
• berapa banyak yang harus diproduksi.
• sumber daya apa saja yang harus dipergunakan untuk melakukan produksi.

Perencanaan produksi merupakan kegiatan pra produksi yang menentukan persyaratan manufaktur, seperti tenaga kerja, material, mesin, dan proses-proses manufakturnya. Pada garis besarnya, perencanaan produksi akan memperkirakan permintaan dan kemudian menetapkan jadwal dan semua kebutuhan produksi agar dapat memenuhi target yang digunakan.

Tujuan Perencanaan Produksi. Perencanaan produksi dilakukan dengan tujuan :

• untuk memastikan kuantitas dan kualitas yang tepat dari bahan baku, peralatan, dan lain sebagainya tersedia selama masa proses produksi.
• untuk pemanfaatan kapasitas sesuai dengan ramalan permintaan (demand forecast).

Strategi Perencanaan Produksi. Perencanaan produksi menangani dua strategi dasar, yaitu :

• Perencanaan produk yang akan dihasilkan (product planning). Perencanaan produksi dilakukan berdasarkan tiga tingkat waktu yang berbeda, yaitu : 1. perencanaan jangka panjang, yang berhubungan dengan perencanaan fasilitas produksi, investasi modal, perencanaan lokasi, dan lain sebagainya. 2. perencanaan jangka menengah, yang berhubungan dengan peramalan permintaan dan perencanaan kapasitas. 3. perencanaan jangka pendek, yang berhubungan dengan kegiatan operasional sehari-hari.
• Perencanaan proses produksi (process planning).

Manfaat Perencanaan Produksi. Suatu perencanaan produksi yang baik akan dapat memastikan proses produksi berjalan dengan lancar. Dengan begitu perencanaan produksi akan memberikan manfaat bagi perusahaan, yaitu :

• perusahaan dapat mengirimkan produk secara teratur dan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
• pemasok mendapatkan informasi lebih awal tentang kebutuhan bahan baku dan bahan penolong sehingga mengurangi investasi dalam persediaan.
• meningkatkan efisiensi dalam produksi, sehingga mengurangi biaya produksi secara keseluruhan.

Baca juga : Pengertian Perencanaan Produksi (Production Planning)

2. Pengawasan Produksi.

Pengawasan produksi merupakan suatu kegiatan yang terdiri dari sekumpulan prosedur yang bertujuan untuk mengkoordinasikan semua unsur-unsur dalam proses produksi, manusia, mesin, alat-alat dan material ke dalam arus yang lancar untuk dapat menghasilkan output :

• dengan sedikit mungkin interruption. 
• dalam waktu secepat mungkin.
• dengan mengorbankan biaya yang sekecil mungkin. 

Menurut Harsono, suatu pengawasan produksi tidak semata-mata dimaksudkan untuk mengawasi produk jadi saja, tetapi pengawasan dimulai sejak dari persediaan bahan mentah sampai dengan produk jadi.

Tipe Pengawasan Produksi. Terdapat tiga tipe dasar pengawasan produksi yang dapat dilaksanakan, yaitu :

• Feedforward control atau pengawasan pendahuluan, yaitu tipe pengawasan yang dirancang untuk mengantisipasi masalah atau penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Feedforward control dikenal juga dengan istilah steering controls.
• Concurrent control atau pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan, yaitu tipe pengawasan yang dilakukan selama proses kegiatan berlangsung. Concurrent control dikenal juga dengan istilah screening controls atau pengawasan ya-tidak.
• Feedback control atau pengawasan umpan balik, yaitu tipe pengawasan yang dilakukan untuk mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Pengawasan tipe ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah proses kegiatan terjadi. Feedback control dikenal juga dengan istilah past action controls.

Jenis Pengawasan Produksi. Pengawasan produksi dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis, yaitu sebagai berikut :

• Order control atau pengawasan pekerjaan pesanan, yaitu suatu bentuk pengawasan produksi yang dilakukan terhadap produk yang dikerjakan, sehingga produk yang dikerjakan sesuai dengan keinginan pemesan, baik mengenai bentuk, jenis, dan kualitasnya. Pada pengawasan jenis ini, setiap produk pesanan harus dipisahkan dengan produk pesanan yang lain, di mana setiap pesanan mempunyai nomor pesanan (order) tersendiri. Oleh karena itu, order control dijalankan pada produksi dengan proses yang terputus-putus (intermittent manufacturing), di mana jenis mesin yang digunakan adalah mesin serba guna (general purpose machine), barang yang diproduksi mempunyai jenis dan bentuk yang berubah-ubah sesuai dengan pesanan.
• Flow control atau pengawasan arus, yaitu suatu bentuk pengawasan produksi yang dilakukan terhadap arus pekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pengerjaan. Pada pengawasan jenis ini, dibutuhkan suatu tingkat hasil atau output yang tetap dan konstan. Oleh karena itu, flow control dijalankan pada produksi dengan proses yang terus menerus (continuous manufacturing), di mana bahan-bahan yang digunakan dalam proses produksi mempunyai arus yang relatif tetap, jenis mesin yang digunakan adalah mesin khusus (special purpose machine), serta hasil produksi mempunyai bentuk dan jenis yang sama dalam jangka waktu tertentu.
• Load control, yaitu suatu bentuk pengawasan terhadap pengaturan pembebanan mesin-mesin yang digunakan dalam pengerjaan produk-produk yang mempunyai berbagai ukuran dan variasi. Contoh : percetakan dan penerbitan.
• Block control, yaitu suatu bentuk pengawasan yang dilakukan dengan mengelompokkan order-order menurut model, ukuran, dan style tertentu, selanjutnya menggabungkannya menjadi suatu block.  Suatu block maksudnya adalah sejumlah produk yang dapat diproduksi pabrik dalam periode tertentu.

Teknik Pengawasan Produksi. Pengawasan produksi dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa teknik pengawasan. Menurut Prajudi Atmosudirjo, terdapat beberapa teknik pengawasan yang dapat dilakukan, diantaranya adalah :

• control by exception, yaitu pengawasan yang difokuskan terhadap terjadinya penyimpangan saja.
• control through cost, yaitu pengawasan yang dilakukan terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan.
• control through time, yaitu pengawasan yang difokuskan terhadap ketepatan waktu.
• control through main material, yaitu pengawasan terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan bahan-bahan utama.
• control through key personal, yaitu pengawasan yang dilakukan terhadap orang-orang yang memegang jabatan tertentu.
• control through output, yaitu pengawasan yang dilakukan hanya sebatas pada hasilnya saja tanpa memperhatikan bagaimana hasil tersebut diperoleh.
• control through process or procedures, yaitu pengawasan yang dilakukan melalui pengendalian prosedur dan proses.
• control through audits, yaitu pengawasan yang dilakukan melalui pemeriksaan, verifikasi, serta audit secara sistematis dan teratur.
• control through automatic devices, yaitu pengawasan yang dilakukan dengan menggunakan peralatan-peralatan elektronik.

Metode Pengawasan Produksi. Sedangkan metode pengawasan produksi yang dapat dilakukan diantaranya dengan menggunakan :

• Metode Observasi Langsung, yaitu pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh atasan kepada bawahan.
• Metode Statistik, yaitu pengawasan yang dilakukan melalui data-data yang disusun secara statistik dan grafis.
• Metode Laporan, yaitu pengawasan yang dilakukan melalui atau dengan memeriksa laporan-laporan yang dibuat.

Fungsi Pengawasan Produksi. Pengawasan, menurut Sofjan Assauri adalah kegiatan pemeriksaan dan pengendalian atas kegiatan yang telah dan sedang dilakukan, agar kegiatan tersebut dapat sesuai dengan apa yang diharapkan atau direncanakan. Untuk dapat melakukan pengawasan dengan baik dan efektif, maka pengawasan produksi yang dilakukan hendaknya mempunyai fungsi sebagai seberikut :

• Routing, yaitu menentukan dan mengatur urutan yang harus dilalui dalam suatu proses atau kegiatan produksi, termasuk juga menentukan fasilitas-fasilatas yang diperlukan untuk setiap operasi pekerjaan.
• Loading dan Scheduling, yaitu penentuan dan pengaturan muatan pekerjaan (work load) pada masing-masing pusat pekerjaan (work centre) sehingga dapat ditentukan berapa lama waktu yang diperlukan pada setiap operasi tanpa adanya penundaan atau kelambatan waktu (time delay).
• Dispatching, yaitu pelaksanaan dari semua rencana dan pengaturan dalam bidang routing dan scheduling. Sebagian besar kegiatan dispatching adalah penyampaian perintah kepada bagian pengolahan, yang dilakukan sesuai dengan jadwal dan urutan pekerjaan yang telah ditentukan.
• Follow up, yaitu penelitian dan pengecekan terhadap semua aspek yang mempengaruhi kelancaran kegiatan pengerjaan atau produksi, termasuk juga usaha-usaha dalam mendapatkan bahan baku yang tidak tersedia tetapi dibutuhkan dalam proses produksi.

Baca juga : Manajemen Operasional

Setiap perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, perlu mengintegrasikan perencanaan produksi (production planning) dan sistem pengawasan produksi (production control) menjadi satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Hal tersebut dilakukan guna mencapai operasional yang efisien, efektif dan ekonomis.

Demikian penjelasan berkaitan dengan pengertian perencanaan dan pengawasan produksi (production planning and control/PPC).

Semoga bermanfaat.